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Reunião produtiva motiva a equipe

Reunião produtiva motiva a equipe

Quem nunca foi interrompido de última hora para uma reunião? Reuniões sem planejamento acontecem com mais frequência do que se imagina. A reunião produtiva é um dos principais tópicos de engajamento e motivação nas empresas. Índices apontam que mais de 60% dos funcionários consideram as reuniões de suas respectivas empresas improdutivas ou mal conduzidas. E 67% dos gestores apontam que essas reuniões não atingem o objetivo proposto, ou seja, são um fracasso.

Mas essa reunião será mesmo produtiva? Tirar uma equipe inteira do posto de trabalho, quebrar o ritmo e produção da demanda que estava em produção tem resultado efetivo?

Se for reunir seus funcionários ou as equipes separadamente, crie motivos. Reuniões sem propósitos e temas definidos podem quebrar até o engajamento do período de trabalho. Esses encontros feitos apenas como procedimentos e sem assuntos e resultados efetivos não qualificam os processos.

Uma sugestão é criar temas para reuniões, por exemplo, um funcionário de destaque pode explicar como são os processos executados por ele, solucionar problemas comuns apresentados pelos clientes. Divulgar metas alcançadas e  desenvolvidas pelas equipes ou gestores.

Uma reunião produtiva é aquela: 

  • na qual soluções para problemas são encontrados;
  • processos ajustados com praticidade;
  • quando todos os participantes têm voz, independentemente do cargo;
  • quando mais de um assunto for abordado, comece pelo mais complexo;
  • caso seja uma reunião com várias equipes e com abordagens individuais, inicie com informações gerais e depois reúna grupo a grupo. Assim o tempo é otimizado e as pessoas são poupadas de cansaço e atraso de tarefas;
  • sempre que reunir sua equipe tenha assunto e objetivos a serem cumpridos. Nunca agende a reunião para mostrar serviço ou cumprir protocolo;
  • discussão e mensuração de resultados;
  • brainstorm sobre uma nova ação com clientes;
  • compartilhamento de ideias e sugestões dos funcionários;
  • quando a empresa aderir um novo sistema, aplicativo, equipamento com necessidade de explicação de uso;
  • seja pontual. Não só o gestor que agendou a reunião, mas indique que todos os envolvidos precisam estar preparados. Por isso, o agendamento e informe prévios são importantes.

Enfim, motivos não faltam, porém se atente a não realizar muitas reuniões na semana ou até no mesmo dia. Muitos gestores não percebem, mas retirar o funcionário de suas funções para reuniões frequentes, atrasa todo o andamento do trabalho. Além disso, é muito comum pessoas que não participam diretamente do processo.

Uma outra dica é não dar um feedback negativo a um funcionário na frente dos demais. Chame-o para conversar individualmente e aponte os erros, mas ao mesmo tempo, indique os processos que possam corrigir essas falhas. Expor o erro de um funcionário sem necessidade, principalmente quando é possível reverter a situação, pode causar desmotivação. A pessoa também pode se sentir humilhada. Essa atitude pode levar aos demais omitirem seus erros para que não sejam apontados publicamente.

E o principal: tenha foco! Sempre que um assunto que não estiver no escopo da reunião for abordado e demandar maior discussão, marque uma reunião especificamente sobre ele. O responsável pode cortar assuntos que não estejam na pauta daquela reunião. Assim como, solicitar que o celular seja consultado apenas em emergências.

Quebre o protocolo das reuniões. Precisam sempre ser nas salas fechadas? Que tal reunir seus funcionários em um café agradável próximo à empresa? Sair da rotina inspira a criatividade das pessoas. O funcionário irá criar expectativas para a próxima reunião, caso o tema, resultado e local tenham criado uma atmosfera produtiva e agradável.

Como planejar uma reunião produtiva

O responsável pelo agendamento pode separar os tópicos essenciais para que não ultrapasse muito tempo. A produção de um check-list auxilia muito.

Limite um tempo considerável para cada assunto. Uma solução é pedir que cada participante já prepare sua apresentação ou atividade que será divulgada no encontro. Caso seja discussão de planejamentos, peça para cada um já produzir sua parte em seu posto de trabalho, assim na hora marcada, serão abordados apenas os pontos fortes e fracos de cada uma.

Programe água e café para evitar a necessidade de solicitar durante a reunião e também deixar os participantes mais confortáveis.

Marque a reunião com antecedência. Assim todos os envolvidos poderão adiantar as tarefas mais urgentes do dia. Além de evitar atrasos.

Organize antecipadamente e prepare os materiais que precisará usar. Retroprojetor, notebook, apresentações em slides devem estar devidamente prontos.

Nomeie algum membro da equipe para produzir a ata. O documento é métrica para evolução dos processos, indicar quem participou, as propostas, metas e objetivos planejados e alcançados. Uma ata bem feita pode ser resumir a ação de toda a reunião para pessoas que não participaram no momento do encontro.

Após a reunião:

Não adianta dispensar tempo e  discussões, se o foco da reunião não for alcançado. Após a reunião, avalie se realmente todos os itens do check-list foram abordados e tiveram a conclusão esperada. Caso negativo, reavalie e reflita o que pode ser ter acontecido para evitar na próxima.

Tenha feedback dos participantes da reunião. Cheque se houve entendimento sobre todos os aspectos abordados. Caso dúvidas surtiram a partir da reunião, é preciso adequar o modo de transmissão e debate.

Foco da reunião produtiva

A reunião produtiva tem que ter o foco voltado para o negócio. Renovar sempre estratégias que possam melhorar a qualidade do produto e do serviço prestado, mas principalmente o atendimento ao cliente é fundamental. Os negócios que sempre surpreendem e satisfazem o cliente são os que mais faturam. E todas essas ações podem ser frutos de reuniões produtivas com toda a equipe.

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