Fundamental para a organização de demandas de uma empresa, a ordem de serviço possui uma série de funções imprescindíveis para qualquer negócio. Possibilita um repasse de informações entre empresa, cliente e técnico muito mais assertivo. Por isso, aprender a como fazer uma ordem de serviço é importante para qualquer gestor.
As ordens de serviço são documentos da empresa gerados internamente. O objetivo é autorizar e solicitar um trabalho específico.
Neste artigo vamos falar sobre como criar uma ordem de serviço no excel e sugerir que você também conheça outras formas de fazer essa gestão de tarefas, por meio, por exemplo, da ordem de serviço online.
Entretanto, para facilitar a sua vida, você pode baixar um modelo prontinho aqui mesmo.
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A importância da ordem de serviço empresarial
Muitos são os motivos para a implantação de um modelo de ordem de serviço na sua empresa. Inseri-la no contexto de seu negócio apresenta inúmeras vantagens. Quem ganha com isso? A empresa contratada e o cliente solicitante.
Abaixo alguns pontos relevantes para o entendimento da importância da ordem de serviço:
- permite que um cliente ou departamento interno faça um pedido de atendimento a uma empresa;
- organiza as informações de contato e cobrança do cliente;
- inclui detalhes sobre a natureza das tarefas e qualquer trabalho ou peças adicionais necessários;
- permite um acompanhamento por parte da empresa. Desde o status do serviço, do início à sua conclusão;
- permite que a empresa informe e escolha os funcionários. Além dos recursos ideais para o serviço;
- realiza o acompanhamento de custos do trabalho.
Do ponto de vista do cliente, as ordens de serviço permitem que:
- pedidos claros e abrangentes sejam solicitados a uma empresa;
- seja feita uma estimativa inicial de custos;
- receba atualizações de status no projeto;
- faça alterações periódicas no projeto.
Como fazer uma ordem de serviço no Excel
Uma das maneiras mais antigas de organização de ordens de serviço é por meio da utilização de planilhas de Excel.
Organizamos 4 etapas importantes para você aprender a como criar uma OS nesse programa.
Ao construir um menu você terá acesso rápido às planilhas que compõem sua ordem de serviço.
- Registros: Registro das ordens de serviço.
- Clientes: Cadastro de clientes.
- Configurações: Tabelas auxiliares ao registro de ordens de serviço.
2.Configurações para registros da ordem de serviço
O item de configuração possui três tabelas. Portanto, elas auxiliam na criação dos registros de ordens de serviços.
A aba Configurações então é a utilizada para consultas relacionadas ao serviço contratado ou solicitado. Acima de tudo, envolve a situação do pedido, o atendente que irá solucionar a questão e o motivo do chamado.
Na coluna Situação você deve inserir os status que irão te ajudar a acompanhar em que fase o serviço se encontra. Por exemplo: Cancelado, Pendente ou Resolvido.
A segunda coluna, Atendente, apresenta qual ou quais atendentes serão designados para resolver o chamado.
Por último, insere-se o Motivo a que se refere à razão do chamado ter sido aberto.
Por meio da análise dessa aba é possível que o gestor acompanhe os principais dados do projeto. Certamente, reconhece rapidamente o status do chamado. Mas também analisando métricas como a quantidade de pedidos cancelados. Além de quantos serviços cada atendente realizou ou qual o motivo, tipo de problema, que mais gerou assistência durante o período.
3.Controle de clientes
Manter um registro de clientes é fundamental para qualquer empresa. Reuna em uma aba da página de ordem de serviço todos os dados do cliente. Dessa forma, permitirá um acompanhamento mais profundo .
Toda vez que houver um novo cliente, em primeiro lugar, você deve cadastrá-lo. Depois disso, gere a OS.
4. Registros
Nesta aba você, em resumo, reúne as informações cadastradas separadamente. Por isso muitos podem considerá-la a parte mais importante da ordem de serviço.
Nessa aba, você insere todas as observações sobre o projeto. Lá, se reune o que há de mais importante para seu acompanhamento.
Abaixo um exemplo de como pode ficar essa aba:
As vantagens de sair do Excel e implantar uma ordem de serviço online
Como falamos anteriormente, a OS no Excel é uma das maneiras mais antigas de controle da produção e atendimento de demandas.
Entretanto, atualmente você pode utilizar a tecnologia a seu favor e implantar melhorias na sua empresa. Além de tempo, pilhas de papel para acompanhamento são poupadas. Sem contar com as facilidades do processo de gestão de equipes externa e internas.
Com a ordem de serviço online você tem acesso às informações de qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, todos os envolvidos tem acesso ao status e as necessidades de um chamado, com um simples toque na tela do smartphone.
Aprendendo a como fazer uma ordem de serviço online o gestor acompanha em tempo real a execução dos serviços e a equipe não precisa acumular uma pilha de papéis com instruções.
- Tenha todas as informações da ordem de serviço de maneira digital;
- Elimine o fluxo de papéis e agilize o dia-a-dia;
- Fácil inclusão de fotos, formulários, documento de conclusão do serviço e também a assinatura do cliente;
- Rápido encaminhamento da ordem de serviço para seu cliente;
- Mantenha um histórico dos serviços prestados por tipo e por cliente;
- Integre com um sistema de CRM para gerenciar clientes.
E como facilitar a vida?
Utilizar a tecnologia para facilitar e agilizar processos empresariais deve ser uma premissa de seu negócio, pois além de todas as vantagens já apresentadas, você também sentirá uma melhora na produtividade de sua equipe. Afinal ninguém mais vai ficar fazendo relatório de visita técnica, por exemplo. Está tudo armazenado no software de ordem de serviço.
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