Entre as raras coisas que não conseguimos recuperar está o tempo. Considerado uma das moedas mais valiosas do mundo moderno, quando gerenciado de forma errada, traz vários transtornos para a empresa com sérios impactos negativos. Saber dosar muito bem as horas do dia e ter inteligência para administrar a agenda de tarefas, exige um domínio da gestão do tempo. E como queremos o melhor para você, separamos estratégias simples, mas que vão transformar a sua produtividade da noite para o dia.
O que é gestão do tempo?
Você sabe quanto tempo gasta em cada atividade da sua rotina na empresa onde trabalha? Entender como se utiliza o horário do expediente correspondendo às expectativas e execução de tarefas indica que você faz uma boa gestão do tempo.
A gestão do tempo determina o quanto cada demanda ocupará espaço na agenda, eliminando o que é desnecessário e dando ênfase ao que realmente importa.
Qual a importância da gestão do tempo?
Pare de desperdiçar seu tempo!
Quando você abre seu e-mail com tantas demandas fica perdido ao não saber onde começar? A gestão do tempo te ajuda a eliminar o que não é prioridade e a colocar no topo da lista de tarefas o que precisa ser feito em primeiro lugar.
Além disso, você também consegue estipular prazos e até minutos e horas para executar determinadas tarefas. Isso exige um foco e concentração maiores. No início, será desafiador. Eliminar distrações é um bom começo. Mídias sociais pessoais, mensagens em aplicativos, e-mails. A cada notificação nos distraímos e deixamos de lado aquilo que estava em desenvolvimento. Se você é desse time, coloque limites. Desabilite as notificações e utilize aplicativos como o Pomodoro, que estimula o foco em uma demanda por 30 minutos.
Existem muitas outras sugestões que podem melhorar o seu tempo e equilibrar o foco. Confira todas elas aqui: Aplicativo para produtividade: o guia definitivo para melhorar sua rotina.
Evite retrabalho
Mais que ter total atenção naquilo que está fazendo, ao aplicar a gestão de tempo em cada atividade da agenda, você tem o direcionamento certeiro no que precisa ser feito. Sabe quando a gente dá o sangue em algum projeto, mas aquele não é o momento e nem a prioridade da empresa? Se feito na época errada, quando chegar no prazo estipulado, talvez muitas coisas possam ter mudado e refazê-lo do zero será necessário.
Com isso, reforçamos a importância do planejamento em todos os setores e equipes. Se um colaborador está fazendo algo, ele precisa saber o porquê está fazendo e qual o prazo de entrega. E tudo precisa ir de encontro aos objetivos e metas da empresa.
E mais que fazer tudo dentro do prazo, zelar pela qualidade dos processos é extremamente necessário. Afinal, não adianta entregar tudo em dia, se nada corresponde à necessidade da equipe ou da empresa como um todo: O que são relatórios de qualidade e produtividade.
Estratégias para aumentar a produtividade por meio da gestão do tempo
1 – Organização é o primeiro passo
Ter todas suas tarefas do dia organizadas é fundamental. Começar o dia sabendo o que você vai fazer, te ajuda e divide seu tempo para cada atividade. Dessa forma, nenhuma ficará de fora e quando surgir o questionamento sobre prazo, você terá na ponta da língua o status de cada demanda.
Hoje, existem diversas formas de fazer essa organização: agendas, planners, trello, asana. O método que você vai utilizar varia de acordo com seu gosto. O importante é seguir uma lista e ter um direcionamento para que nada fique para trás.
A rotina ajuda muito bem. Reuniões sempre no mesmo dia e horário com as equipes e agendadas previamente, melhoram a produtividade e economizam nos preparativos. Ao saber previamente quando vão se reunir e o objetivo daquele encontro, as pessoas se preparam mais e conseguem otimizar o tempo.
E por falar em reunião, reveja todo o protocolo que envolve essa
Todas as reuniões são produtivas e realmente precisam ser realizadas? Aquela reunião poderia ser um e-mail? Então, elimine-a da agenda e poupe os envolvidos para que foquem em ações que proporcionem melhores resultados.
Precisa de algumas orientações sobre esse tipo de organização? Aqui mesmo no blog da Field, temos conteúdos direcionados sobre o tema:
- Reunião de trabalho: como ser produtiva e motivar;
- Reuniões produtivas e engajamento de equipe externa
2 – Adote ferramentas que agreguem valor ao seu tempo
No momento de pesquisar ferramentas adequadas para otimizar a gestão do tempo, fique atento para escolher uma completa. Se você atua com equipes externas, por exemplo, ter noção da agenda de cada colaborador, facilita a sua vida e a da pessoa. Ao agendar futuras visitas, você não o sobrecarrega e ainda, tem a noção do que cada chamado exigirá como tempo e complexidade.
Sem contar que ao saber a agenda no dia anterior, é possível se programar e até se preparar melhor para atender aquele cliente com a qualidade e satisfação esperada.
Esse modelo de agenda não funciona em papel. Utilizar um sistema de gestão de equipes externas, mais que promover agendamentos de forma prática com rapidez e agilidade, aumenta a produtividade em 40%.
Com o Field Control, você agenda visitas e emite ordem de serviço, preenche orçamentos, tem acesso a relatório de visita técnica e fotográficos em apenas um clique. Nada de perder mais tempo revirando pastas para responder a uma dúvida do cliente ou saber quando foi a última visita em determinada empresa ou residência. Tudo isso fica disponível em uma única tela.
Saiba como funciona dentro da sua rotina e realidade da empresa em que trabalha. Agende uma demonstração GRÁTIS com um dos nossos especialistas em gestão e entenda como o Field Control funciona na prática.
3 – Estipule o que é prioridade no seu dia
Comece sempre pela atividade prioridade do dia. Sabe aquela que não pode ser entregue depois do prazo? Não adie a realização dela de jeito nenhum. Dependendo do setor em que você atua, demandas emergenciais podem acontecer. E quando elas surgem, as demandas diárias ficam em segundo plano. Por isso, seguir o planejamento e começar pelo o que é mais importante auxilia muito na gestão do tempo.
A lista de tarefas do dia precisa começar pelo mais urgente e seguir com ordem de prioridade. Se tiver dúvida sobre o que é mais importante, pergunte ao gestor. Saber o que o responsável pelo setor precisa dentro de cada prazo, melhora o clima organizacional e contribui para o crescimento da empresa como um todo.
Sem contar que trabalhar com prazos apertados não é bom para ninguém. Quanto antes as demandas forem entregues, há mais tempo para correções, caso sejam necessárias e até mesmo avaliação de estratégias.
Para ter um melhor relacionamento com a liderança, indicamos as seguintes leituras:
