A gestão de equipe passa por diversos processos e atividades, sempre com o objetivo de manter uma alta produtividade. Lendo assim, parece muito simples. Mas na prática, a história é outra. Atrasos, organização mal planejada, documentos preenchidos pela metade ou até mesmo perdidos. A comunicação fica em segundo plano e com ela, o cumprimento do propósito da empresa também.
Arrumar a casa exige dedicação e a quebra de alguns tabus. No entanto, seguir alguns caminhos assertivos garantem trazer à tona o sucesso, alcançando assim aquelas metas tão esperadas pelo gestor e também pelas equipes. Quanto mais cedo você implementa a correção de cada erro ou ajuste de uma ferramenta, mais fácil será a jornada. E é para isso que a Field está aqui, para tornar esse caminho mais leve e com o resultado positivo esperado.
Desconecte-se do whatsapp e deixe o monitoramento do e-mail para depois. Se o seu objetivo é agregar maior valor ao trabalho da sua equipe, dedique esse tempo às melhorias que você encontrará aqui. Muitas delas poderão ser implementadas hoje mesmo e resolver boa parte dos seus problemas de gestão já amanhã. Então, pegue seu café e boa leitura!
Se preferir, oriente-se pelo nosso índice:
- O que é gestão de equipe;
- Como gerenciar uma equipe;
- Gerenciamento de trabalho;
- Gestão de equipe de alta performance;
- Equipes remotas – como gerenciar;
- Gestão de equipe externa;
- Ferramentas para gestão de equipe;
- Localização dos técnicos;
- Checklist;
- Ordem de serviço;
- Atrasos;
- Relatórios;
- Aumente os resultados ao excluir os erros;
- Comunicação na gestão de equipe;
- Liderança na gestão de equipes
O que é gestão de equipe
Começar explicando o conceito é a forma mais prática para abrir aqui nossa conversa. A gestão de equipe nada mais é do que o gerenciamento das pessoas e processos dentro de uma empresa ou até mesmo de departamentos. Cabe ao responsável, aquela pessoa líder da equipe, algumas atribuições como:
- Distribuir e acompanhar os processos e atividades;
- Ter habilidade para gerenciar conflitos e reduzir os erros ao máximo;
- Acolher as demandas e dificuldades das equipes;
- Estudar os relatórios de desempenho;
- Implementar metas e objetivos.
Como gerenciar uma equipe
Já demos a deixa lá em cima: organização é uma das chaves para uma boa gestão de equipe.
O que você precisa é de um time muito qualificado. Sabe quando os técnicos escalam as estrelas de futebol para o time? Por que não trazer essa estratégia para seu negócio?
Isso tudo começa na contratação. Invista nos profissionais de destaque no mercado. Caso o seu time seja de pessoas jovens, que estão iniciando a carreira, implemente técnicas de desenvolvimento de pessoas.
Disciplina é uma delas. Se não for a principal. Não quer dizer que seja aquela rígida, escolar, com datas e horários para tudo. Mas ter comprometimento com as demandas estipuladas, é um bom começo.
O treinamento aqui é bem importante. Escale uma agenda e divida a equipe, para não afetar a produção. Agora, acompanhe o trabalho. Passe um tempo com a equipe. Entenda como é o trabalho de cada um. Oriente, se necessário.
E o mais importante: mostre-se sempre acessível. Fique com o coração tranquilo, que mais a frente, iremos abordar um tópico apenas sobre liderança na gestão de equipe.
Atualizar a equipe em todos os sentidos, dá a oportunidade de atender novas demandas de mercado e proporcionar mais facilidades na empresa.
Gerenciamento de trabalho
Ter uma rotina semanal é um bom começo. Cada equipe tem as suas funções bem definidas e com prazos acompanhados de perto auxiliam a bater as metas. Objetivos e metas contribuem para alcançar a produtividade esperada. Então, comece pelo básico e vá seguindo pelo o que mais vai demandar tempo e energia.
Que tal fazer um quadro e mapear o que mais impede a sua produtividade? Talvez, o problema mais urgente do gerenciamento de trabalho não seja a prioridade do momento. Então, passe-o na frente. Comece do maior pelo menor. E logo nas primeiras semanas, sentirá o impacto dessa mudança.
Com isso, entendemos a relevância dos relatórios, correto? Muita gente encara esse documento como algo irrelevante e perda de tempo. Muito mais que preencher linhas por protocolo, entenda que é ali que o desempenho mostra-se estar abaixo ou acima do ideal. Ou até mesmo, de acordo com a expectativa para o período.
Gestão de equipe de alta performance – como criar uma?
Na teoria, qualquer empresa pode dizer que tem uma equipe de alta performance. Mas é a prática que comprova realmente a eficiência da galera que compõe todo o time.
Bom, mas o que significa uma equipe de alta performance?
É muito mais que a galera da empresa que bate meta, é aquela que entrega um resultado acima do esperado e com alta qualidade.
E qual gestor e profissional não gostaria de fazer parte de uma equipe dessa?
Por isso, no momento de escolher quais serão os membros da equipe, você precisa entender qual o propósito e motivação daquele indivíduo querer aquela vaga. É simplesmente esperar o salário cair na conta todo santo dia de pagamento e nada mais?
Alinhar o crescimento da empresa ao desenvolvimento profissional e pessoal cai muito bem. Então, comece com uma seleção muito bem apurada.
Como o tema demanda uma dedicação à parte, produzimos um conteúdo exclusivo a respeito. É só clicar no link: Como ter uma equipe de alta performance?
Gestão de equipe remota
Por mais que a pandemia da Covid-19 tenha proporcionado um novo formato de trabalho da noite para o dia, muitos setores já atuam com equipes remotas há tempos. Principalmente aqueles que demandam prestação de serviços com os clientes.
As empresas de manutenção entendem muito bem disso. Não só a rotina, mas as dificuldades que essa atividade demanda.
Se a sua equipe é remota, muito provável que você, como gestor, lide com algumas situações como essas abaixo:
- Não saber a localização dos técnicos;
- Encerrar a visita de reparos ou instalação sem cumprir os protocolos exigidos, entre eles, preenchimento de relatório fotográfico ou checklist;
- Perda de documentos importantes, como a ordem de serviço;
- Atrasos e não cumprimento da agenda estipulada para aquele dia.
Cada empresa e equipe tem os seus motivos individuais, de acordo com cada realidade. Porém, os citados acima fazem parte da maioria das empresas prestadoras de serviços. E como a Field sabe? Te contamos logo mais.
O importante agora é focar em cada problema e o principal, como você vai solucionar cada um deles. O objetivo é muito mais que aumentar a sua produtividade.
Gestão de equipe externa
Se você leu e pensou: mas equipe externa não é equipe remota? Pode ser também. Mas existem algumas diferenças entre elas.
A equipe externa é aquela que atua na rua com ou sem pandemia. Empresas de manutenção, por exemplo, vivem essa realidade porque é o modelo de negócio.
Sabe quando aquele sinal de internet falha e você liga para a empresa responsável pedindo reparo? Você é atendido por uma equipe externa.
Essas empresas de manutenção prestam serviços em diversas áreas como climatização, elevadores, segurança eletrônica, telecomunicações e muitos outros. A sua é uma delas? Imagine melhorar ainda mais os resultados com a mesma equipe. Com as nossas dicas, você pode!
Ferramentas para gestão de equipe
Uma gestão de equipes eficiente não existe sem o uso de ferramentas corretas. Por mais que haja resistência, aderir a processos que facilitam a rotina e aumentam o resultado, faz parte do progresso e evolução de uma empresa.
E quando citamos ferramentas, elas são mais simples do que você imagina. Desde uma simples ordem de serviço, que tem papel fundamental para que os serviços sejam realizados, até a avaliação do cliente e o relatório de produtividade. Quanto mais dinâmico, maior a interação e compartilhamento com a equipe e demais envolvidos no processo, como o cliente, por exemplo.
Localização dos técnicos
Por que o profissional não está no local onde deveria estar? Ou até mesmo, por que saiu da rota de atendimento ao próximo cliente?
O objetivo aqui não é a vigilância sobre o que cada equipe faz ou está. O foco é manter todas as atividades orquestradas para que todos os serviços sejam atendidos, a partir da abertura de chamados e agendamentos.
Sabe aquela chamada de emergência que chega durante o dia? A localização contribui, e muito, no atendimento dessa demanda não planejada. Ao saber onde todos os técnicos estão, fica muito mais fácil planejar qual equipe será indicada para esse atendimento.
Quanto mais perto, mais rápido chega. Quanto melhor atendido, mais fidelizado esse cliente fica. A localização casa muito bem com o próximo item que vamos citar: o preenchimento do checklist com atualização em tempo real. Vem com a gente para entender o porquê dessa justificativa
Checklist
Por mais que seja um processo básico, muitas equipes deixam de preenchê-lo no momento da atividade em execução. E o que acontece? Muitos processos ou até detalhes importantes sobre a visita ficam para trás e deixam de ser informados.
Esse é um problema enfrentado pela sua gestão de equipes? Então, vamos para a solução.
Quando se tem um checklist digital, a principal vantagem é não precisar andar com prancheta e não ter mais aquela dor de cabeça da perda desse documento.
Ainda, já que é preenchido na hora, o gestor tem a possibilidade de habilitar a seguinte opção: para as equipes mais esquecidas, a finalização daquele serviço só é feita, a partir do momento que todas as atribuições que aquele determinado serviço de instalação ou manutenção é preenchido.
Para os distraídos de plantão é a ferramenta que vai proporcionar um maior controle das atividades e mais ainda, dará métricas importantes para a avaliação da produtividade.
Quando implementada em formato online, é possível alterar os campos do checklist sempre que necessário. Por exemplo, um cliente com um grande contrato precisa de um checklist personalizado apenas para ele?
Nada de pedir aqueles blocos de papel. Basta montar uma lista de verificações própria para esse cliente. Nada melhor que oferecer um atendimento de qualidade e mostrar-se adaptável às preferências daqueles que fecham parceria com a sua empresa, concorda?
Ordem de serviço
Do fundo do nosso coração, a Field espera que esse processo esteja muito bem organizado na sua empresa de manutenção.
A ordem de serviço é o principal guia de orientação para que o trabalho proposto seja bem feito.
Como saber onde, quando e porque aquela solicitação foi aberta? Por ela, a famosa ordem de serviço, conhecida como OS pelos mais íntimos e chegados.
A perda desse documento é muito mais comum do que imaginamos. E quando não é perdida, muitas vezes, as rasuras e a forma de preenchimento impedem o entendimento daquilo que a OS propõe.
Como apresentar um papel todo rasurado para o cliente assinar? Fica aquela imagem de desleixo e falta de consideração por quem tinha tantas opções, mas acabou escolhendo a sua empresa
A gente não pode deixar de citar a organização que a ordem de serviço proporciona. Quando muito bem estruturada em arquivos, encontrá-la passa a ser uma tarefa muito fácil. E não uma tortura de ter que parar tudo que está fazendo, consultar aquela estante enorme com pastas e pastas.
Muitas vezes, a pessoa que pede a informação que consta naquela OS não se lembra de todos os detalhes. Dependendo do tempo de vida da empresa, ter que abrir arquivo por arquivo é uma tristeza sem fim. E a prioridade do dia vai por água abaixo.
Se você leu e passou na pele por todas essas situações, chegou a hora de mudar. Por mais que você esteja resistindo há algum tempo, chega a hora que realmente é preciso botar a cara do sol e partir para o ataque.
Desapegar desse modo tradicional é muito mais fácil e indolor do que você imagina. E a Field vai te provar isso agora.
Verifique se o seu modelo de ordem de serviço está adequado com a realidade. Baixe aqui um modelo grátis que a Field preparou para empresa.
Como resolver meu problema de perda, rasura e demora na localização da OS?
Assim como a localização de equipes e o checklist, a ordem de serviço precisa se modernizar. Reflita aqui e agora. Você está lendo esse texto utilizando algum dispositivo móvel (celular ou tablet) ou no próprio notebook.
Sem esse aparelho isso não seria possível, assim como a internet. Sem o sinal, não estaremos conectados. Você está de um lado da tela e nós do outro.
E ainda assim vai deixar a sua gestão de equipes fora desse mundo tecnológico por quê?
A ordem de serviço digital entra muito bem nesse contexto. Podemos ficar aqui escrevendo tudo o que a simples implementação desse processo tecnológico proporciona para a empresa. Porém, como seu tempo é precioso, vamos resumir:
- Economia na compra de blocos de papel;
- A perda deixa de ser um problema;
- Rasura e falta de compreensão do conteúdo não existirão mais;
- Os arquivos deixam de existir, otimizando espaço;
- Se a sua empresa atua de acordo com a sustentabilidade, a adesão da OS digital vai ao encontro desse conceito;
- Outro ponto que não podemos deixar de lado é a agilidade na transmissão entre gestor e equipe. Quando é papel, chega ser inviável comunicar uma equipe que já está na rua. Quando a ordem de serviço é online, enviá-la fica muito mais fácil e seguro, do que uma simples folha de papel.
Você leu acima a palavra comunicação e como esse é um quesito essencial para a gestão de equipe, vamos falar mais sobre isso abaixo. Ainda, a OS está muito ligada à comunicação.
Como traz as informações essenciais para cumprimento e realização da visita, é imprescindível ter todas as informações alinhadas e em formato ideal para que o serviço seja realizado com a máxima qualidade.
Atrasos
Viver em grandes cidades é um desafio para equipes remotas. O deslocamento, quando em horários de pico, aqueles que têm grande volume de carros e pessoas nas ruas, geralmente no começo e fim de dia, muitas vezes impedem que a visita comece no horário programado.
Entretanto, o trânsito precisa deixar de ser desculpa pelos atrasos. Calma que vamos dar detalhes.
Uma gestão de equipe eficiente evita os atrasos ao máximo. Como? Remanejando o mesmo técnico para os atendimento em uma região específica. Quando os chamados não são de emergência fica mais fácil. Por exemplo, você tem cinco chamadas na Zona Sul da cidade, agende sempre as mais próximas e trace uma rota consciente, sem trajetos muito longos. O cliente agradece, o tanque do carro também. Sem contar que o técnico não perde tempo desnecessário no trânsito.
Para isso, a agenda precisa ser muito bem estudada. Você ainda usa o formato em papel ou até mesmo um excel para planejar o dia, horário e qual equipe é a responsável pela demanda? Pois bem, é um passo importante, mas ainda não é o melhor caminho para eliminar problemas e aumentar a sua produtividade. Ainda mais se você pretende aumentar o número de visitas sem contratar novos técnicos. Como é que é, Field? É isso aí.
Implementar simples mudanças e processos, como os citados nas linhas acima, causa apenas um efeito: maior fidelização por meio de uma produtividade 40% maior do que sua gestão de equipe resulta hoje. Você não leu errado.
Então, vamos lá, tudo o que você precisa é tecnologia. Por meio dela, a ordem de serviço terá a finalidade certa, o checklist nunca mais será esquecido e as reclamações por atraso serão reduzidas até serem 100% eliminadas.
Relatórios
Mensurar tudo o que acontece nas equipes faz parte da gestão. Como aumentar a produtividade, se você não sabe onde está o principal problema?
Os relatórios podem dizer isso e muito mais. Preencher esse documento demanda dedicação e tempo. Mas quando ele é produzido automaticamente, além de economizar tempo, os dados são muito mais reais. E até mesmo, não tem a possibilidade de maquiar algumas informações.
Outro ponto é que tem números que mesmo que a gente quisesse, ficaria mais difícil de pontuar. Por exemplo:
- O tempo médio de deslocamento entre clientes;
- Qual a média de duração de cada visita técnica por equipe e de acordo com o serviço a ser executado (instalação ou manutenção);
- Quem fez mais visitas no mês;
- O técnico mais bem avaliado pelos clientes e aquele que mais promoveu a atividade sem executar o retrabalho.
Existem muitas outras métricas. O importante é você estudar o que fará mais diferença no seu negócio no momento. Aqui, o relatório digital tem um ponto de atenção: você consegue incluir ou excluir qualquer dado quando bem entender. E quando der na telha de olhá-lo, em qualquer época da semana, mês e ano, os dados estarão lá, fresquinhos, sem depender de uma inteligência e força humanas para preenchê-lo.
E já que existem diversos tipos de relatório, o de visita técnica é fundamental para quem tem empresa de manutenção. Você tem total liberdade para criar um a partir do zero. Porém, é bem mais fácil quando se tem um pronto. E nós compartilhamos o nosso com você: download gratuito de modelo de relatório de visita técnica.
Aumente os resultados ao excluir os erros
Quando a gente fala tecnologia, existem muitas delas disponíveis no mercado de prestação de serviços. Mas cabe a você, responsável pela gestão de equipes, decidir qual a que se encaixa melhor no seu negócio.
E sim, é muita coisa para se implementar quando se quer algo novo e resultados acima dos que você tem hoje. Pare de ficar se questionando quando e como fazer, porque tudo isso está agora nas suas mãos:
O Field Control é um sistema de gestão de equipes externas que aumenta em 40% a produtividade das prestadoras de serviço. Todos os processos que citamos acima fazem parte dele, atuando de forma integrada.
Ou seja, conversam entre si, trocando informações, promovendo comunicação, agilidade e deixando os erros cada vez mais raros nos relatórios.
O sistema otimiza a troca de informação, tudo em um único lugar, profissionalizando o seu negócio. É uma tecnologia intuitiva, que mesmo aqueles que não tem tanta familiaridade, conseguem utilizar.
E você tem a oportunidade de entender como funciona na prática e aplicar no seu negócio agora mesmo.
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Se precisar de suporte, nossos especialistas estão à disposição para te proporcionar uma experiência, a partir do seu número de equipes e entender qual processo é o mais urgente. Estamos aqui para te apoiar e juntos, mudar a realidade da prestação de serviços do Brasil para melhor.
Afinal, de acordo com o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), existem mais de 1.332.260 de empresas no Brasil. O que você está fazendo de diferente para se destacar nesse mercado gigante?
Comunicação na gestão de equipe
Comunicar é tornar algo em comum. Parece muito simples ler essa frase, mas por que é tão difícil estabelecer um contato efetivo entre equipe, gestor e cliente?
O líder tem várias tarefas e uma delas, além de organizar toda a agenda e muitos outros processos, incentivar que a comunicação aconteça é fundamental.
Diferentemente dos anos 90, hoje temos facilidades que não justificam a não troca de informações. Não só as utilizamos no dia a dia da nossa vida pessoal, mas quando se trata de equipes, remotas ou não, profissionalizar esse contato evita vários problemas.
Em primeiro lugar, o gestor centraliza as demandas em um único ponto. Em segundo lugar, evita que as equipes utilizem contas pessoais para trabalho.
Bom, não sabemos se você percebeu, mas é mais um motivo para utilizar o sistema de gestão de equipes externas Field Control.
E sobre comunicação no trabalho, sugerimos a leitura: Gestão de equipes externas: Comunicação no ambiente de trabalho.
Liderança na gestão de equipes
A Field entende que ser líder é muito mais que comandar. Motivar, engajar e desenvolver pessoas faz parte da missão.
Implementar ferramentas que eliminam a burocracia está entre as habilidades de um bom líder. E ainda, lidar com a resistência à adesão de alguns membros da equipe, caso aconteça.
Além dos atributos e ferramentas, a inteligência emocional merece uma atenção especial aqui.
Você convive com pessoas de diferentes personalidades e crenças que, com certeza, impactam diretamente no convívio do dia a dia. Saber manejar certas situações está no contexto da gestão de equipe.
A organização (sim, ela de novo e vamos repetir sempre) é o ponto principal. A conversa também. Não seja aquele líder que se mostra superior e não se mistura, que apenas dita ordens. Seja aquele que mais do que mostrar, está sempre disponível a receber sugestões e até críticas, por que não?
- Liderança de equipe: 7 dicas para o sucesso;
- Dez qualidades de um ótimo líder de equipe;
- Liderança e desenvolvimento de equipes externas.
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