Pode parecer até estranho, mas nem todas as empresas atuam com contrato de prestação de serviços. Mais que ser uma segurança, esse documento comprova a seriedade e compromisso com a qualidade do que é oferecido aos clientes.
Confira aqui os principais detalhes que um contrato precisa ter, além de argumentos suficientes para você adotá-lo de forma definitiva na sua empresa a cada novo cliente que chega para usufruir dos serviços oferecidos pela equipe.
O que é um contrato de prestação de serviços?
O contrato de prestação de serviços é o documento mais importante da empresa. Sim, isso mesmo. Mais que a própria ordem de serviço. Não estamos exagerando. É ele quem garante que as partes envolvidas cumpram com as ações que foram acordadas no momento da venda. Você sabe por onde começar, quando está produzindo um? Como o propósito da Field é aumentar a qualidade da prestação de serviços no Brasil, vamos ensinar como fazer um contrato de prestação de serviços.
Esse documento precisa desde informações básicas até as mais complexas, com detalhes sobre tudo o que será executado no período de contratação. Alguns detalhes variam a cada caso, como até o nome do profissional ou da equipe que irá executar o serviço, o que depende do cliente e da empresa. Nas próximas linhas, vamos te indicar quais são os dados essenciais para sua empresa atuar da forma mais correta possível, além de garantir a qualidade do atendimento ao cliente.
Qual a importância do contrato de prestação de serviços?
As empresas utilizam o contrato para se proteger e estabelecer regras e condições que assegurem a credibilidade e também que o pagamento será realizado. E por que não a sua deve ter um?
Se sua prestadora ainda não emite esse documento, pode começar desde já, inclusive com as novas vendas. As antigas, o responsável pela administração e área financeira pode entrar em contato e enviar o documento já pronto, informando que a partir de agora, haverá essa forma de atuação da empresa. Fica ali tudo esclarecido, em ponto e vírgula.
Como fazer um contrato de prestação de serviços?
Informações mais básicas
Mais que nome, CNPJ/CPF, endereço, para que o contrato de prestação de serviços realmente cumpra o objetivo, sempre que for formular um modelo, não esqueça de inserir os seguintes dados:
- Área de cobertura, caso a empresa tenha mais de uma sede;
- Quais serviços estão cobertos na prestação;
- Quando houve troca de peças, o custo será da prestadora ou do cliente;
- Em casos de manutenção, qual será o período da visita. O ideal é criar um calendário com datas acordadas entre a prestadora e cliente. Ou determinar um número de visitas dentro do período;
- Tempo de vigência do contrato: seis meses, um ano, dois anos.
Não deixe de especificar todas as atividades que serão feitas durante as visitas. Essa é uma informação muito importante. Se você quer mais opções para inclusão no contrato, preparamos algo mais robusto no link: Contrato para prestadoras de serviços: Por que devo ter?
O contrato de prestação de serviço assegura ambas as partes e garante a qualidade da assistência
Identificação das partes
Para identificação das partes, utilizar de dados como:
- CNPJ de ambas partes. Caso a parte contratante seja pessoa física, o CPF entra no lugar do cadastro empresarial;
- Inscrição Municipal, caso tenha;
- Endereço;
- Contato telefônico e e-mail.
Especificação do serviço a ser contratado
O que será executado durante o período vigente do contrato precisa ser descrito com todas as letras. No caso de prestadoras de serviços com equipes externas, quantas manutenções preventivas, corretivas e preditivas, se as peças serão do próprio estoque da empresa ou por conta do contratado devem ser especificados.
Preço e condições de pagamento
Mais que o preço total, como o pagamento será feito deve ser inserido aqui. Mesmo que não seja um valor fixado e que pode mudar a cada mês, de acordo com o serviço executado e até mesmo peças inseridas, tudo deve estar meticulosamente descrito.
Caso seja cobrada multa de atraso, especifique a porcentagem e também como será cobrada.
Prazo de duração do contrato
Mesmo que seja uma demanda pontual, ter o contrato é importante. Caso não seja algo com tempo estendido como seis ou até 12 meses, especifique o prazo para o serviço ser executado, como duas semanas após a assinatura do contrato ou até mesmo uma data pré-acordada entre ambas as partes.
Se o seu segmento corre risco de atrasos, principalmente por efeitos climáticos como chuva, insira essa especificação e o que ocorrerá caso aconteça.
Hipóteses de anulação ou resolução do contrato
Se existir algum risco e condições deste contrato ser anulado, eles devem ser descritos aqui. Um deles pode ser falta do não cumprimento do pagamento. Algumas empresas vão além e incluem também os deveres do cliente como recebimento das equipes, no caso de instalação e manutenção no dia e horários combinados.
Assinatura das partes
A assinatura é o que firma o compromisso entre as duas partes envolvidas no contrato. Antigamente, essa formalização demorava dias porque se era necessário o documento ir para o cliente, ser assinado e só depois retornado para a empresa contratada. Esses dias podem acarretar atrasos no início do trabalho.
Mas hoje, o formato digital além de evitar a perda do contrato para prestação de serviços, também agiliza a assinatura que passa a ser digital.
Contrato de prestação de serviço digital ou impresso?
Hoje em dia, muitas empresas adotaram o formato digital de contrato. Além da economia com papel e espaço, o envio do documento via correio ou motoboy é eliminado.
Ainda, esse formato facilita muito na agilidade. A assinatura pode ser digital e o acesso ao contrato de prestação de serviços pode ser consultado sempre que tiver dúvidas.
Essa é uma nova tendência para as prestadoras que também já utilizam um outro documento bem importante de forma digital, a ordem de serviço.
A decisão do formato, claro que cabe a gestão decidir. Mas quando se tem alternativas que facilitam a vida, por que não utilizá-la?
Não se esqueça que a tecnologia tem um papel fundamental na prestação de serviços no Brasil e tem não só auxiliado na gestão, mas também provocado aumento considerável na produtividade.
Ter segurança nas ações do dia a dia é imprescindível para manter um negócio bem sucedido. Por isso, além do contrato para prestação de serviços esclarecido aqui, te convidamos para conhecer o Field Control, sistema de gestão de equipes externas. Desenvolvemos um software que promove melhorias na sua prestação. E ainda auxilia na entrega de tudo o que é prometido em contrato. Vem saber mais: www.fieldcontrol.com.br.
