Se há uma coisa que deixa qualquer trabalhador chateado e que atrapalha o dia a dia de uma empresa, é o retrabalho de atividades. Tem dúvida sobre como otimizar o tempo? Está no lugar certo!
Retrabalho tem o significado de “trabalhar novamente” ou “refazer o trabalho feito anteriormente” – a segunda é a que mais se encaixa ao que queremos falar neste artigo.
Como conjunto de processos e tarefas, as empresas são como uma engrenagem, onde cada parte precisa estar devidamente encaixada para que não ocorra problemas.
Quando algo falha nessa engrenagem, como um processo mal gerido, há a necessidade de retrabalho de atividades. Essa demanda é algo que faz muito mal às empresas, pois desperdiça tempo, esforço e dinheiro.
Por isso, é preciso muita atenção com a questão de retrabalho de atividades, o que, consequentemente, traz mais produtividade para sua empresa.
Aqui, vamos descrever alguns pontos de como otimizar o tempo que podem contribuir com a rotina da sua empresa e que, empregados como processos, irão contribuir com sua produtividade. Afinal, ela é o nosso foco!
#Causas do retrabalho de atividades
Normalmente, o alto índice de retrabalho de tarefas se dá por um problema na gestão de processos. É preciso entender também que retrabalho vai acontecer, independente da qualidade empregada nas demandas. É algo natural, mas pode ser diminuído com a melhora da forma de se trabalhar. O gestor não deve criar um foco para eliminar o retrabalho de tarefas. A função desse cargo tão importante é catalisar os esforços para eliminar os defeitos nos processos. Isso inclui diminuir o retrabalho de atividades e aprimoramento dos processos da empresa.
#Temos um retrabalho de atividades! O que fazer?
Como já disse, o retrabalho de tarefas vai acontecer, não tem jeito. A ideia é sempre melhorar os processos para que eles diminuam. E quando acontecerem, os gestores precisam se concentrar no que ocasionou o problema. É preciso fazer um diagnóstico e entender onde está o erro. O trabalho vai diminuir a quantidade de retrabalho de tarefas e, quem sabe, até eliminá-lo.
#Vamos aprender a como otimizar o tempo e tentar evitar o retrabalho de tarefas?
Qualquer tipo de retrabalho de tarefas é um prejuízo para a empresa. O impacto é sentido diretamente no tempo, esforço e nos mais diversos recursos. Entre eles, dinheiro. Melhorando os processos e diminuindo o retrabalho, consequentemente suas equipes, e a empresa como um todo, terá ganho de produtividade.
1 – Conheça os processos nos mínimos detalhes para tirar a duvida de como otimizar o tempo.
Parafraseando “Seu Explicadinho”, personagem criado por Roni Rios (também criador da “Velha Surda”) e que fez muito sucesso na “Praça a Nossa”, saiba tudo “nos mínimos detalhes”. É preciso entender, do início ao fim, todos os processos da empresa. Dentro de uma corporação, processos significam padrão, previsibilidade e menor chance de retrabalho de tarefas.
2 – Documente tudo!
Estamos falando de processo e retrabalho de atividades, não é mesmo? Então, tenha como processo documentar, mapear e descrever tudo o que envolve a rotina diária. Com isso é possível disseminar os processos com mais facilidade, diminuindo o retrabalho.
3 – Cachorro com mais de um dono morre de fome!
Adoro esse ditado da minha avó pode ser muito bem aplicado em diversas empresas. Basicamente, ele quer dizer que qualquer tarefa sem um responsável formal fica à deriva.
Quando mais de uma pessoa é responsável pela mesma tarefa e não há, de forma explícita, as atribuições de cada um, acontece o famosa “deixa que eu deixo” – frase vinda do futebol e que diz, literalmente, que um deixou a bola para o outro e, no fim, ninguém foi até ela.
Para evitar o retrabalho de tarefas, defina de forma clara quem faz o que, quem se responsabiliza por cada tarefa.
4 – Mensure tudo e aprenda como otimizar o tempo.
Com tudo implementado é sempre importante ficar de olho em todo o processo, para encontrar falhas e problemas, e corrigi-los de forma a não atrapalhar o dia a dia da empresa.
Além disso, por mais que algum ponto esteja correndo da forma esperada, analisar os processos pode trazer insights que otimizem ainda mais a produtividade. É mais uma forma de atuar na luta contra o retrabalho de tarefas.
Relatórios e planilhas são boas opções.
5 – Chega de papel e processos manuais. Automatize!
Serei repetitivo, mas preciso falar: utilize a tecnologia disponível no mercado!
É ela quem vai te ajudar a mudar a forma como sua empresa se relaciona com o mercado, clientes e até colaboradores. Com as ferramentas certas, o retrabalho de tarefas pode ser diminuído consideravelmente.
Para empresas que trabalham com equipes externas, a tecnologia também está presente e pode ajudar muito a gestores e técnicos na hora de evitar o retrabalho de tarefas.
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O Field Control, por exemplo, é um aplicativo para prestadores de serviços externos.
A tecnologia que integra o aplicativo utilizado por técnicos de equipes externas e um sistema web para os gestores foi desenvolvida para aumentar a produtividade.
As informações disponíveis no sistema podem ajudar na melhor organização da empresa, criando processos claros e simples para o dia a dia de trabalho dos técnicos e também dos gestores, consequentemente, diminuindo o retrabalho de tarefas.
Os processos que ainda são manuais e que utilizam papel, podem ser substituídos. Não só espaço é liberado, mas agilidade e rapidez no atendimento ao cliente são incorporados. Quer saber como? A gente te conta neste post: Elimine o gasto com papel utilizando ordem de serviço digital.
