Se você tem a difícil missão de gerenciar uma empresa de prestação de serviços, provavelmente está em busca de dicas que tornem seu trabalho mais eficiente e rápido, economizando seu tempo e aumentando a produtividade de sua equipe de campo, e a sua também. Por isso, neste artigo, separamos algumas dicas para você ter maior controle de visitas externas realizadas por seus funcionários. O objetivo das atividades de controle de visitas externas não é fiscalizar seus funcionários, por motivo de desconfiança. O objetivo é que, com esse trabalho de monitoramento de equipe externa, você como gestor possa:
- Prever alguma falha no atendimento
- Responder aos clientes que aguardam sua equipe
- Evitar a perda de tempo
- Estabelecer melhor comunicação entre a equipe
- Aumentar a produtividade
Não tem como fugir. Em um mundo conectado como o atual, a gestão de equipe externa passa necessariamente pela implantação e contratação de um software de gerenciamento de equipes. Neste caso você utilizará a tecnologia como aliada. A seguir, separamos 4 dicas para te ajudar no controle de visitas externas. O objetivo é tornar a visitas de sua equipe aos clientes mais eficientes.
Controle de visitas externas: 4 dicas para otimizar a gestão da equipe externa
As dicas a seguir estão relacionadas às visitas dos funcionários aos clientes e envolvem objetivos como:
- Planejamento da rota
- Acompanhamento em tempo real do local exato em que o funcionário está
- Criação de ordem de serviço eficiente, e mais
1. Tenha uma visão clara de todas as atividades por colaborador
Para realizar um controle de visitas externas eficiente é importante que você consiga ter uma visão clara de todas as atividades que cada um de seus colaboradores terão ao longo do dia, quanto tempo eles precisarão dedicar em cada cliente e qual a distância entre cada atendimento. Somente assim o planejamento da rota do dia será eficiente. Dessa forma, o acompanhamento também é facilitado. O planejamento das rotas, e a sua visualização em uma linha do tempo, permite que você, como gestor, possa agendar atendimentos ou alterar os técnicos que irão atender cada cliente, de acordo com o tempo dos atendimentos e das localidades de cada um. Se você for capaz de visualizar que um técnico está mais próximo do que outro de um cliente, pode colocar esse técnico para realizar o serviço, ao invés de perder tempo de deslocamento. Se você utilizar em seu controle um aplicativo de gestão, a alteração da rota é facilmente comunicada ao técnico.
2. Localização do técnico
Quando se trabalha gerindo clientes e equipes de campo é importante ter informações atualizadas sobre cada um. O cliente realmente poderá atender sua equipe no horário marcado? Seu funcionário irá conseguir chegar até seu cliente, sem atrasos? Um controle de visitas externas capaz de responder a essas e outras questões para a equipe e para o cliente, sai na frente em produtividade e ganha pontos em qualidade de atendimento. Você pode usar a tecnologia da geolocalização para responder àquela ligação do cliente questionando onde o técnico está.
3. Controle de visitas com Ordem de serviço online
Sabe aquela pilha de papel com ordem de serviço espalhada por todo o escritório, já está na hora de você abolir! A tecnologia está aí para te ajudar, não se esqueça disso! Implantar um sistema de ordens de serviço online deve ser visto como um investimento. Além de economizar papel e tinta de impressora (você não faz a ordem de serviço à mão, neh?), você aumenta a produtividade de sua equipe e diminui as chances de erro e retrabalho. Além disso, as ordens de serviço online:
- São mais difíceis de perder
- São mais fáceis de enviar aos clientes
- Fecham projetos mais rapidamente
- Personalizam o atendimento ao cliente
- Fornecem um atendimento mais inteligente
- Entregam suporte em todos os lugares
4. Acesse históricos de visitas
Outra pilha que você já pode começar a eliminar é a pilha de relatórios. Outro tempo que você pode usar para atender a mais clientes é o tempo que seus técnicos usavam para preencher esses relatórios. Alguns aplicativos permitem que gestores e funcionários tenham acesso a todo o histórico de trabalho com um cliente. Além desses registros, também é possível:
- Entender a frequência dos chamados
- Ver todos os acontecimentos da realização do serviço detalhadamente
- Visualizar todas as ações, horários e localizações exatas dos eventos ocorridos.
Essas funcionalidades te permitirão:
- Entender o comportamento do cliente
- Realizar auditorias
- Responder a questionamento
E aí, gostou das nossas dicas de como realizar um controle de visitas externas mais eficiente?
Como você deve ter percebido, a grande maioria delas necessita da adoção de um aplicativo para monitoramento de equipe externa. Por mais que isso pareça um alto investimento, você ficaria surpreso de como os custos são muito menores do que você imagina e o retorno em produtividade muito maior. Para te ajudar na busca por uma solução inteligente e que caiba no orçamento de sua empresa, te apresentamos o Field Control. Somos um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. Como ele o gestor é capaz de:
- Controlar de ordens de serviço digitais
- Visualizar a situação das atividades em tempo real
- Visualizar a posição geográfica no mapa dos técnicos
- Planejar rotas de maneira inteligente
- Criar relatórios para direcionamento do negócio
- Acessar um histórico de tudo que aconteceu na ordem de serviço
Já o técnico:
- Recebe as atividades no celular
- Preenche checklists
- Anexa fotos
- Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.
Toda ordem de serviço fica 100% digitalizada. Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários. E mais que isso, você pode saber como é ter esse controle de visitas. É só agendar uma demonstração e conhecer na prático como o sistema funciona: agendar demonstração.
