Já falamos, aqui no blog, de como é importante realizar o monitoramento de equipes externas, agora vamos falar da importância de controlar as visitas técnicas. Quando se trabalha com equipes externas, seja as recebendo na sua empresa/domicílio, seja prestando este tipo de serviço, há sempre a complicação de controlar quem entra, sai e ainda gerir toda essa essa dinâmica. Em qualquer ramo de atuação, gerenciar os processos da companhia ajudar a torná-la ainda mais eficiente. Afinal, quem não quer diminuir problemas e aumentar o controle sobre as atividades, tarefas do dia a dia e sua equipe, além de ter todos os dados das visitas técnicas? Separamos quatro pontos importantes para realmente ter o controle de visitas técnicas realizadas pelas suas equipes:
1 -Tenha as informações em tempo real das visitas técnicas
Existem várias questões importantes para que se tenha o controle das visitas técnicas. Porém, a informação em tempo real é uma das principais. É extremamente importante ter acesso às informações o mais rápido possível. Essa visibilidade permite que os gestores tomem as medidas com maior velocidade, evitando maiores problemas. A tecnologia permite acesso total aos trajetos das equipes que estão fazendo visitas externas, por meio de geolocalização. Outra vantagem é disponibilidade de informações importantes como ordens de serviço que são armazenadas em nuvens.
2- Tenha a produtividade sempre no topo
Ao controlar as visitas técnicas com as ferramentas disponíveis hoje no mercado, há um grande aumento de produtividade. Algumas tecnologias proporcionam melhor gestão das informações. Ao oferecer ao gestor uma “linha do tempo”, é possível acompanhar todos os serviços que as equipes vão ter. E mais ainda, todas as visitas externas dos próximos períodos. Outras questões importantes em relação ao aumento da produtividade estão na otimização de rotas e nas habilidades dos técnicos que executarão as visitas externas. Para otimizar, é importante distribuir as equipes nas visitas externas de acordo com a qualidade e skills de cada profissional.
3- O cliente nem sempre tem razão, mas é o fiel da balança para as visitas externas
Ter um bom relacionamento com o cliente é ponto importante quando assunto é o controle das visitas externas. É importante que o cliente tenha todas as informações possíveis para acompanhar o serviço e até o deslocamento da equipe que realizará a visita externa, o que evita a recorrente reclamação de atraso. Transparência é o ponto. E a troca de informações com o cliente é algo que vai dar maior controle das visitas externas realizadas pela sua empresa.
4- Qualidade, qualidade, qualidade!
Aqui no blog, Já falamos de como avaliar a qualidade um serviço. O relacionamento com o cliente, já citado, é um dos pontos que ajudam no controle das visitas técnicas. É também um indicador importante para mensurar a qualidade das equipes externas. Com a tecnologia, é possível analisar os principais indicadores de qualidade do seu negócio, tendo tudo em mãos para tomar as melhores decisões e, consequentemente, ter o controle de visitas externas.
Resumindo, invista em tecnologia!!
Reparou que tudo que foi citado em relação ao controle de visitas externas acaba, de uma forma ou outra, esbarrando em questões de tecnologia? Ela chegou e hoje é parte integrante e importante da gestão de qualquer empresa. Com a ferramenta certa é possível analisar tudo isso e ter o controle ideal das visitas técnicas. No mercado há diversas soluções, como a Fiel Control. O sistema oferece aumento de produtividade, de qualidade e controle específico de visitas técnicas. As ferramentas proporcionam aos gestores uma visão macro de todos os técnicos em estão em serviço em um único painel. Além disso, a empresa conta com um aplicativo de fácil uso com todos recursos necessários para o gerenciamento das equipes. Assim, é possível:
- ter notificações em tempo real, eliminando o número de telefonemas;
- fotos para documentar a ordem de serviço e mostrar o local antes e depois do serviço prestado;
- a assinatura do cliente diretamente na tela do smartphone ou tablet;
- formulários com o passo a passo definido do que cada técnica deve fazer no serviço. Essa função auxilia na padronização do serviço oferecido, elevando a qualidade dos serviços prestados.
- Outro ponto interessante do app é a possibilidade de ser utilizado off-line. Não há necessidade de estar conectado 100% do tempo. Quando o app ficar online, ele sincroniza automaticamente as informações inseridas.
Toda essa tecnologia auxilia os gestores na coordenação dos chamados, destinando os profissionais de acordo com suas capacidades e habilidades. São alinhados às demandas e o controle de visitas técnicas, trazendo maior eficiência ao dia a dia de todos. E promove mais satisfação aos clientes e também às equipes.
