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Abertura de chamado via WhatsApp: como responder seu cliente

Abertura de chamado via WhatsApp: como responder seu cliente

Até 10 anos atrás, o telefone era a principal forma de comunicação à distância. Agora, com lares e empresas conectados à internet, o contato, desde pessoal até profissional mudou completamente. Você sabe dizer qual foi a última vez que fez uma ligação? Mensagens instantâneas é a nova forma de comunicação e quando são enviadas e não respondidas na hora, podem causar grande mal estar. A Field indica que a abertura de chamado via WhatsApp pode ser uma boa ferramenta para a prestação de serviços. Mas é preciso definir regras entre a empresa e os clientes, que podem inclusive, constar no contrato.

A solução e os problemas que o whatsapp trouxe para a vida moderna

Não podemos negar que o whatsapp facilita muito a comunicação. Uma mensagem e até um emoticon podem efetivar uma mensagem e evitar a discagem e até atrapalhar a rotina de trabalho das duas pessoas envolvidas nessa troca.

Mas assim, como esse aplicativo de mensagem instantânea traz agilidade e até economia, quando se trata de vida corporativa, muitas pessoas passam o limite do horário comercial (se é que ele ainda existe). Como o smartphone está com a gente em todos os lugares e a todo momento, não há desculpa para dizer que não foi encontrado. Isso vale na relação entre clientes e prestadora e se estende a gestores e técnicos. A solução aqui é estabelecer limites.

Abertura de chamado via WhatsApp

Quer implementar na sua prestadora para agilizar o processo e diminuir as chamadas telefônicas? Claro, vai com tudo, porém:

  • Estabeleça que todas as mensagens devem ser respondidas em um tempo determinado (30 minutos é um tempo considerável);
  • Oriente aos clientes que as chamadas de emergências devem ser abertas por telefone, para otimizar o agendamento;
  • Estabeleça um limite de horário de atendimento e abertura via whatsapp (por exemplo, entre 8h e 18h). A sugestão é que seja dentro do horário de expediente do colaborador que ficará com o atendimento da demanda;
  • Ao fechar um contrato, sinalize sobre essa possibilidade de abertura e não deixe de citar as regras para evitar problemas de comunicação e relacionamento com o cliente.

Formalize e documente o chamado

Não é porque o cliente foi atendido via whatsapp que não precisa passar por toda a formalidade de emissão de ordem de serviço. Lembre-se que é um documento essencial para a prestação. E já que você gosta de modernidade e tecnologia, automatizar os processos da prestação de serviços, facilita a comunicação e aumenta a produtividade pela organização que proporciona.

Ordem de serviço digital, check-list, relatório fotográfico, avaliação do cliente, localização dos técnicos em tempo real e compartilhamento da rota até o local da visita com o cliente. Quer mais automatização que essas? O sistema de gestão de equipes externas atende todas as ferramentas da prestação, não importa o segmento e o melhor, o número de técnicos pode ser a partir de um profissional. Massa, não é?

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Equipe Field Control

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