Serviços externos envolvem não apenas habilidades técnicas, mas algumas outras extrapolam a competência profissional como organização e estar sempre por dentro das novidades de mercado. Como atuar na rua o tempo todo é uma questão que precisa não só de confiança entre os colaboradores e os gestores, mas também de ferramentas adequadas para a execução das atividades, você já pensou em aderir uma plataforma de gestão de serviços externos para a produtividade?
Se você está no momento de tomada de decisão e pesquisando como melhorar o desempenho da sua equipe, chegou ao lugar certo, literalmente. A Field entende super bem como é desafiador escolher e contratar novas ferramentas que envolvem investimentos. Entretanto, muitas tecnologias agregam tanto valor à empresa que aumentam o lucro a ponto de cobrir esse novo investimento, trazendo a satisfação e qualidade no atendimento ao cliente e dos serviços e ainda, batendo os objetivos e metas da empresa que antes não eram alcançados e você nem sabia o porquê.
O que é uma plataforma de gestão de serviços externos?
Plataforma de gestão de serviços externos é um sistema de tecnologia que agrega diversas ferramentas necessárias para a execução de um serviço externo de qualidade. Inclui desde processos mais básicos, como a ordem de serviço, até pesquisa de satisfação do cliente. Funciona de forma integrada e com atualização automática e em tempo real, da seguinte forma:
O gestor/a, por meio de um painel de controle, consegue enviar demandas para os técnicos que estão em campo, como ordem de serviço, acompanhar o status de cada visita (início, meio, fim), preenchimento de checklist e relatório fotográfico, resultado da pesquisa de satisfação do cliente que é feita logo após a visita. Todos esses processos são preenchidos e atualizados pelos técnicos via aplicativo desse sistema que é integrado ao painel de controle do gestor. Ou seja, eles conversam e se atualizam entre si, ultrapassando funcionalidades que alguns apps que utilizamos no dia a dia não tem como o waze e o whatsapp.
Para a equipe de campo ficou mais fácil preencher todos os documentos necessários já que tudo fica na palma da mão. As fotos dos relatório fotográfico são anexadas diretamente no aplicativo, sem necessidade de edição, recortes ou download. Com um sistema que indica a melhor rota para a próxima visita, a pessoa fica menos tempo no trânsito e também no carro, já que calcula visitas mais próximas umas das outras. Outro ponto fundamental é que exclui a necessidade de andar com blocos de papel e caneta. Tudo é feito digitalmente, conforme vamos explicar nas próximas linhas.
Pelo painel de controle, o gestor consegue saber em tempo real quantas atividades estão em andamento, otimizando tempo e custo com combustível. Tudo isso pela plataforma de gestão de serviços externos Field Control
Quais são as ferramentas de uma plataforma de gestão de serviços externos?
Ordem de serviço
Por mais que muitas empresas de instalação e manutenção não utilizem a ordem de serviço, esse documento é essencial. O uso não é obrigatório por lei, entretanto, as empresas com mais alta produtividade entenderam que sem ele, fica impossível atingir resultados e metas financeiras, já que não há nenhum tipo de organização, metrificação e até mesmo de provar ao cliente que aquele serviço foi feito. Agora, me responda, se você não emite a ordem de serviço, como saber:
- Qual cliente será atendido, onde e qual a demanda?
- Quantas visitas/reparos/instalações são feitas por cliente?
- Como cobrar se não há nenhum documento que comprove que o serviço foi executado, principalmente com a assinatura do cliente?
Outras empresas já têm uma noção e a emitem em papel, o que já é um grande avanço. Porém, a perda da ordem de serviço impressa acontece e causa grandes transtornos, ainda mais se já estiver preenchida e assinada pelo cliente. São informações que nunca mais serão encontradas novamente com total fidelidade.
E mesmo quando não aconteça a perda, é comum o papel ser entregue rasgado, sujo por algum resquício de ferramenta e produto utilizado na manutenção ou instalação, o que gera um certo desconforto. Ainda, os campos podem não ser preenchidos de forma completa por esquecimento ou qualquer outro motivo, deixando de informar itens importantes daquele serviço.
O técnico em campo acessa todas as ferramentas por um aplicativo integrado ao Field Control, plataforma de gestão de serviços externos
Mas, Field, como resolver esse problema? A ordem de serviço online é a resposta para essa pergunta que possivelmente passou pela sua mente. Além de nunca mais perder esse documento, todas as informações ficam armazenadas na plataforma de gestão de serviços externos, sem causar nenhuma ocupação a mais na memória do notebook já que é utilizado o armazenamento em nuvem.
Sobre o preenchimento dos campos, a visita só é encerrada apenas se todos os campos considerados obrigatórios estiverem preenchidos. Isso significa que nada fica para trás, por exemplo, se houve ou não troca de peças, qual foi o tipo de manutenção (preditiva, corretiva ou preventiva), assim como a indicação de materiais e equipamentos utilizados. Essas informações quebram o galho nas seguintes situações:
- No controle do estoque e no controle de materiais utilizados – você sabe o que saiu e para qual cliente, facilitando a cobrança, caso não esteja dentro do contrato e facilita no momento da compra para reposição;
- Facilita o controle de chamados para os clientes que têm limites de serviços. Aqui entram duas melhorias: auxilia na renovação do contrato, indicando a média de visitas feitas por semana/mês/ano e também a cobrança, caso ultrapasse. Sem esse controle realmente, você pode estar trabalhando de graça e nem sabe;
- O técnico de campo sabe exatamente onde ir e o que fazer. Nada mais desagradável que o cliente ter que explicar de novo, para uma pessoa da mesma empresa na qual ele abriu o chamado, o que é necessário fazer e porque aquele profissional está ali.
Se você ainda está em dúvida, olha que a oportunidade para você realmente entender como a ordem de serviço funciona. O Field Control, além de ser um sistema de gestão para equipes externas, sendo o mais completo do mercado e desenvolvido para empresas de todos os tamanhos, desenvolveu um gerador de OS grátis. Dessa forma, você pode testar na prática como essa ferramenta digital funciona. O melhor é que você pode personalizá-la, inserindo o logo da sua empresa e enviar o documento em formato PDF para o cliente.
Roteirização e localização em tempo real
O gestor que nunca ouviu a frase “Onde meu técnico está e que horas ele chega?” que atire a primeira pedra. Porém, milhares de empresas já eliminaram esse problema com a plataforma de gestão de serviços externos.
Uma das ferramentas é a localização em tempo real da equipe, mas sem rastreador no carro. Isso acontece pelo aplicativo instalado nos smartphones dos técnicos que mesmo em empresas que não têm frota própria conseguem saber onde o técnico está, respondendo automaticamente a pergunta do cliente. E até mesmo reduzem esse tipo de questionando já que assim que inicia o trajeto até o local, o técnico consegue compartilhar um link com o cliente que acompanha a rota traçada e exatamente o instante que esse profissional irá tocar a campainha.
Ainda, como já informamos acima, mas agora com mais detalhes, o gestor consegue programar as rotas de acordo com as visitas mais próximas ou na mesma região no caso de grandes cidades, reduzindo assim não apenas custo com combustível, mas de tempo e também de manutenção dos veículos.
Essas são apenas duas das outras ferramentas que otimizam a gestão das equipes de campo e que, quando utilizadas de forma conjunta, aumentam a produtividade em até 40%. A empresa corta custos com papel e combustível que são itens com gastos consideráveis, elimina os erros mais comuns, facilita a rotina dos técnicos e melhora a qualidade proporcionando maior fidelização do cliente. Com certeza, é tudo o que sua empresa precisa neste momento para mudar o cenário e se preparar para o mercado, enfrentando os concorrentes.
Para que você conheça a plataforma de gestão de serviços externos, você acaba de ganhar GRÁTIS uma demonstração de como tudo isso funciona ao vivo! Basta agendar e saber como o Field Control cabe na sua empresa e principalmente no seu bolso. Clique no botão abaixo e comece uma fase de sucesso na sua empresa.
