Como fazer ordem de serviço: conheça o Field Control

Como fazer ordem de serviço: conheça o Field Control

Um gestor de equipes externas tem múltiplas tarefas e todas precisam ser feitas com atenção e empenho. Com a popularização da tecnologia, assim como seu desenvolvimento, já existem no mercado várias ferramentas que facilitam esses processos. Entre elas, um sistema de ordem de serviço, que também executa diversas funções. Confira aqui como fazer ordem de serviço

A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço que será dispensado para o cliente, de acordo com a demanda aberta que será destinada ao técnico.

Assim que um cliente abre a chamada e especifica sua necessidade, o atendente prescreve essa ação, que nada mais é que a ordem de serviço, conhecida também por OS. Esse documento não só informar ao técnico o serviço que será prestado.

Mas contabiliza e controla tudo o que foi feito para a administração financeira da empresa.

Essa ordem de serviço contém informações como:

  • data;
  • hora;
  • número de cadastro;
  • endereço da chamada;
  • atendente;
  • tipo de serviço a ser prestado;
  • descrição desse serviço;
  • possível necessidade de peças e outras ferramentas;

Quer um modelo pronto de ordem de serviço? A Field tem perfeito para você! É só baixar: modelo de ordem de serviço.

As empresas que utilizam a tecnologia por meio de aplicativos e softwares para o preenchimento das OS usufruem de diversos benefícios. Ao identificar o problema do cliente, o gestor que atende a chamada preenche o aplicativo de ordem de serviço.

Ao especificar todas as demandas que serão realizadas para o técnico, este já chega ao local da execução da ordem com conhecimento sobre qual o problema irá solucionar.

Esse processo agiliza não só o trabalho do técnico.

O gestor pode direcionar um profissional mais adequado e com mais expertise para solucionar determinados problemas mais complexos.

Muitas empresas ainda demandam dessa ordem por meio físico, ou seja, por talões e papéis que se acumulam.

Além disso, precisam ser entregues pessoalmente ao técnico que irá executar o serviço. Porém, para otimizar todos os processos que uma empresa que atua com gestão de equipes externas, o uso de aplicativo facilita a rotina.

A OS é enviada remotamente, via aplicativo.

Controle da gestão

Mais que autorizar o serviço, a ordem auxilia no controle da gestão da empresa como, por exemplo, quantos chamados foram abertos para determinados serviços.

E também quais foram os técnicos que realizaram determinada demanda. Isso otimiza até a gestão financeira da empresa.

Quando utilizado sistemas de tecnologia, todos esses dados ficam compilados e podem ser consultados sempre que necessário. Diferentemente das ordens de serviço físicas, as quais ainda precisam de contabilidade manual. Além disso, caso qualquer dúvida sobre o serviço prestado surja em qualquer momento, basta fazer uma busca rápida que terá acesso momentâneo.

Esse software é o mesmo utilizado pelos gestores e técnicos com adaptações e ferramentas que atendem a função de cada um com informações integradas.

Os gestores das equipes recebem o chamado, o agenda de acordo com o técnico que está mais próximo. Esse profissional recebe todas as informações suficientes no smartphone para a execução desse serviço.

Funções

Outra função importante do aplicativo de ordem de serviço para o gestor é a localização simultânea de todos os técnicos.

Ou seja, ele consegue administrar onde todos os membros da equipe estão e direcionar o mais próximo a executar a nova ordem de serviço recebida.

Ainda é possível que o técnico inclua fotos nessa ordem de serviço sobre produtos que foram trocados. Ou do estado dos equipamentos que receberam manutenção.

A assinatura do cliente que atesta que o serviço foi realizado também é em formato digital, direto na ordem de serviço que está no smarthphone do técnico. Finalizada a visita, o cliente recebe uma cópia digital no e-mail para arquivo e futuras consultas.

Essas ordens de serviços são armazenadas em formato PDF que garante uma leitura mais prática e podem ser impressa em qualquer necessidade.

O uso da tecnologia em empresas que atuam com equipes externas facilita todo o processo. Não apenas para os gestores, técnicos e clientes.

Os administradores e até o financeiro conseguem otimizar tempo nas funções que antes precisavam ser manuais, mas agora estão com um clique ao alcance. E o uso de aplicativo de ordem de serviço é uma dessas facilidades disponíveis no mercado com custo acessível.

Vantagens do uso sistema de ordem de serviço

  • Economia do materiais de papelaria. Com o uso de ordem de serviço digital via aplicativo não há necessidade de papel e impressora. A diminuição do volume de lixo também acontece, pois caso a ordem saia com um erro, basta digitar novamente. Quando em papel, é preciso produzir uma nova e eliminar a errada;
  • O custo com gráfica para impressão das ordens é eliminado. Pois em formato digital, a ordem já contempla todos os campos necessários para o atendimento;
  •  Eliminação de arquivos. Aquelas estantes com caixas de papelão que juntam poeira e ocupam espaços estão com os dias contados. Com um notebook ou até mesmo um HD externo, todas as ordens de serviços podem ser acessadas, pois ficam armazenadas em nuvem;
  • Muito mais que texto. O aplicativo permite que a OS seja complementada com fotos, formulários e conclusão do serviço;
  • Assinatura do cliente é em formato digital. O técnico não precisa carregar blocos e papéis, que muitas vezes podem ficar amassado e borrado e até serem perdidos;
  • Não há necessidade de aparelhos específicos para uso do aplicativo de ordem de serviços. Apenas um smartphone é suficiente para ter acesso a essa tarefa;
  • O cliente pode receber uma cópia da ordem de serviço por e-mail. Além de ser enviada de imediato, assim que termina o serviço, não corre o risco de perda.

Implemente essas e outras dicas de gestão e tecnologia na sua empresa. A Field Control é uma plataforma inovadora! Se importa com cada detalhe de execução em uma empresa.

Trabalhamos para trazer facilidade no dia-a-dia, seja você, gestor ou técnico. Conheça mais sobre nós e continue por dentro dos nossos conteúdos no blog e alavanque suas vendas.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

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