Este guia tem o objetivo de orientar as micro, pequenas e médias prestadoras de serviços e gestores de manutenção na época do coronavírus no Brasil a sobreviverem a pandemia que impacta drasticamente a saúde, economia e vida de todos os brasileiros. As dicas foram construídas pela Field Control, por meio de indicações de diversos especialistas que atuam na área.
Para quem ele é?
Para prestadoras que atuam nos mais variados segmentos, desde climatização, refrigeração, elevadores, telecomunicação, segurança eletrônica, dedetização, desentupidora, entre outras.
O que devo priorizar nesse momento?
A segurança das pessoas envolvidas na operação com orientações de prevenção e garantir que o fluxo de caixa se mantenha ativo com o seguimento das visitas, principalmente, as manutenções e reparos em locais que estão desocupados devido ao isolamento.
Como orientar os técnicos que estarão na linha de frente das visitas?
A primeira informação: quarentena não é férias. Muitas pessoas estão trabalhando, mas de casa, nas atividades que possibilitam essa alternativa. A população está de férias, mas atuando ativamente nas respectivas funções de acordo com os cargos e segmentos das empresas.
Antes de mais nada, seus técnicos podem estar com receio de sair às ruas devido a alta contaminação do Covid-19. A primeira orientação é que idosos e portadores de doenças crônicas, que fazem parte do grupo de risco, sejam orientadas a não atuarem e sigam a quarentena indicado pelo seu município e estado.
Os demais que não estejam gripados ou com apresentação dos sintomas podem atuar. Não deixe de orientá-los sobre a higienização e proteção contra o vírus. Não esqueça de fornecer álcool em gel ou álcool líquido 70%, caso o primeiro esteja em falta. Mas nada com que a água com sabão, a primeira regra de higienização e prevenção do Ministério da Saúde sirva. Lenços de papel ou papel toalha é uma boa também. Tomando as precauções necessárias, é possível evitar a contaminação.
Preparamos orientações para ajudar no momento do atendimento: Como higienizar celulares e equipamentos do corona vírus
Priorize as visitas de manutenção e reparo em prédios que estarão vazios. Assim, evita a interrupção das atividades e no retorno da normalidade, tudo estará de acordo com condições adequadas de funcionamento.
Quer saber mais sobre o papel do gestor? Acesse: Gestor: o que é, principais características e desafios.
Para os técnicos que fazem parte do grupo de risco. Quais as orientações trabalhistas?
Antecipação de férias: Será permitido antecipar férias individuais ou coletivas desde que sejam avisadas até 48 antes. Essas férias não poderão durar menos de 5 dias. Se tiver férias antecipadas, o pagamento do 1/3 de férias poderá ser feito até o final do ano, junto com o pagamento do 13º salário. Tudo isso de acordo com a Medida Provisória 927, de 22 de março de 2020, disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2020/Mpv/mpv927.htm
Suspender exigências administrativas (como exames médicos admissionais, mas não os demissionais);
Para facilitar as orientações trabalhistas nessas modificações devido a pandemia, o Governo Federal lançou um portal com todas as legislações vigentes que foram alteradas, que é atualizado diariamente: Legislação COVID-19 — Portal da Legislação.
Quais são serviços essenciais?
São aqueles que impedem a interrupção de determinados serviços que estão em operação. Supermercados, farmácias bancos e hospitais estão com demandas acima do normal e podem solicitar serviços caso algum equipamento tenha falhas ou até mesmo necessidade de instalação de novos maquinários para atender toda a demanda. Para as prestadoras que atendem esse tipo de serviço, é importante manter contato e se mostrar à disposição.
As indústrias também continuam ativas. Então, caso esse segmento faça parte da sua carteira de serviços, não desmarque as manutenções já agendadas. Continue com ela e emita uma notificação de que a empresa está em operação.
Minha atividade não é essencial, o que fazer?
Escolas, universidades, prédios comerciais e residenciais, podem ser boas oportunidades de manutenção, vistorias e testes de equipamentos.
Como lidar com meus clientes de contrato?
Os clientes com contratos estão parados devido a quarentena, certo? Você já informou que está com a operação ativa? Pode dar um trabalhinho, mas a prestadora pode fazer o seguinte esquema: sempre tem aquele técnico que tem uma relação mais próxima de determinados clientes, então, ele mesmo pode dizer que está à disposição, que as manutenções continuam agendadas e qualquer necessidade de reparo, poderão contatá-lo.
Informar sobre a operação é importante, pois como o cliente pode estar parado, é possível que tenha o mesmo pensamento sobre a operadora. E por falar em contrato, quer testar o serviço avulso? Nessa época, vale tudo: Contratos e serviços avulsos: como fazer a cobrança?.
Sabe aquela pesquisa de satisfação que você sempre quis fazer?
Chegou a hora. E mais que isso, nada melhor que lembrar que a prestadora está disponível para manutenção, troca de peças e também reparos. Os clientes residenciais muitas vezes deixam o serviço para depois, devido a falta de possibilidade de ausência no trabalho. Como muitas pessoas estão em casa, você pode aproveitar essa oportunidade. Reforce que seus técnicos estão seguindo à risca as orientações de higiene indicadas pela Organização Mundial de Saúde. E indique aos profissionais que, dependendo do local, haverá necessidade de retirada de sapatos. É importante respeitar essa decisão do cliente.
Como lidar com pedidos de rompimento contratual?
Infelizmente, muitas empresas estão com caixa quebrado e já com demissões em massa. E isso pode atingir diretamente sua prestadora. Entenda o quadro de cada empresa que está solicitando rompimento de contrato. Muitas vezes, pode ser por corte de despesas. Chegou a hora de renegociar um contrato e até mesmo oferecer alguma visita emergencial na faixa. O cliente com certeza se lembrará desse gesto mais para frente. E chegou a hora de ajudarmos uns aos outros. Não sabe por onde começar? O primeiro passo é clicar aqui: Modelos de avaliação de clientes de prestadoras de serviço.
Como lidar com pedidos de adiamento
Cada empresa atendida tem perfil e características diferenciados. Estude as que entrarem em contato solicitando adiamento das visitas/manutenções e reparos já pré-agendados. Sua prestadora pode seguir as dicas já citadas acima e reforçar que, em breve, com o funcionamento normalizado de todo o comércio e empresas, a demanda por manutenção pode ser acima do esperado e agenda estará concorrida. E aproveitar esse momento pode ser uma ótima oportunidade.
Ações administrativas gerais
Diversos órgãos trabalhistas indicam as seguintes medidas:
- Suspender exigências administrativas (como exames médicos admissionais, mas não os demissionais);
- Caixa Econômica Federal orienta que os empregadores que quiserem suspender o recolhimento do FGTS das competências de março, abril e maio de 2020, sem a cobrança de multa e encargos, devem declarar as informações dos trabalhadores via SEFIP: mais informações: Início
- Sobre o pagamento do Simples Nacional: De acordo com a Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional nº 152, de 18 de março de 2020:
o Período de Apuração Março de 2020, com vencimento original em 20 de abril de 2020, fica com vencimento para 20 de outubro de 2020; Período de Apuração Abril de 2020, com vencimento original em 20 de maio de 2020, fica com vencimento para 20 de novembro de 2020; o Período de Apuração Maio de 2020, com vencimento original em 22 de junho de 2020, fica com vencimento para 21 de dezembro de 2020.
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- Para os setores paralisados das empresas: manter a união das equipes com capacitação por videoconferência como administrar cursos, aulas, discussões sobre assuntos importantes para o segmento;
- Informe-se sobre as iniciativas do governo do seu Estado no site oficial. Muitos estão organizando ações para as pequenas e médias empresas.
- No dia 27 de março, o Governo Federal, pelo Banco Central, anunciou a Linha emergencial de financiamento de R$ 40 bilhões para financiar dois meses de folha de pagamento (dois pagamentos de R$ 20 bilhões, o governo paga R$ 17 bilhões, os bancos pagam R$ 3 bilhões por mês). Confira as empresas elegíveis: https://www.bcb.gov.br/detalhenoticia/17021/nota.
- Financiamento para captar capital de giro: quase todos os bancos estão renegociando/prorrogando dívidas, e dando mais prazo para início de pagamento de financiamentos
- BNDES/Desenvolve-SP e semelhantes das suas regiões;
- Caixa Econômica Federal: http://www.caixa.gov.br/empresa/credito-financiamento/Paginas/default.aspx.
Caixa
Redução de custos supérfluos
Em tempos de crise, a palavra de ordem é corte de gastos extras. Mas reflita bem sobre o que trará impacto na sua produtividade. Começando pela economia na sede. O gestor pode atuar de casa e acionar os técnicos que também estarão nas residenciais e farão o deslocamento apenas quando necessário para atendimentos. Assim, contas de luz e água serão menores.
Outra economia que virá de forma direta é com o combustível. Com o trânsito livre, o técnico não ficará preso em engarrafamentos.
Nesse momento fazer trocas de marcas e até produtos simples desde material de limpeza para um mais barato, deixar a compra ou a substituição de um aparelho ou equipamento para depois. Os blocos de ordem de serviço e relatórios podem ser substituídos por formato digital. Além de ser mais barato, nem todas as gráficas estão operando. Se quiser começar agora, te oferecemos um modelo de ordem de serviço na faixa: Modelo de ordem de serviço para prestação de serviços.
Estava pensando em trocar carros da frota? Agora não. Deixe a pesquisa de lado neste momento. Logo, você poderá retomar essa demanda.
Tem equipamentos e ferramentas parceladas? Renegocie a dívida. Tente zerar os juros e explica a real situação.
Para organizar melhor seu fluxo, siga as dicas: Como melhorar o fluxo de trabalho na prestação de serviço
Organização de processos, ferramentas e métricas
Chegou a hora de manter tudo muito bem organizado. E estudar como sua produtividade será impactada é muito relevante. Você precisa se preparar para o momento de hoje, mas também para as semanas que a situação será normalizada. Nem todos os clientes irão aceitar as visitas, até por falta de possibilidade mesmo, e as chamadas podem se acumular ao fim do isolamento. Você terá condições de atender todas elas? Por isso, o estudo é fundamental.
Fazer um esquema de quais técnicos poderão estar na linha de frente de acordo com as habilidades, tempo de experiência e também avaliação do cliente é importante.
Ter ferramentas e processos muito bem estabelecidos, padronizados e organizados te auxilia a oferecer os melhores serviços no mercado e a enfrentar a crise de maneira mais branda.
Te ajudamos? Tem alguma tática que está funcionamento bem e não citamos? Compartilhe com a Field aqui nos comentários abaixo! Faça parte dessa rede para manter a prestação de serviços ativa no Brasil e cada vez mais forte. Juntos vamos vencer essa crise.
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Referência: Sociedade Brasileira de Medicina de Família e Comunidade
