Se você tem um negócio e precisa da atuação de uma equipe de campo que trabalha integralmente fora da empresa, você já deve ter se perguntado se ferramentas de controle de equipe externa visando o aumento da produtividade e dos resultados, existem?
Como acompanhar se os horários estão sendo cumpridos? Se as metas de visitas estão sendo alcançadas? Será que a equipe está visitando o cliente? Como acompanhar a execução do serviço e saber aonde o seu técnico ou equipe de vendas, por exemplo, estão?
Essas são apenas algumas das perguntas que hoje podem ser respondidas por meio da utilização de tecnologias simples e fáceis de aplicar em empresas de todos os portes e setores.
O que a tecnologia faz para aumento da produtividade?
Os aplicativos de monitoramento de equipe externa permitem uma melhor gestão por parte dos gestores das empresas. Quando bem usados, melhoram a qualidade de vida e segurança para a equipe que está no campo.
Não se trata de controle como resultado de desconfiança, trata-se de um acompanhamento visando a melhor execução das etapas que levam até o cumprimento de uma meta.
Já é um fato, empresas que investem em ferramentas de controle aumentam seus resultados. Essas tecnologias tem o principal objetivo de agilizar e otimizar a execução de uma tarefa, tornando o processo mais rápido. Além disso, reduz o tempo gasto em cada etapa, possibilitando que mais ações possam ser desenvolvidas. Como resultado, otimiza tempo e, consequentemente, aumenta a produtividade.
Para que essa realidade realmente aconteça na sua empresa, a Field separou 4 ferramentas que você pode aplicar na sua gestão. O objetivo é implementar o monitoramento na sua equipe externa.
Algumas dependem da utilização conjunta com outros aplicativos para empresas. Outras soluções são completas e atendem às necessidades de sua empresa e também a necessidade de seu cliente.
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4 aplicativos utilizados como ferramentas de controle de equipe externa para aplicar agora no seu negócio
1.Agenda
Sim, a boa e velha agenda integra as funcionalidades de plataformas digitais. Utilizando um aplicativo de agenda, você consegue marcar visitas, adicionar responsáveis e compartilhar essas informações com gestores, equipe de campo ou com um único funcionário.
Por meio do acompanhamento compartilhado de agenda, o gestor consegue agendar compromissos para um membro específico da equipe. Ou acompanhar os agendamentos feitos por cada membro do time.
Você pode utilizar ferramentas populares como Google Calendar, ou mesmo instalar o Outlook e o Microsoft Exchange.
Algumas soluções de CRM já possuem agenda interna e integrável com dispositivos móveis.
2.CRM
Tão importante quanto acompanhar as visitas agendadas é entender qual o estágio de negociação que um cliente se encontra. Esse monitoramento de equipe externa de venda é fundamental para gestores de marketing e vendas.
Em um software de CRM (Customer Relationship Management) os responsáveis pelo atendimento, comercial ou vendas, devem atualizar o status de contato com cada cliente. Outras opções são: evoluir o prospect por estágios ou grupos de negociação, com por exemplo, à contatar, proposta enviada, primeira reunião, aguardando aprovação de orçamento, entre outros.
O CRM pode ser cruzado com a agenda para certificar que todas as visitas previstas foram cumpridas, bem como acompanhar sua evolução dentro da jornada do cliente.
Quer saber mais? Confira conteúdos sobre o tema:
3.Controle de ponto eletrônico
Você sabia que aquela velha folha de ponto hoje já pode ser substituída por aplicativos de ponto eletrônico no qual o colaborador da equipe externa bate o ponto independente de sua localização?
Por meio do download de um aplicativo de ponto, o funcionário inicia seu dia de trabalho e depois finaliza. Nessas duas ações, insere informações como paradas para descanso e almoço.
Dentro de alguns desses aplicativos, o gestor monta equipes e gerencia permissões. Dessa forma, ele consegue acompanhar a jornada de trabalho de toda a equipe, sem que um técnico veja o horário do outro, por exemplo.
É possível também gerar e-mails com o resumo dos horários de ponto, bem como contabilizar automaticamente as horas trabalhadas de cada membro do time.
O monitoramento de equipe externa também é positivo para o colaborador ou técnico que está sendo acompanhado, uma vez que as horas extras também são contabilizadas de forma automática e são notificadas ao gerente, garantindo os direitos como horas extras e bônus.
Mais uma vantagem é a otimização do trabalho. Esses aplicativos permitem que você crie pausas como a hora do cafezinho, possibilitando que você gere um relatório periódico e entenda como seu tempo pode ser otimizado diminuindo distrações.
4.Ferramenta de controle e gestão de equipes externas
As soluções apresentadas acima são excelentes opções para acompanhar o dia a dia da equipe externa. Mas, em geral, necessitam de um outro apoio, quase sempre tecnológico para funcionarem de forma mais completa, trazendo informações realmente relevantes para a otimização do trabalho e aumento da produtividade.
Ou seja, as ferramentas de controle acima não são 100% autônomas. Ainda, não registram em si todas as informações necessárias em um projeto externo. Ou até mesmo quando armazenam, necessitam de um aparato de apoio, uma plataforma que às apoie e complete.
Entretanto, o mercado apresentou mais recentemente o aplicativo que toda empresa que atua com gestão de equipes externas esperada.
No seu computador ou com seu smartphone, graças à nuvem, os aplicativos de monitoramento de equipe externa são capazes de atualizar o gestor. Isso acontece por meio de uma visão global de tudo o que acontece fora do seu escritório em tempo real.
Você consegue, por meio do GPS integrado ao sistema, identificar o local exato em que seu técnico está, qual a distância dele para o próximo cliente, qual a melhor rota a seguir.
Além desse acompanhamento por meio da geolocalização, o aplicativo integra e emite ordens de serviço online. Esse formato facilita o repasse e o histórico de informações. Além de possibilitar o armazenamento de fotos do serviço prestado, assinaturas de clientes e preenchimento de formulários.
Os relatórios apresentam indicadores de produtividade e de qualidade que direcionam melhor as tomadas de decisões.
Quer tudo pronto na palma da mão?
O Field Control é um aplicativo completo para o monitoramento de equipe externa. Por meio dele você gestor é capaz de acompanhar em tempo real questões como:
- Controle de ordens de serviço digital
- Visibilidade da situação das atividades em tempo real
- Visibilidade geográfica no mapa dos técnicos
- Planejador de rotas inteligente
- Relatórios para direcionamento do negócio
- Fotos, assinaturas e formulários
- Histórico de tudo que aconteceu na ordem de serviço
O Field Control é um aplicativo para gestores e prestadores de serviços externos. Você acompanha todo o trabalho em tempo real, aumenta a produtividade da equipe e facilita a comunicação entre técnicos e gestores. Comece agora a melhorar a gestão da sua empresa. Crie sua conta grátis!
