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Como escolher um programa para ordem de serviço no celular: 10 coisas que não podem faltar.

Como escolher um programa para ordem de serviço no celular: 10 coisas que não podem faltar.

Tempo é dinheiro! Quem nunca ouviu essa frase? Mas quando se trata de uma empresa que desenvolve seu trabalho por meio de visitas a clientes, tal como dedetizadoras, desentupidoras, empresas de manutenção, segurança eletrônica, telecomunicações, entre outras, essa frase é ainda mais verdadeira. Se você recebe por cada cliente visitado, conseguir visitar mais clientes, manter a qualidade de serviço e desenvolver um atendimento ao cliente personalizado são fundamentais para o desenvolvimento financeiro de seu negócio. Como conseguir unir menos tempo,mais clientes e maior arrecadação? A resposta está na mobilidade empresarial e tecnologia: sua empresa precisa de um programa para ordem de serviço no celular.

Leia mais: Se você ainda não entende a importância da ordem de serviço empresarial, sugerimos que leia esse artigo especial.

E por falar em tempo, você já parou para pensar quantas horas você perde preenchendo ordens de serviço em papel? Já se pegou gastando uma tarde inteira procurando alguma anotação de uma visita técnica realizada no mês anterior em que o cliente pediu uma revisão? Já não soube responder onde um de seus técnicos estava e quanto tempo ele demoraria para chegar até seu cliente?

Se você controla ou faz parte de uma equipe de campo,com toda certeza já passou por problemas semelhantes aos narrados acima. Na era digital, entretanto, algumas soluções surgem para facilitar o dia a dia de gestores e técnicos, entre elas a possibilidade de implementação de um programa para ordem de serviço no celular.

Atualmente nada é mais valioso no processo de administrar uma empresa que possui uma equipe externa, ou equipe de campo, do que a otimização de tempo, a fácil comunicação entre equipes e a capacidade dos gestores de gerirem seus colaboradores independente do local em que estão.

Para te ajudar a encontrar o melhor programa para ordem de serviço no celular separamos 10 coisas que não podem faltar em um aplicativo de ordem de serviço como esse. Continue acompanhando esse artigo e aprenda tudo o que um software como esse pode fazer por  seu negócio.

Leia também: 5 aplicativos para empresas que facilitam a rotina de trabalho

10 coisas que não podem faltar no programa para ordem de serviço no celular da sua empresa

Se você está começando a procurar um programa para ordem de serviço no celular para implantar na sua empresa, alguns pontos fundamentais precisam ser observados para que você não contrate um serviço que vai ficar devendo algum tipo de assistência fundamental para seu negócio.

#1 Capacidade de agendamento de visitas

A integração do programa para ordem de serviço no celular com a agenda da equipe externa e controle do gestor facilita a comunicação com a empresa e integra o sistema de repasse de informações com as chamadas dos clientes.

#2 Notificações

Ainda relacionado a agendamentos, o sistema de notificação é fundamental para informar o técnico externo de algum agendamento emergencial ou mudança de horário de algum cliente que já estava agendado. Por isso, a funcionalidade é indispensável para ninguém perder tempo visitando algum cliente de desmarcou ou esquecer de fazer uma visita agendada às pressas.

#3 Visibilidade e linha do tempo

Um dashboard visual e facilmente editável é fundamental para que técnicos e gestores consigam enxergar facilmente a organização dos dias por horas e evolução de cada serviço, além de acompanharem o tempo de deslocamento entre atividades.

Testar a facilidade de visualização de qualquer informação é fundamental para o programa para ordem de serviço no celular ser realmente útil para toda a empresa.

Em alguns aplicativos basta arrastar as atividades para trocá-las de ordem, de horário ou técnico.

#4 Segurança

Um programa para ordem de serviço no celular deve ter uma política de segurança de informações rígida e bem consolidada, afinal, o que transita por esse aplicativo são informações importantes da sua empresa e de seus clientes. O vazamento de informações não pode ser uma possibilidade e esse é um quesito fundamental na escolha de um aplicativo para suas atividades externas.

#5 Agilidade de acesso à ordem de serviço

A eliminação das pilhas de papéis é a principal vantagem da adoção de um programa para ordem de serviço no celular. O aplicativo deve ter uma área dedicada ao armazenamento das informações que você precisa repassar para a equipe externa por meio da ordem de serviço de maneira digital.

#6 Inclua fotos, formulários e assinaturas

Não é só de texto que se vive uma ordem de serviço online, por isso certifique-se que o programa adotado por sua empresa também tem a funcionalidade de envio de fotos, preenchimento de formulários e a capacidade de coletar a assinatura do cliente a cada visita. Em alguns casos, o cliente assina na tela do telefone ou tablet.

#7 Encaminhando do OS

Uma das vantagens da adoção de um programa para ordem de serviço no celular é a possibilidade de ampliar a comunicação entre empresa e cliente. Uma vez que as informações ficam armazenadas em um aplicativo é possível encaminhar a OS para seu cliente de maneira fácil e digital, sem a necessidade impressão de mais um documento, facilitando o armazenamento da informação também para seu cliente, que não terá que armazenar mais uma folha de papel em seu escritório.

#8 Visibilidade geográfica dos técnicos

Além da digitalização das informações da ordem de serviço uma grande vantagem que você deve observar ao escolher seu programa para ordem de serviço no celular é a possibilidade de acompanhar seus técnicos por onde eles passarem. Essa funcionalidade permite que você passe estimativas de horário de chegada do técnico para seu cliente, além de perceber, em caso de chamadas de urgência, qual técnico consegue se deslocar com mais facilidade até o local da emergência.

Dentro dessa ideia uma bom programa para ordem de serviço no celular também deve apresentar a funcionalidade de planejador de rotas inteligentes, para guiar a equipe de maneira a otimizar ainda mais o trabalho e o tempo, sem deslocamentos desnacessários ou  em vai e vem.

Leia mais: Gerenciamento de rotas aumenta a produtividade?

# 9 Visibilidade da situação das atividades em tempo real

Com um programa para ordem de serviço no celular que permite a inserção de um checklist de atividades a serem desenvolvidas em uma visita técnica  você,como gestor,consegue acompanhar em tempo real quais atividades já foram desenvolvidas pela equipe de campo e quais ainda estão em processo dentro de cada cliente. Novamente um ponto para a otimização de tempo e gestão da de pessoas para a equipe externa.

#10 Histórico das ordens de serviço

Um programa para ordem de serviço no celular precisa ser capaz de armazenar todo o histórico de serviços realizados para cada cliente. Dessa forma, além de feedback para seus clientes, você é capaz de entender a frequência dos chamados e ver em detalhes todos os acontecimentos da realização do serviço.

Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias e principalmente responder questionamentos dos clientes com segurança.

Dica extra para a escolha do programa para ordem de serviço no celular

Uma funcionalidade que pode fazer toda a diferença para você é a integração com outros sistemas,caso sua empresa utilize alguma plataforma administrativa. Nesse caso, a opção de integração pode ser fundamental para manter suas atividades atualizadas em ambos os sistemas, por isso, se esse for seu caso, procure um aplicativo que possibilite essa integração.

O que é fundamental em um programa para ordem de serviço no celular é que ele possibilite um acompanhamento 100% digital, ou seja, o técnico recebe as atividades no celular, preenche o checklist, anexas as fotos e colhe a assinatura tudo pelo aplicativo.

É importante observar que nesse caso o programa também deve funcionar fora de conexão com a internet, uma vez que em alguns locais essa conexão pode ser impossibilitada por falta de sinal ou outros problemas. O aplicativo deve funcionar offline e sincronizar as informações assim que houver uma nova conexão. Assim garante-se a integridade das informações em qualquer situação.

Os programas para ordem de serviço no celular são excelentes exemplos de como as tecnologias digitais vieram para auxiliar ainda mais o desenvolvimento de empresas em setores diversos e possibilitar maior organização, controle e lucratividade para todos os envolvidos, sejam eles gestores ou técnicos.

Se você está a procura de uma solução completa para sua empresa, no que tange a organização de processos internet e otimização das tarefas, talvez seja o momento de conhecer a Fiel Control. Somos um aplicativo que tem o objetivo de ajudar a sua empresa a otimizar processo e economizar tempo e dinheiro, então entre em contato com a nossa equipe e descubra o que podemos fazer por você.

 

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