Seus relatórios não tem a qualidade esperada e ainda não cumprem o objetivo final? Então é preciso rever não só os dados a serem preenchidos, mas também a orientação repassada a todos que fazem parte desse tipo de produção. Evite erros e tenha um documento assertivo. Para isso, aprenda aqui como fazer relatório. Mas não é qualquer um. Mas sim, aquele que vai resolver boa parte dos seus problemas e apresentar os resultados que você precisa.
Podemos considerar a produção de relatórios uma arte? Se eles forem de qualidade, talvez sim, por que não? Esses documentos são verdadeiros parceiros da produtividade da equipe de campo. E como a Field é super aliada da prestação de serviços, neste post vamos te indicar 7 dicas sobre como fazer relatório para impactar qualquer concorrente e melhorar sua qualidade de atendimento!
7 Field Dicas sobre como fazer relatório de qualidade
1 – Tenho mesmo que fazer um relatório?
Se essa dúvida te persegue, já é meio caminho andado. Indicamos que SIM! Se sua prestadora tem como foco aumentar a produtividade, sentimos te dizer que a não produção de relatórios está impedindo progressos e avanços. Ainda não te convencemos? Tudo bem.
Apenas te convidamos para ler esse texto até o fim. E caso queira complementar as informações sobre o tema para ter 100% de convicção que relatórios de qualidade trazem bons frutos, ou melhor, mais visitas, é só clicar aqui e mergulhar fundo nos nossos conteúdos: Relatórios.
O principal objetivo do relatório é apontar os avanços entre os períodos anteriores e o atual. Ainda, indica onde há erros para que sejam previstos e evitados na fase seguinte. Outro objetivo também é literalmente comprovar que aquele serviço foi feito.
Na prestação de serviços, por exemplo, existem diversos tipos de relatório. Desde aquele aplicado pelos técnicos, preenchido durante as visitas, até o produzido e estudado pelo gestor. Esse realmente é o que dará as respostas sobre como ter uma produtividade maior com a mesma equipe. E acredite, é possível fazer mais visitas com o mesmo número de técnico que você tem hoje!
- Relatório de visita técnica: como criar um modelo objetivo;
- O que deve conter no relatório gerencial?
- Exemplo de relatório de visita técnica
2 – Quais dados devem constar no relatório
Não são muitos. Basta inserir aqueles que fazem parte da sua rotina e que podem te causar problemas, como a pontualidade.
A gente te indica a inserir quantas visitas foram realizadas por dia, a região mais atendida, o reparo mais demorado. E outros que você considera importantes a ponto de impactar e impedir que as visitas sejam feitas.
O nome do responsável pela atividade é outro dado fundamental. E não economize. Insira todos os campos que realmente achar necessários.
Quanto mais detalhes, mais informações terá. Entretanto, tome cuidado para inserir apenas aquilo que é realmente relevante para a sua produtividade ou aquela atividade em questão.
3 – A frequência de atualização
Diária. É muito? Ok, sua rotina é bem agitada. Por isso, já existe um sistema de gestão de equipes de campo que faz isso por você. Todos os dados são atualizados em tempo real.
Basta selecionar o período que será analisado e bingo! Estará na sua tela em segundos. Isso mesmo, você só escolhe os dados que deseja atualizar, o resto fica por conta da tecnologia e da sua agenda para reservar um tempo para análise.
Os tempos modernos trouxeram esse presente na nossa vida e os gestores das equipes podem usufrui-lo à vontade. Se quiser saber mais, acesse aqui: www.fieldcontrol.com.br.
4 – Análise
Não adianta ter um relatório lindo, atualizado e… não analisado… A frequência dessa análise deve ser feita apenas por você. Alguns gestores dão uma olhadinha ao fim do dia, outros, na semana.
Não importa se sua análise seja até mensal. O mais importante aqui é saber estudá-lo, a ponto de identificar o que impacta o atendimento no dia a dia.
Se esse assunto te deixa com a pulga atrás da orelha, dá um clique aqui: Como medir a produtividade da equipe externa?
5 – Forma de produção
Chegamos a um assunto que divide opiniões. Temos sempre que lembrar que a forma como o relatório é produzido, implicará na análise, certo?
E mais ainda, o tempo que se gasta na produção. Se for manual, como tabulação em excel, realmente é inviável. Se for à mão, deve te dar tendinite. Não estamos criticando o seu método.
Se você já o faz, é um passo muito importante. A produção e a frequência de atualização estão bem atrelados, por isso, sugeridos que você dê um clique no link indicado no item correspondente (sobre análise).
- Como fazer um relatório fotográfico de manutenção;
- O que são relatórios de qualidade e produtividade;
- 6 etapas de um modelo de relatório fotográfico
6 – Eliminar e exaltar
Produzir, analisar e por a mão na massa. Essa é a hora que realmente fará a diferença na sua produtividade.
Com todos os dados compilados, o gestor poderá saber o que realmente trava aquele índice de mais visitas e o que mais agrega o atendimento, diretamente nas visitas.
Isso inclui desde o deslocamento, como tempo, as informações direcionadas para o reparo e as habilidades de cada técnico.
7 – Compartilhe!
Feito todos os passos, chegou o momento de compartilhar com a equipe o que precisa ser eliminado. Muitos dos processos que têm erros, podem ser corrigidos de forma fácil.
Um passo bem importante é entrar na nova era e digitalizá-los. Economia, agilidade e precisão agregadas ao time por completo e também ao cliente, é uma forma de aumentar sua produtividade em 40%.
Para ter modelos de planilhas que podem ser digitalizadas, acesse o conteúdo: 5 exemplos de planilhas para prestação de serviço.
Tudo isso está a um clique da sua prestadora: www.fieldcontrol.com.br. Venha entender porque a Field entende tanto de prestação de serviços.
Outras dicas sobre gestão, você encontra no nosso canal: Field Control no YouTube.
