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Como organizar as ordens de serviço

10 abril 2019

Processos

A ordem de serviço é um documento de extrema importância para as empresas prestadoras de serviço. Pode parecer um simples papel com tarefas momentâneas para quem está fora da operação ou simplesmente um papel para se assinar, após a execução do serviço. Porém, com essa ordem que é possível fazer controle sobre as ações e também avaliações com dados importantes para todo o negócio. E pensando sempre na sua produtividade, a Field irá te orientar sobre como organizar as ordens de serviço.

Como organizar as ordens de serviço

Começaremos já com esse tópico. A melhor forma de organiza suas OSs é com a tecnologia.  Além de ser uma forma muito prática e econômica. A ordem de serviço digital tem a proposta de eliminar blocos, pranchetas e aquelas prateleiras com pastas e mais pastas.

Outra vantagem é que um item pode ser incluído ou excluido a qualquer momento, sem a necessidade de solicitar novos blocos para impressão.

A facilidade no momento da consulta, principalmente com o cliente na linha, garante qualidade no atendimento. Pois basta inserir o número daquela ordem ou a data para rápida localização no sistema. E a partir daí, ter acesso ao documento solicitado.

Se você leu e está se perguntando sobre a via o cliente e também sobre a assinatura, a resposta está aqui. O cliente assina a ordem de serviço no próprio aplicativo do técnico e recebe a via por e-mail e pode ser impressa a qualquer momento.

Por ser digital, o técnico recebe a ordem de serviço direto pelo aplicativo desenvolvido exclusivamente para equipes externas. O armazenamento de todas as ordens são feito em nuvem, pois isso não ocupa memória do computador, notebook ou tablet utilizado pelo gestor. Em uma base segura, basta acessar sua conta e busca a ordem que deseja, não importa a data.

Itens que devem estar na sua ordem digital 

  • Número – caso sua empresa seja nova, ele deve começar pelo 1. E se aderir a ordem de serviço digital, esse número pode ser sequencial à última remessa impressa.
  • Dados do cliente: Nome, telefone, empresa (caso seja uma conta empresarial), endereço da visita.
  • Horário de abertura da chamada;
  • Nome do técnico;
  • check-list de itens de acordo com o segmento de atuação;
  • Fotos podem ser incluídas. Elas são importantes para documentar a situação de peças e equipamentos que foram trocados e/ou reparados;
  • Campo para observações, no qual o técnico pode incluir relatos sobre o funcionamento do equipamento, atual estado e outras demandas;
  • Assinatura do cliente.

Para ter um exemplo sobre como o preenchimento de uma ordem de serviço digital é simples, acesse o passo a passo, em formato de vídeo disponível no link: Como preencher uma ordem de serviço.

Todas essas funções citadas acima são possíveis incluir na ordem de serviço digital.

Check-list da ordem de serviço 

No check-list, é preciso ter o passo a passo de toda a demanda que será feita na visita. Vamos supor que sua prestadora de serviço atue no ramo de ar-condicionado. No check-list você pode incluir:

  • verificar troca de filtro;
  • ruídos;
  • controle funcionando;
  • se for aparelho digital, checar o painel.

Essas são algumas sugestões. Na hora de construir o seu, solicite apoio para a sua equipe externa. Ninguém melhor que os técnicos para te auxiliar nas funções que são realizadas durante as visitas.

Facilidade na comunicação entre técnico e gestor 

Assim que uma OS é aberta, o gestor, pela linha do tempo, que o software integrado ao aplicativo tem como ferramenta, consegue ter uma visão geral de todas as atividades que estão sendo executadas naquele momento e mais ainda, a localização de cada técnico. Com isso, basta incluir a ordem para o profissional que está mais próximo ao local, caso a visita seja de urgência, sem necessidade de nenhuma ligação. Pois a ordem é enviada do software diretamente para o aplicativo do técnico escolhido, em um clique.

Todos esses tópicos citados facilitam a gestão das equipes, a execução dos reparos/instalações, e também a vida do cliente que não precisa mais arquivar e se preocupar em perder as ordens de serviço. Nem precisamos citar sobre o impacto direto na produtividade. Foi por esse e outros motivos que o Field Control foi criado, para melhorar a qualidade dos serviços prestados no Brasil. E sua empresa pode se juntar a nós. Faça um teste gratuito: www.fieldcontrol.com.br . 

por Luiz Freneda, Field Control

Luiz é um dos fundadores e responsável tecnologia da Field Control, que inclui o Aplicativo para celular, Painel de gestão, Site, demais sistemas e agora também o Blog ;)