A ordem de serviço é um documento de extrema importância para as empresas prestadoras de serviço. Pode parecer um simples papel com tarefas momentâneas para quem está fora da operação. Ou simplesmente um papel para assinar, após a execução do serviço. Porém, com essa ordem que é possível fazer controle sobre as ações e também avaliações com dados importantes para todo o negócio. E pensando sempre na sua produtividade, você sabe como organizar com um sistema de ordem de serviço?
Quando não alinhado ao seguir um protocolo de emissão e atualização, o sistema de ordem de serviço fica desorganizado, sem cumprir um dos principais papéis: manter a produtividade e organização sempre em alta.
Por que manter o sistema de ordem de serviço organizado?
Erros na gestão acontecem sim. Entretanto, com um frequência exagerada pode levar a empresa para mau caminho.
Vamos te fazer algumas perguntas aqui para checar como anda sua organização no quesito ordem de serviço. Contamos 100% com a sua honestidade, ok?
Ao abrir um chamado, como é agendada e organizada uma visita na sua empresa?
Uma única ordem de serviço sobrevive ao ser repassada para a pessoa responsável pela abertura, pelo técnico e demais funcionários? A sua resposta aqui é fundamental. A perda da OS é mais comum do que se pensa.
O técnico que recebe esse documento tem condições de executar o serviço, sem questionar nenhum dado? Isso, desde o mais básico como o endereço até o mais complexo, como o problema a ser resolvido.
Você sabe quantas ordens de serviço emite por mês? Ou até mesmo quanto tempo cada técnico fica em cada visita?
E aí, como foi o desempenho da sua empresa? Se todas as respostas te deixam em dúvida ou com uma leve dor de cabeça, realmente você precisa urgente ler as próximas linhas.
Vamos começar pelo modelo que você usa atualmente. Será que a sua OS atual atende tudo o que o técnico precisa durante a visita?
Itens obrigatórios para uma ordem de serviço
- Número – caso sua empresa seja nova, ele deve começar pelo 1. E se aderir a ordem de serviço digital, esse número pode ser sequencial à última remessa impressa. Em conclusão, não exclui as ordens emitidas anteriormente;
- Dados do cliente: Nome, telefone, empresa (caso seja uma conta empresarial), endereço da visita.
- Horário de abertura da chamada;
- Nome do técnico;
- Checklist de itens de acordo com o segmento de atuação;
- Fotos podem ser incluídas. Certamente, elas são importantes para documentar a situação de peças e equipamentos que foram trocados e/ou reparados;
- Campo para observações, no qual o técnico pode incluir relatos. Por exemplo, sobre o funcionamento do equipamento, atual estado e outras demandas;
- Assinatura do cliente.
Para ter um exemplo sobre como o preenchimento de uma ordem de serviço é simples. Acesse o passo a passo no link: Como preencher uma ordem de serviço.
Todas essas funções citadas acima são possíveis incluir na ordem de serviço digital.
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Como organizar um sistema de ordem de serviço
Agora chegamos ao ponto central deste conteúdo. A melhor forma de organizar as ordens de serviço é com a tecnologia. É uma maneira muito prática e econômica. A ordem de serviço digital tem a proposta de eliminar blocos, pranchetas e aquelas prateleiras com pastas e mais pastas.
Outra vantagem é que um item pode ser incluído ou excluído a qualquer momento, sem a necessidade de solicitar novos blocos para impressão.
A facilidade no momento da consulta, principalmente com o cliente na linha, garante qualidade no atendimento. Basta inserir o número daquela ordem ou a data para rápida localização no sistema. E a partir daí, ter acesso ao documento solicitado.
Se você leu e está se perguntando sobre a via do cliente e também sobre a assinatura, a resposta vem agora. O cliente assina a ordem de serviço no próprio aplicativo do técnico e, consequentemente, a recebe via e-mail. Ou seja, sem papel para o técnico e cliente, proporcionando mais economia e liberação de espaço. Afinal, quem gosta de ficar acumulando papel sem necessidade?
Por ser digital, o técnico recebe a ordem de serviço direto pelo aplicativo desenvolvido exclusivamente para equipes externas. O armazenamento de todas as ordens é feito em nuvem. Dessa forma, não ocupa memória do computador, notebook ou tablet utilizado pelo gestor. Por meio de uma base segura, basta acessar a conta e buscar a ordem que deseja, não importa a data. Em instantes, o documento aparece na sua tela.
Em outras palavras, as pilhas de papel somem da sua mesa. E aquelas pastas nas estantes desaparecem como um passe de mágica. Como resultado, você terá mais espaço no ambiente. Quem sabe, com possibilidade de ampliar seu estoque de peças?
Com a economia na compra de papel, você tem condições de investir em processos que realmente farão a diferença na produtividade da empresa e da equipe.
Facilidade na comunicação entre técnico e gestor com um sistema de ordem de serviço
Assim que uma OS é aberta pelo sistema de ordem de serviço, o gestor consegue ter uma visão geral de todas as atividades que estão sendo executadas naquele momento. E o mais importante, a localização de cada técnico em tempo real. Tudo isso pela linha do tempo que o software integrado ao aplicativo tem como ferramenta.
Com isso, basta incluir a ordem para o profissional que está mais próximo ao local. Portanto, caso a visita seja de urgência, não há necessidade de nenhuma ligação. A OS é enviada do software diretamente para o aplicativo do técnico escolhido, em um clique.
Todos esses tópicos citados facilitam a gestão das equipes, a execução dos reparos/instalações, e também a vida do cliente que não precisa mais arquivar e se preocupar em perder as ordens de serviço. Quer mais facilidade que essa?
Nem precisamos citar sobre o impacto direto na produtividade.
Foi por esses e outros motivos que o Field Control foi criado. Acima de tudo, para melhorar a qualidade dos serviços prestados no Brasil. E sua empresa pode se juntar a nós.
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