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Por que investir em um aplicativo de gestão de equipe externa

Por que investir em um aplicativo de gestão de equipe externa

A decisão de escolha entre a sua empresa e a concorrente é a qualidade e agilidade do serviço prestado. Por isso, ter um bom plano de gestão, equipes externas bem treinadas e fluxo de organização adequado é prioridade. Porém, para facilitar as tarefas e diminuir as despesas, muitas empresas de prestação de serviços estão aderindo a tecnologia desenvolvida exclusivamente para a área. E para facilitar todos esses processos, utilizar um aplicativo de gestão de equipe externa passa a ser fundamental.

Segundo o SEBRAE, o Brasil tem 70 milhões de residências, 18 milhões de prédios comerciais e industriais. Desse total, 80% precisam de um reparo ao ano. Agora, imagine o fluxo de demandas que as empresas de prestação serviços com equipes externas tem, a partir desses números.

Os técnicos que utilizam o aplicativo de gestão de equipe externa tem consideradas as habilidades de cada um de acordo com a especificidade da chamada solicitada. Para a implementação na empresa é necessário um smartphone com conexão de internet para cada técnico usuário do aplicativo. E como complemento, um sistema web para o gestor. Os dois módulos trabalham de forma integrada.

Com esses dois módulos, o sistema proporciona ao gestor visibilidade em tempo real da localização de cada técnico em mapa personalizado. Caso tenha algum imprevisto com o profissional agendado para o chamado, o técnico mais próximo do local poderá ser redirecionado. Pois acontece de algumas chamadas tomarem maior tempo para solucionar alguma demanda inesperada ou mais problemática que o esperado. Dessa forma, todas as chamadas agendadas são atendidas.

O técnico recebe as atribuições no celular, via aplicativo de gestão de equipe externa. Então, o cliente consegue acompanhar o trajeto, o horário previsto de chegada e a foto do profissional que irá atendê-lo, proporcionando segurança para quem irá recebê-lo.

O gestor acompanha cada atividade executada individualmente pelos técnicos em formato de linha do tempo. Outra atribuição do aplicativo de gestão de equipe externa é inserir fotos do serviço executado. Além de colher a assinatura do cliente eletronicamente. Essa atribuição elimina acúmulo de volume de papel não só para o técnico. Mas também de material arquivado na sede da empresa ao otimizar espaço e economia com produtos de papelaria. Ao fim do atendimento, é emitido um relatório no qual o gestor pode avaliar se o serviço foi prestado com qualidade. E até mesmo, atribuir habilidades específicas para cada técnico pelo gestor. O cliente também poderá fazer sua avaliação.

Esse tipo de sistema pode ser utilizado para empresas dos segmentos:

  • climatização;
  • dedetizadoras;
  • desentupidoras;
  • provedores de internet;
  • manutenção de eletrodomésticos;
  • manutenção de elevadores;
  • segurança eletrônica;
  • telecomunicações.

Como funciona o aplicativo de gestão de equipe externa

As pequenas e médias empresas que atuam com equipes em campo têm condições de prestar um serviço com qualidade e eficiência. Além de garantir um panorama completo para avaliação de cada função executada periodicamente, proporcionando possibilidade de ajustes e adequações de problemas que possam afetar o trabalho da empresa como um todo.

As pequenas equipes, sem delimitação de número de funcionários, principalmente empresas de pequeno porte, não precisam de um sistema próprio. O aplicativo de gestão de equipe externa tem custo por funcionário. Assim, é  permitido calcular a curto prazo o investimento necessário para efetivar melhorias de atendimento ao cliente.

O funcionamento do aplicativo de gestão de equipe externa é simples:

  1. O cliente solicita um serviço;
  2. O atendente registra a atividade;
  3. O gestor clica em planejamento automático;
  4. Então, o aplicativo organiza automaticamente a melhor distribuição e rotas para o dia;
  5. O técnico recebe as atividades de acordo com as ordens de serviço do dia no celular; 
  6. O cliente recebe um link com a posição desse técnico. Eliminando, assim, a ansiedade e as possíveis ligações à base gestora para saber onde o responsável pelo serviço está e a previsão de chegada; 
  7. Quando o técnico conclui a atividade, tudo estará em um painel de controle simples e prático;
  8. Dessa forma, o gestor consegue ter uma visão prática e tomar decisões claras e objetivas que otimizem a qualidade de atendimento. E, consequentemente, o serviço disponibilizado por cada técnico.

Comodidade para o cliente

Quem nunca desmarcou compromisso pessoal ou profissional esperando um técnico de manutenção que não apareceu no horário ou período marcado? Além de gerar ansiedade sobre a chegada e conclusão do serviço, o cliente que solicita reparos de manutenção de internet, ar-condicionado, telefonia, sistemas de segurança ou refrigeração, em casa ou nas empresas, precisa mudar toda a rotina do dia, devido à falta de informações sobre a previsão exata do início do serviço.

Em cidades com grande fluxo de empresas fornecedoras de serviços de manutenção com grande cartela de clientes, a necessidade de ofertas desses serviços com qualidade é fundamental. Não só como garantia de fidelizar esse cliente, mas também garantir a boa reputação de todo o setor. Perder um dia de trabalho aguardando um técnico que você não sabe que horas chegará no seu escritório ou residência é angustiante. E atrasa todas as suas tarefas programadas para aquele dia. Alguns serviços também precisam de manutenção para que toda a empresa funcione, como internet e telefone. Então saber a localização desse técnico permite otimização e planejamento de quando as atividades serão retomadas. E a solução é o uso do aplicativo de gestão de equipe externa, pois permite saber a hora que esse técnico irá realizar o reparo com precisão. 

Economia de combustível

Com o monitoramento, é possível prever o tempo que cada técnico demanda de acordo com cada tarefa elaborada. O que otimiza também elaborar e redirecioná-lo para uma nova tarefa, a partir de um novo chamado em tempo real ou já programado. Com isso, além de tempo, poderá economizar custos com combustível. Automaticamente,  o aplicativo calcula qual o chamado mais perto e a previsão do tempo de chegada até o local. Assim como o de execução do serviço, a partir de histórico de tarefas realizadas anteriormente.

A decisão de investir em novas tecnologias cabe ao empreendedor e ao gestor das equipes. Fazer um teste gratuito sobre o uso do aplicativo de gestão de equipe externa pode ser essencial nessa adesão. Questione a empresa contratada sobre os benefícios, além dos citados acima. Estude, visualize vídeos explicativos, converse com as equipes. Não é só seu cliente que sairá ganhando, mas sim a sua empresa que ficará cada vez mais reconhecida por prestar um serviço de qualidade.

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