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Funcionamento de um aplicativo de ordem de serviço

Funcionamento de um aplicativo de ordem de serviço

Um gestor de equipes externas tem múltiplas tarefas e todas precisam ser feitas com atenção e empenho. Com a popularização da tecnologia, assim como seu desenvolvimento, já existem no mercado várias ferramentas que facilitam esses processos. Entre elas, um aplicativo de ordem de serviço, que também executa diversas funções.

A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço que será dispensado para o cliente, de acordo com a demanda aberta que será destinada ao técnico. Assim que um cliente abre a chamada e especifica sua necessidade, o atendente prescreve essa ação, que nada mais é que a ordem de serviço, conhecida também por OS. Esse documento não só informar ao técnico o serviço que será prestado. Mas contabiliza e controla tudo o que foi feito para a administração financeira da empresa.

Essa ordem de serviço contém informações como:

  • data;
  • hora;
  • número de cadastro;
  • endereço da chamada;
  • atendente;
  • tipo de serviço a ser prestado;
  • descrição desse serviço;
  • possível necessidade de peças e outras ferramentas;

As empresas que utilizam a tecnologia por meio de aplicativos e softwares para o preenchimento das OS usufruem de diversos benefícios. Ao identificar o problema do cliente, o gestor que atende a chamada preenche o aplicativo de ordem de serviço. Ao especificar todas as demandas que serão realizadas para o técnico, este já chega ao local da execução da ordem com conhecimento sobre qual o problema irá solucionar. Esse processo agiliza não só o trabalho do técnico. O gestor pode direcionar um profissional mais adequado e com mais expertise para solucionar determinados problemas mais complexos.

Muitas empresas ainda demandam dessa ordem por meio físico, ou seja, por talões e papéis que se acumulam. Além disso, precisam ser entregues pessoalmente ao técnico que irá executar o serviço. Porém, para otimizar todos os processos que uma empresa que atua com gestão de equipes externas, o uso de aplicativo facilita a rotina. A OS é enviada remotamente, via aplicativo.

Mais que autorizar o serviço, a ordem auxilia no controle da gestão da empresa como, por exemplo, quantos chamados foram abertos para determinados serviços. E também quais foram os técnicos que realizaram determinada demanda. Isso otimiza até a gestão financeira da empresa. Quando utilizado sistemas de tecnologia, todos esses dados ficam compilados e podem ser consultados sempre que necessário. Diferentemente das ordens de serviço físicas, as quais ainda precisam de contabilidade manual. Além disso, caso qualquer dúvida sobre o serviço prestado surja em qualquer momento, basta fazer uma busca rápida que terá acesso momentâneo.

Esse software é o mesmo utilizado pelos gestores e técnicos com adaptações e ferramentas que atendem a função de cada um com informações integradas. Os gestores das equipes recebem o chamado, o agendam de acordo com o técnico que está mais próximo. Esse profissional recebe todas as informações suficientes no smartphone para a execução desse serviço.

Outra função importante do aplicativo de ordem de serviço para o gestor é a localização simultânea de todos os técnicos. Ou seja, ele consegue administrar onde todos os membros da equipe estão e direcionar o mais próximo a executar a nova ordem de serviço recebida.

Ainda é possível que o técnico inclua fotos nessa ordem de serviço sobre produtos que foram trocados. Ou do estado dos equipamentos que receberam manutenção. A assinatura do cliente que atesta que o serviço foi realizado também é em formato digital, direto na ordem de serviço que está no smarthphone do técnico. Finalizada a visita, o cliente recebe uma cópia digital no e-mail para arquivo e futuras consultas.

Essas ordens de serviços são armazenadas em formato PDF que garante uma leitura mais prática e podem ser impressa em qualquer necessidade.

O uso da tecnologia em empresas que atuam com equipes externas facilita todo o processo. Não apenas para os gestores, técnicos e clientes. Os administradores e até o financeiro conseguem otimizar tempo nas funções que antes precisavam ser manuais, mas agora estão com um clique ao alcance. E o uso de aplicativo de ordem de serviço é uma dessas facilidades disponíveis no mercado com custo acessível.

Vantagens do uso de aplicativo de ordem de serviço

  • Economia do materiais de papelaria. Com o uso de ordem de serviço digital via aplicativo não há necessidade de papel e impressora. A diminuição do volume de lixo também acontece, pois caso a ordem saia com um erro, basta digitar novamente. Quando em papel, é preciso produzir uma nova e eliminar a errada;
  • O custo com gráfica para impressão das ordens é eliminado. Pois em formato digital, a ordem já contempla todos os campos necessários para o atendimento;
  •  Eliminação de arquivos. Aquelas estantes com caixas de papelão que juntam poeira e ocupam espaços estão com os dias contados. Com um notebook ou até mesmo um HD externo, todas as ordens de serviços podem ser acessadas, pois ficam armazenadas em nuvem;
  • Muito mais que texto. O aplicativo permite que a OS seja complementada com fotos, formulários e conclusão do serviço;
  • Assinatura do cliente é em formato digital. O técnico não precisa carregar blocos e papéis, que muitas vezes podem ficar amassado e borrado e até serem perdidos;
  • Não há necessidade de aparelhos específicos para uso do aplicativo de ordem de serviços. Apenas um smartphone é suficiente para ter acesso a essa tarefa;
  • O cliente pode receber uma cópia da ordem de serviço por e-mail. Além de ser enviada de imediato, assim que termina o serviço, não corre o risco de perda.

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