Desempenhar uma boa gestão aliada a um ótimo time que compõe a equipe externa é o ideal de toda empresa prestadora de serviços. Muitos gestores têm receio de adquirir novas tecnologias, para evitar aos técnicos uma sensação de vigilância. Porém, o sistema de monitoramento de equipe externa proporciona melhoria na atuação de ambos os lados.
A principal função desse aplicativo não é vigiar os passos do técnico.
O gestor tem muitas tarefas. As demandas diárias o impedem de ficar apenas empenhado a monitorar os passos desses profissionais nas visitas.
O uso do aplicativo de monitoramento de equipe externa permite criar, automaticamente, a partir da entrada de um novo chamado, uma comunicação mais efetiva entre o técnico e a gestão.
E essa função é positiva para quem irá receber essa nova ordem de serviço e também para o responsável por aquela visita.
Além disso, todos os processos a serem realizados estarão prontamente classificados naquele aplicativo. E a economia de tempo para chegar ao local, com uma rota otimizada, reduz o cansaço e estresse do trânsito. Sem contar com a economia de combustível.
Porém, esses são apenas alguns dos benefícios do sistema de monitoramento.
Esse sistema direcionado a empresas de prestação de serviços integra o uso de aplicativos é utilizado nos celulares dos técnicos e um módulo web.
Esse último é instalado nos computadores, notebooks ou tablets dos gestores.
Com essa integração, os processos proporcionam uma agilidade que sem o uso dessa tecnologia, não seria possível.
E não é apenas pela rapidez na troca de informações, mas como esses dados chegam até o técnico pela gestão.
Benefícios do sistema de monitoramento para equipe externa
Os técnicos que utilizam o aplicativo recebem as atividades pelo celular, o que elimina ter que andar com prancheta, blocos de papéis preenchidos e formulários em branco.
Já que citamos sobre processos e planilhas, quer conferir se as que você usa estão de acordo com as necessidades da sua prestação?
Se precisar remodelar todas as ferramentas, você pode contar com novos modelos disponíveis no link: 5 exemplos de planilhas para prestação de serviço.
Ter liberdade de movimento, principalmente nas visitas, auxilia na mobilidade, já que muitas vezes, o profissional precisa transportar as ferramentas adequadas para o reparo.
E evita ter que retornar ao carro várias vezes, pois poderá levar no início da visita todo o equipamento necessário, de acordo com a ordem de serviço aberta.
Se o problema reparado tiver necessidade de uma nova visita técnica, todos os dados estarão salvos em nuvem.
Basta inserir o número da ordem de serviço da primeira visita.
Assim, tudo o que foi executado anteriormente poderá ser consultado. Não é preciso deduzir, pois todo o histórico estará salvo automaticamente, a partir do preenchimento de um check-list.
A segurança é um fator importante
Trabalhar na rua, em visitas a empresas e residências, traz uma certa vulnerabilidade.
Com o conhecimento do gestor sobre o local onde o técnico está, garante mais tranquilidade.
Caso aconteça algum imprevisto com o carro, a gestão poderá direcionar certamente a seguradora ao local onde está o técnico.
Pneu furado, bateria, entre outros problemas mecânicos fazem parte do cotidiano.
O app permite que o cliente saiba aonde o técnico está, ou seja, já ficará preparado para o receber. Em alguns tipos de reparos, há a necessidade de locomoção de móveis.
E essa informação sobre a localidade o prepara para a demanda.
Benefícios do sistema de monitoramento de equipe externa para a gestão
Com a integração entre o aplicativo e um módulo web, a visibilidade do mapa e linha do tempo (que indica o tempo de deslocamento entre as atividades) agregam a qualidade de atendimento ao cliente final.
O mapa por si só já elimina as ligações constantes dos clientes com questionamentos sobre a localização do técnico.
Afinal, se a empresa recebe 50 aberturas de ordem de serviços em um único período do dia, serão 50 ligações eliminadas apenas sobre o horário exato da visita.
Conforme citado acima, a ordem de serviço é digital.
Então, a sala ficará livre de estantes com arquivos e pastas. Além de aliviar o fluxo de espaço, proporcionará um melhor ambiente físico de trabalho.
Os blocos dessas ordens poderão ser dispensados de impressão em gráfica, assim como o uso tão ultrapassado do papel carbono, que causa manchas nos papéis, mesas e até nas roupas, dependendo da qualidade do produto.
E para quebrar o seu galho, adquira aqui um modelo de ordem de serviço que você pode utilizar (de preferência) em formato digital, mas também no impresso: modelo de ordem de serviço.
Integração gestão e equipe externa
Trabalhar de forma integrada é um dos principais tópicos de sucesso de empresas com alto índice de clientes na carteira.
A utilização de tecnologia direcionada ao setor de prestação de serviço é apenas um dos pontos-chave.
É um investimento que traz automatização dos processos. E permite que a empresa alcance as metas de forma mais pró-ativa e rápida.
A comunicação interna faz parte dessa integração. E o uso do aplicativo facilita o fluxo de informações executadas dentro e fora do escritório, seja pela gestão, seja pelo técnico. Para conferir como implementá-la, acesse nosso texto sobre o assunto: Comunicação interna nas pequenas e médias empresas.
Ainda, quando toda a empresa atua na mesma sintonia, a qualidade de atendimento flui como consequência.
Aprimorar métodos que facilitam as tarefas do dia a dia e que agregam valor não só aos processos internos, mas resultam em uma satisfação do cliente que recebe essa visita.
Hoje em dia, não basta estar no mercado.
Mas para a sobrevivência, principalmente em tempos de crise, ter um referencial de oferecimento de produtos e serviços de qualidade é obrigatório.
Por isso, se adequar a novas tecnologias faz parte do progresso. E proporcionar facilidades para a equipe externa que trabalhará motivada e com mais satisfação, o sucesso nos negócios aparece naturalmente.
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