A comunicação é uma necessidade do ser humano. Desde a idade da pedra, quando o homem passou a desenhar nas paredes das cavernas até os emoticons do whatsapp, se comunicar faz parte da vida de todas as pessoas. Não importa em quais circunstâncias e qual a forma. Se na nossa vida pessoal já é algo imprescindível, imagine na nossa prestadora. Portanto, a Field sempre preocupada em melhorar sua gestão resolveu pontuar a comunicação no trabalho.
Como está essa ação de transmitir mensagens entre sua equipe? Existem várias formas de manter uma comunicação ativa. E ainda com a tecnologia não existem mais desculpas. Entretanto, o limite também precisa reinar. Ainda quando se trata de comunicação entre empresa, gestores e funcionários.
Então, bora para mais um momento de aprendizado?
E se quiser contribuir, fique à vontade para deixar sua opinião ali nos comentários ao fim do texto. Vamos adorar ler e a nossa resposta virá.
Por que se comunicar?
Será que a comunicação é uma habilidade ou uma necessidade? Não é pegadinha não. Se você chegou até aqui atrás da resposta da pergunta “Por que se comunicar”? é aqui mesmo que vai obter um retorno.
A comunicação está presente em todos os dias da empresa. Desde a publicação de uma vaga até o informe da demissão de alguém. Sim, algumas mensagens realmente não são legais de emitir. Por outro lado, a forma como se comunica cada mensagem é algo que tem muita relevância.
E mais do que se comunicação, saber a melhor forma para cada situação é indicado. Se precisar de um protocolo, vá em frente. Muitas empresas têm manuais de comunicação. É uma saída para se alinhar e todos até para salvar naqueles momentos de dúvida.
Qual é a melhor forma de comunicação no trabalho?
Existem várias. A fala é a primeira. Mas, dependendo do formato de atuação, nem sempre é possível. Se for em locais muito barulhentos ou que exigem silêncio também. Muitas vezes, levantar da cadeira e ir até a mesa da pessoa, é mais fácil e ágil do que mandar um e-mail.
Claro que essa atitude não inibe o envio da mensagem eletrônica. Esse modelo auxilia até a formalizar a mensagem.
Fala
Um exemplo dessa forma de comunicação no trabalho já demos acima.
A fala também entra em contato por telefone e até mesmo mensagens de voz por aplicativos de mensagem. Por que não?
Mas cuidado para que não vire uma única mensagem vire um podcast ou um áudiobook. Ninguém merece.
Para muitos é a melhor forma de comunicação no trabalho. Mas para outros não. É preciso organização e manter as respostas em dia.
Se o fluxo de mensagens for muito grande, organize por pastas dentro do próprio e-mail. Não deixe acumular. Isso pode virar uma bola de neve e alguma mensagem muito importante, com demandas para aquele dia, pode ficar para trás. O que é inviável.
Aplicativos de mensagem
Existem várias opções hoje. Whatsapp é o mais utilizado. Só no Brasil, está instalado em 99% dos smartphones, segundo a pesquisa Panorama Mobile Time/Opinion Box.
Temos também o Telegram e o mais novato Slack.
Há possibilidade de grupos de departamentos e equipes e também as conversas individuais.
Algo que precisa ser bem estabelecido é o horário. Com a tecnologia, as pessoas estão conectadas o tempo todo. Enviar e responder mensagens fora do expediente está comum.
Então, converse com seu time e estabelece regras. O que é viável e o que não. Claro que essa situação varia de acordo com o que a atuação e mercado. Alguns segmentos demandam expediente 24 horas. Mas na hora de folga, nada de mandar mensagem e aguardar um retorno instantâneo. Lembra dos limites e do manual? Estabelecer aqui é muito bem-vindo.
Quer saber como inserir o whatsapp na rotina? Te indicamos aqui: Abertura de chamado via WhatsApp na sua empresa
Reuniões
Este texto foi escrito em novembro de 2020. Mesmo assim, o conteúdo é valido. Só chamamos a atenção porque as reunião nesse ano mudaram muito. As reuniões virtuais reinaram e chegaram para ficar. Quem nunca passou um dia inteiro em reunião online? Muitas pessoas! Mesmo sem a presença física, estimule a participação das pessoas. Solicitar a abertura da câmera e dar espaço a fala é essencial.
Quando presenciais, é uma ótima forma de se comunicar. E mais ainda, dar voz a todas as pessoas da equipe. Todos participam e contribuem. E agende apenas reuniões que façam sentido para seu time como um todo. Nada de perder tempo. Esse item está cada vez mais caro.
Saiba mais: Reunião de trabalho produtiva motiva a equipe;
Mural
Cada vez menos comum. O mural ainda sobrevive em algumas empresas. Mas está sendo substituído cada vez mais pela intranet. A área interna ou restrita do site é direcionada para comunicação interna. O foco é visual. O local de instalação tem que se estratégico. Onde as pessoas passam e até ficam um instante. No café, por exemplo, é um dos espaços indicados.
Ali, avisos importantes como bater o ponto todos os dias, aniversários do mês, metas e resultados, destaque de funcionários, prêmios, novas contratações. Enfim, tudo o que faz parte do dia a dia e que precisa daquele reforço.
Adobe Stock
Quais ferramentas podem melhorar a comunicação interna da equipe?
Se em um fluxo de atendimento de abertura de chamado em equipe externa não houve uma comunicação que flui bem, sabe quem é o prejudicado? A razão de existência da empresa: o cliente.
Logo na abertura, se a pessoa não argumenta e faz as perguntas básicas, como o gestor irá direcionar o técnico mais adequado para a demanda? E se o gestor não indicar muito bem o serviço, como o técnico irá se virar na visita?
Querendo ou não, a prestação de serviços tem muitas peculiaridades. Uma delas é a ordem de serviço bem preenchida. Ela não deixa de ser uma ferramenta de comunicação no trabalho. Você concorda? Ali o técnico se orienta desde o endereço, nome do cliente, até o que será realizado naquela visita.
Outro ponto é a comunicação entre gestor e técnico, quando esse já está na rua. Por mais que tenha smartphone, nem sempre é possível atender a ligação ou responder mensagem. Ainda mais quando está dirigindo ou atendendo um cliente.
Se for algo que faça parte do protocolo da visita, não pode ficar para trás. Então, como fazer?
Já que não tem como separar a comunicação da tecnologia nos dias de hoje, que tal ir além do whatsapp?
Comunicação entre clientes e prestadora
Hoje, as prestadoras de serviço pode contar com um sistema de gestão que além de organizar a rotina, facilita a comunicação no trabalho. Em primeiro lugar, tudo fica ali registrado. Em segundo lugar, o uso profissionaliza toda a equipe e também efetiva a comunicação com o cliente.
Como? O cliente sabe a hora exata que o técnico vai chegar. Por meio de um link que ele recebe por e-mail ou whatsapp, 0 acompanha a rota do profissional até o local da chamada. Isso sim que é comunicação! Sem contar com a segurança de receber realmente quem você solicitou.
Ainda, todos os papéis passam a ser digitais. Relatórios, ordem de serviço, check-list e até a avaliação do cliente. Tudo isso para, além de economizar, proporcionar mais agilidade no compartilhamento desses processos.
Por mais que a gente fale aqui, nada chegará perto da experiência de utilizar o sistema e sentir a facilidade no dia a dia.
Ah, já citamos que é possível aumentar a produtividade em até 40%?
Pois é, além de todas essas facilidades, erros são eliminados e você consegue aumentar as visitas com o mesmo número de técnico.
Já que você é uma pessoa bem interessada e chegou até aqui na leitura, não pode perder essa oportunidade.
Para melhorar toda a comunicação no trabalho e ir além nos resultados, que tal começar agora mesmo? Esse poder você tem e pode ser utilizado agora mesmo. O primeiro passo é clicar em agendar minha demonstração agora.
O segundo é utilizar nossas dicas aqui sobre comunicação e ter muito, mas muito sucesso na sua equipe. Conheça a Field Control. Mude sua realidade e mude o rumo da sua história melhor.
