Reunião de trabalho produtiva motiva a equipe

Reunião de trabalho produtiva motiva a equipe

Quem nunca foi interrompido de última hora para uma reunião de trabalho? Reuniões sem planejamento acontecem com mais frequência do que se imagina.

A reunião de trabalho produtiva é um dos principais tópicos de engajamento e motivação nas empresas.

Índices apontam que mais de 60% dos funcionários consideram as reuniões de suas respectivas empresas improdutivas ou mal conduzidas.

E 67% dos gestores apontam que essas reuniões não atingem o objetivo proposto. Ou seja, são um fracasso.

Mas essa reunião será mesmo produtiva? Tirar uma equipe inteira do posto de trabalho, quebrar o ritmo e produção da demanda que estava em produção tem resultado efetivo?

 

 

Se for reunir seus funcionários ou as equipes separadamente, crie motivos. Reuniões sem propósitos e temas definidos podem quebrar até o engajamento do período de trabalho.

Esses encontros feitos apenas como procedimentos não qualificam os processos.

Uma sugestão é criar temas para reuniões. Por exemplo, um funcionário de destaque pode explicar como são os processos executados por ele, solucionar problemas comuns apresentados pelos clientes.

Além de divulgar metas alcançadas e desenvolvidas pelas equipes ou gestores.

 

Uma reunião de trabalho produtiva é aquela: 

  • na qual soluções para problemas são encontradas;
  • processos ajustados com praticidade;
  • quando todos os participantes falam e são ouvidos. Isso, independentemente do cargo;
  • quando há mais de um assunto na pauta, comece pelo mais complexo;
  • caso seja uma reunião com várias equipes e com abordagens individuais, inicie com informações gerais.  Depois reúna grupo a grupo. Assim, você otimiza o tempo. Consequentemente, as pessoas são poupadas de cansaço e atraso de tarefas;
  • sempre que reunir sua equipe foque nos assuntos e objetivos. Nunca agende a reunião para mostrar serviço ou cumprir protocolo;
  • discussão e mensuração de resultados;
  • brainstorm sobre uma nova ação com clientes;
  • compartilhamento de ideias e sugestões dos funcionários;
  • quando a empresa aderir um novo sistema, aplicativo, equipamento com necessidade de explicação de uso;
  • seja pontual. Não só o gestor que agendou a reunião. Indique que todos os envolvidos precisam estar preparados. Por isso, o agendamento e informe prévios são importantes.

 

Como se planejar

Enfim, motivos não faltam. Porém se atente a não realizar muitas reuniões na semana. Ou até no mesmo dia.

Muitos gestores não percebem. Mas retirar o funcionário de suas funções para reuniões frequentes, atrasa todo o andamento do trabalho.

Além disso, é muito comum pessoas que não participam diretamente do processo.

Uma outra dica é não dar um feedback negativo a um funcionário na frente dos demais. Chame-o para conversar individualmente. Aponte os erros. Entretanto, ao mesmo tempo, indique os processos que possam corrigir essas falhas.

Expor o erro de um funcionário sem necessidade, principalmente quando é possível reverter a situação, pode causar desmotivação. A pessoa também pode se sentir humilhada. Essa atitude pode levar aos demais omitirem os erros. Afinal, quem gosta de julgamentos em público?

E o principal: tenha foco! Um assunto fora da pauta tomou contado escopo da reunião?  Marque uma discussão especificamente sobre ele.

O responsável pode cortar assuntos que não estejam na pauta daquela reunião. Assim como, solicitar a consulta do celular apenas em dias e situações com emergências.

Quebre o protocolo das reuniões. Precisam sempre ser nas salas fechadas? Que tal reunir seus funcionários em um café agradável próximo à empresa?

Sair da rotina inspira a criatividade das pessoas.

O funcionário irá criar expectativas para a próxima reunião. Ainda mais se o tema, resultado e local tenham criado uma atmosfera produtiva e agradável.

 

Como planejar uma reunião de trabalho produtiva

O responsável pelo agendamento pode separar os tópicos essenciais. Não ultrapasse muito tempo programado. A produção de um check-list auxilia muito.

Limite um tempo considerável para cada assunto.

Uma solução: peça para cada participante preparar a sua apresentação. Isso inclui qualquer atividade apresentada no encontro. Em outras palavras, respeite o cronograma.

Caso seja discussão de planejamentos, peça para cada um já produzir sua parte em seu posto de trabalho. Assim na hora marcada, serão abordados apenas os pontos fortes e fracos de cada uma.

Programe água e café. Evite a necessidade de solicitar durante a reunião. Acima de tudo, deixa os participantes mais confortáveis.

Marque a reunião com antecedência. Assim todos os envolvidos poderão adiantar as tarefas mais urgentes do dia. Além de evitar atrasos.

Organize antecipadamente e prepare os materiais que precisará usar. Retroprojetor, notebook, apresentações em slides devem estar prontos.

Nomeie algum membro da equipe para produzir a ata.

O documento é métrica para evolução dos processos. Dessa forma, indica não só quem participou. Informa as propostas, metas e objetivos planejados e alcançados.

Uma ata bem feita pode ser resumir a ação de toda a reunião para pessoas que não participaram no momento do encontro.

 

Após a reunião:

Não adianta dispensar tempo e  discussões. Ainda mais quando o foco da reunião foge do resultado final.

Após a reunião, avalie se realmente todos os itens do check-list foram abordados e tiveram a conclusão esperada.

Caso negativo, reavalie e reflita os erros para evitá-los na próxima reunião.

Tenha feedback dos participantes da reunião.

Cheque se houve entendimento sobre todos os aspectos abordados. Caso dúvidas surtiram a partir da reunião, se adeque ao modo de transmissão e debate.

 

Foco da reunião produtiva

A reunião produtiva tem que ter o foco voltado para o negócio. Renove sempre estratégias. Elas  que possam melhorar a qualidade do produto e do serviço prestado. Mas principalmente, estabeleça metas para o atendimento ao cliente.

Os negócios que sempre surpreendem o cliente são os que mais faturam. E todas essas ações podem ser frutos de reuniões produtivas com toda a equipe.

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