As prestadoras que oferecem serviços complexos podem ter familiaridade com a matriz de risco. Assim como muitos outros processos, é mais uma opção de estratégia que mapeia os problemas que podem ser evitados.

A matriz de risco começa logo na gestão, e quando se trata desse gerenciamento, a Field entende muito. Tanto que decidiu elaborar cinco passos para você criar sua própria matriz e assim, promover uma produtividade cada vez mais frequente.

O conceito real e literal desse tipo de matriz é o seguinte: é uma ferramenta que pode ser utilizada e aplicada em todas as empresas, independentemente do modelo de negócio.

O principal objetivo é ser um indicador de tomada de decisão.

A tomada de decisão é realmente algo muito desafiador. E quando tem que ser feita de forma rápida e precisa, aí que o desespero pode bater na porta.

A possibilidade de tomar um caminho errado é bem grande. E com a matriz de risco, é uma forma mais assertiva de evitar erros que podem ser incorrigíveis.

O ideal é que seja algo visual e de fácil acesso para ser consultado sempre. E ali, naquele documento que pode ser uma planilha ou gráfico, devem constar os níveis de riscos de determinadas ações de acordo com área de atuação da empresa.

Para melhor fixação da ideia, confira esse modelo do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão:

Reprodução: MATRIZ DE RISCOS Matriz de Riscos – Gestão de Integridade, Riscos e Controles Internos da Gestão/Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão[/caption]

Com esse modelo vai ficar muito mais fácil desenvolver o seu, certo? A definição das cores fica a critério do responsável pela análise. Algumas empresas utilizam o clássico verde, amarelo e vermelho para facilitar e agilizar a visualização e análise logo de cara.

 Matriz de risco: 5 passos para criar a sua

Passo 1

A questão aqui é: Por que minha empresa precisa ter uma matriz de risco? Um gestor de prestadora de serviço precisa? Se a resposta for sim, em quais momentos seria utilizada como estratégia?

Bom, aqui, neste mesmo blog do qual você está lendo tem vários exemplos.

A prestação de serviços, assim como os diversos processos que você oferece, também corre o risco de falhas e erros.

E quando eles acontecem, é sempre bom ter uma bússola por onde se orientar.

A gente sabe de cor e salteado que a organização anda de mãos dadas com a produtividade. E essa matriz auxilia a ter tudo metrificado, ponto por ponto.

Você sabe quais são os pontos críticos que fazem com que a sua produtividade esteja longe da meta? Então, as probabilidades de erros graves podem estar batendo na porta. Fique atento!

Passo 2

Agora, você deve definir o que necessita ser classificado e fazer parte da sua matriz de risco.

Não tem como a Field te dar um modelo pronto, pois varia de negócio para negócio, de acordo com a fase, perspectiva de crescimento, avaliação e correção de erros, agilidade na correção de falhas que podem impactar em perdas de contrato. Tudo isso pode contar!

Prestadoras, por exemplo, devem seguir as possibilidades e classificações de risco, de acordo com o segmento.

Passo 3

Determine a classificação que irá adotar. As mais utilizadas como padrão são as seguintes:

A rainha suprema da classificação é a probabilidade.

Um exemplo, qual a probabilidade de um acidente de trabalho de um técnico que compõe sua equipe externa, ao atender uma indústria com produção em escala global?

Essa classificação pode auxiliar desde o zêlo pela segurança do colaborador até o preço que será cobrado por esse contrato que pode ter o caráter de alto risco. Parece que tudo começou a ficar com mais sentido…

Passo 4

Decididas as prioridades, vamos para as classificações de impacto que podem ser entre 1 e 5.

É possível também ir mais longe com os número, de 1 a 10, por exemplo.

Como o foco é uma análise muito rápida, cinco possibilidades já podem evitar palpitações, deixar as decisões mais assertivas e te salvar de um possível mar de dúvidas durante um maremoto. E essa não é a intenção da nossa matriz.

Uma informação bem válida é não construir a matriz de risco apenas com responsáveis pela gestão.

Reúna seu time. Chame os técnicos, a galera que fica na base de atendimento ao cliente, os responsáveis pelo estoque, enfim.

E não importa o tamanho da sua empresa. Cada um pode contribuir de acordo com a vivência de cada cargo. Sabe a famosa frase Cada um sabe a dor e a delícia de ser o que é?. 

Então, cada um sabe das probabilidades e risco que corre e o impacto direto na gestão da empresa.

Ah, a reunião tem que ser aquela produtiva, todo mundo ter sua vez de falar e todas as ideias devem ser estudadas. Não só a do líder da equipe.

Aproveite que você já está por aqui e ganhe mais uma forcinha para ser aquele gestor ou gestora gente boa que todo mundo sai falando bem por aí: Reunião produtiva motiva a equipe.

Passo 5

Toda a equipe se reuniu em um dia super produtivo e dali saiu a matriz de risco de empresa. E agora que ela existe, o que fazer? Só olhar para ela sempre que bater o pânico?

Se a sua resposta foi sim, não está errada. Mas a ideal é NÃO! Calma, respire fundo e não fique frustado.

Com aquela tabela linda, toda preenchida e colorida, os gestores vão colocar a mão massa (mais ainda do que já colocam no dia a dia). Como assim?

Vocês mapearam todas probabilidades de risco de acordo com as escalas, correto?

A parte mais legal de toda a matriz não é sentir alívio quando tiver a resposta pronta, ali no quadro no momento que precisar.

É prevenir que você tenha que acioná-la.

Captou a mensagem?

Evite erros e falhas. Assim, você nunca vai precisar da matriz de risco na sua gestão

Já que está tudo explicado e você já está agendando com sua equipe aquela reunião para produzir a própria matriz de risco, uma das soluções para evitar possíveis erros na prestação de serviços é a padronização de processos.

E a organização deve começar por onde? Pelo começo, óbvio.

Pare e responsa rápido: qual o primeiro processo de uma chamada para a visita?

Abrir a ordem de serviço é a resposta correta!

Perder, molhar, entregar com falhas, borrões e rasgos não é legal. E com informações faltando, nem se fala.

Ainda bem que você parou e está aqui com a Field. Você vai ter a oportunidade de salvar a sua ordem de serviço implementando um novo modelo na sua equipe.

É só baixar AQUI e é gratuito, ok? E o melhor é que esse modelo de ordem de serviço atende a todas as necessidades das prestadoras.

E se você quiser ir ao infinito e além, pode partir para modelo digital. E não só com a ordem de serviço.

Tem relatório fotográfico, check-list, assinatura e avaliação do cliente… é um lance que só melhora neh, incrível… sem falar nos relatórios que são gerados de forma automática. Bingo!

O que os relatórios têm a ver com a matriz de risco?

Tudo a ver… tipo Romeu e Julieta, Piu-piu e Frajola. Se você tem um relatório que te aponta:

• O desempenho dos técnicos (por equipe e individual);
• O tempo de reparo e das manutenções (por cliente/por técnico);
• Qual problema é mais recorrente em determinada máquina/equipamento;
• A pontualidade de chegada nas visitas;

Entre outros dados super relevantes para a sua produtividade, você pode rapidamente ter acesso às falhas e erros e corrigi-los antes que vire uma bola de neve e fazer com que a matriz de risco precise ser acionada!

Agora que fez mais sentido ainda…

Então, a Field não te deixou com os olhos brilhando à toa. E não, você não vai precisar deixar esse lindo conteúdo por aqui e ir atrás de um sistema que tenha todos esses processos digitais.

Mais que oferecer um completo e acessível, que atende todas as necessidades diárias da equipe externa na palma da mão, você tem a oportunidade de fazer uma demonstração agora, neste momento.

Sentir na prática é bem melhor e como a gente sabe que você concorda, agende sua demonstração gratuita do sistema de gestão de equipes externas.

É muito fácil, prático e intuitivo. Mas se você precisar de uma força para qualquer processo, nosso time vai te dar aquela orientação necessária para que você alcance uma produtividade 40% maior da que tem hoje, assim como os demais usuários do sistema.

Se quiser ver para crer, acesse nossos cases de sucesso aqui mesmo no blog e tire suas conclusões. No mais, estamos aqui para que você voe cada vez mais alto.