Atrasos, não atendimento no dia marcado, perda de papel com informações extremamente importantes, falta de organização das ferramentas e também do agendamento, não ter ideia da localização de cada equipe. Esses são apenas alguns problemas que milhares de prestadoras de serviços de diferentes segmentos enfrentam diariamente. E a saída é muito mais simples que parece: um sistema de gestão de equipes externas soluciona tudo em um único lugar.
A gestão é uma ciência mais complicada na prática do que na teoria. Independentemente do tamanho da empresa, alcançar as metas para crescimento e atingir o lucro esperado envolve seguir uma série de processos executados por ferramentas que administram com praticidade as demandas do dia. Para empresas de instalação e manutenção, quanto mais chamados abertos sem uma organização eficiente, menos clientes e contratos fechados.
Com o apoio da tecnologia e organização por parte dos gestores, é possível virar a chave e manter o funcionando de todas as chamadas de forma plena e ainda, ultrapassar os objetivos e metas implementados.
O que é um sistema de gestão de equipes externas?
O sistema de gestão de equipes externas tem diversas funções que se complementam e conversam entre si. Desde a ordem de serviço, por onde todo o trabalho começa, até a avaliação do cliente, passando pelo relatório de produtividade, todas essas ferramentas ficam disponíveis em um único software.
Nesse sistema, o gestor consegue:
- Emitir e ter controle de ordem de serviço;
- Saber a localização em tempo real de cada equipe de campo;
- Roteirização e controle de km;
- Relatório fotográfico, relatório de visita técnica e checklist digitais;
- Organização de todos os equipamentos com falhas que serão ou foram atendidos pelos técnicos;
- Cadastro de cada material utilizado por visita.
Vantagens do uso do sistema de gestão de equipes externas
Para empresas de instalação e manutenção:
- Torna transparente todo o processo entre gestão e equipe de campo;
- Elimina 100% o uso de papel nas visitas (ordem de serviço, checklist e avaliação do cliente);
- Proporciona agilidade para detecção de erros cometidos instantaneamente;
- Redução de custo com combustível por traçar rotas mais inteligentes entre os chamados;
- Indica os resultados por equipe e por cliente, com médio de tempo de execução, deslocamento entre as visitas, pesquisa de satisfação dos clientes, entre outros.
Antes e depois do uso do sistema de gestão de equipes externas por uma empresa de instalação e manutenção
Para o cliente:
- Tem acesso ao horário exato que o técnico chegará no local. Apenas essa ferramenta já elimina dois problemas campeões de reclamação na prestação de serviços. O primeiro deles, atraso da equipe e o segundo, a segurança. Por meio de um link enviado por e-mail ou whatsapp, a pessoa responsável pela abertura do chamado acompanha a rota de onde o técnico está até o endereço indicado. Sabe quando pedimos Uber e acompanhamos o trajeto do carro até nós? É o mesmo processo;
- Todos os documentos utilizados são enviados via PDF para o cliente, desde a ordem de serviço, relatório fotográfico, até cópia da pesquisa de satisfação sobre o serviço prestado preenchida ao fim da visita. Nada de acumular papel e sempre que houver qualquer dúvida, basta fazer uma pesquisa no e-mail que o documento estará lá para consulta.
Como promover aumento de produtividade com sistema de gestão para equipes externas
Todas essas funções e ferramentas citadas acima ficam disponíveis dentro do Field Control, sistema de gestão de equipes externas. O gestor tem acesso via desktop para gerenciar as demandas e os técnicos por aplicativo instalado no smartphone.
O sistema do gestor conecta-se automaticamente com o app, isso significa que a cada novo chamado aberto cadastrada no sistema, é direcionada ao técnico. Mas não de qualquer forma, ao saber da localização exata de cada equipe, o responsável pela gestão consegue direcionar a que está mais perto do local. E ainda checar qual o status das visitas, conforme imagem abaixo:
Painel de control do Field Control, sistema de gestão de equipes externas
Com a digitalização dos processos, aquelas ordens de serviços incompletas, sem as informações mais importantes deixam de existir. O técnico só consegue encerrar a visita e ter acesso a informação da próxima, quando todos os campos indicados pelo gestor estão completos. Caso o seu segmento exija o uso obrigatório de EPI, é possível também inserir um termo de uso para assinatura sempre antes do técnico iniciar um novo serviço.
As ferramentas incluídas e utilizadas conjuntamente aumentam a produtividade em 40%. Isso porque a gestão passa a organizar as demandas mais rapidamente, elimina os principais erros que demandam uma atenção especial e os técnicos têm mais praticidade, pois o preenchimento de muitos processos ficam apenas no aplicativo.
A produção dos relatórios fotográfico e de visita técnica economiza tempo, não apenas no momento em que estão em produção, mas também no envio aos clientes, já que basta enviá-los diretamente via PDF por e-mail. E com a roteirização, o Field Control dispensa o uso do Waze, indicando rotas mais rápidas ou mais curtas.
Se a sua empresa de instalação e manutenção sofre com a qualidade de atendimento ao cliente com reclamações frequentes, chegou o momento de mudar! Ou seus clientes é que mudaram de prestadora.
A produtividade e as metas atingidas chegam quando a empresa se adequa ao que há de melhor no mercado e comprovado por mais de 2000 mil empresas espalhadas pelo Brasil e América Latina. Venha para a melhor opção para resolver os problemas do dia a dia de quem trabalha com equipes externas atuantes em instalação e manutenção.
Agende agora uma demonstração GRÁTIS. Fale com um dos nossos especialistas em gestão e pare de perder tempo e dinheiro!
