Para a prestação de serviços funcionar de forma plena e produtiva, o fluxo de trabalho precisa ser intenso, detalhado e sem ruídos na comunicação. Quantos mais ordens de serviços abertas, mais necessária a organização. Dessa forma, todo o fluxo terá uma boa produtividade que estará sempre crescente no seu relatório.
O fluxo de trabalho pode ser melhorado a partir do estudo de processo por processo. Alguns podem estar em perfeito funcionamento, já outros, podem ser melhorados. Vamos interromper a programação para explicar o que é esse fluxo. Afinal, ouvimos e lemos tanto sobre esse conceito por aí, que antes de seguir em frente, saber exatamente o que é, vai nos ajudar como efetivá-lo na nossa prestadora.
O que é fluxo de trabalho?
Nada demais. É simplesmente, o agrupamento de todos os processos, ferramentas, informações e serviços que fazem parte do dia a dia de uma empresa, de acordo com o segmento. Para ser efetivado como fluxo de trabalho, precisa ser organizado e com um padrão seguido por todos os envolvidos. Parece complexo, mas não é. Te garantimos. Com certeza, algum processo que sua prestadora utilize pode já seguir corretamente o fluxo de trabalho ideal para atingir a produtividade esperada. Porém, a prestação é como uma orquestra. Todos os instrumentos e músicos precisam estar na mesma sintonia. Só assim, com o apoio do gestor, no caso, o maestro, a sinfonia será perfeita.
Como funciona o fluxo de trabalho na prestação de serviço?
A resposta da Field aqui não será exatamente como funciona. Ao invés disso, vamos sugerir um fluxo de trabalho que melhore direto sua prestação, resultando em mais atendimentos de visitas, ao eliminar alguns processos que impedem a produtividade. E também ressaltar o que já funciona muito bem. Uma dica para uma boa implementação do fluxo de trabalho são os KPIs. A Field indica que você utilize os focados na prestação. Se não souber por onde começar, a gente te auxilia com o texto: KPIs das empresas prestadoras de serviços.
Hoje, com a tecnologia cada vez mais acessível, já existem programas que otimizam esse fluxo. É uma forma bem mais fácil do que aquela que só fica no papel com planilhas, blocos de visitas nas estantes, fotos dos relatórios. Tudo isso faz parte da gestão. Não tem como excluir esses processos que fazem parte da rotina. Mas, incluí-los em um fluxo de trabalho que fale uma mesma língua para os técnicos, facilita muito toda a comunicação, a forma de prestação e também a qualidade. Quem sente isso lá na ponta? O cliente. Como? Atendido com pontualidade, padronização dos processos, agilidade na comunicação, o que garante a fidelização desse consumidor, que está cada vez mais frágil.
Automatização dos processos
Eliminar algumas ferramentas físicas e partir para as digitais, como as ordens de serviços, por exemplo, traz economia de papel, amplia o espaço na sede e evita erros no momento da comunicação entre gestor e técnico sobre o reparo e/ou instalação que serão executadas.
A localização dos técnicos em tempo real deixa de ser um sonho e passa a ser realidade. E se você é técnico e está lendo esse texto, elimine o pensamento de que a localização é algo negativo para sua função. Pelo contrário. Não é uma forma de vigilância, mas sim, irá otimizar o tempo que você passa no trânsito. Explicamos… Ao receber uma chamada, o gestor irá direcioná-lo para a visita mais próxima ao local, com isso, grandes deslocamentos são evitados. Além de chegar mais rápido, fica menos no estresse e na poluição que o trânsito te oferece gratuitamente.
Um processo que provavelmente, você não tenha no seu fluxo de trabalho, mas que traz um impacto relevante, é o painel de indicadores. Inclusive, se sua prestadora já atua com um, sem ser de forma tecnológica, por favor, compartilhe com a gente (sim, somos bem curiosos). Se nem sabe o que é, sem problemas. O painel de indicadores informa ao gestor tudo o que acontece naquele momento na gestão. Ou seja, em uma única tela, é possível visualizar quantas visitas estão agendadas, quantas em andamento. E deixamos o principal para o final: quando estão em impedimento. É aqui, caro gestor, que sua produtividade é afetada. Com esse número na sua tela do notebook, computador e até smartphone (via aplicativo), é possível checar quais estão com impedimento no fluxo e fazer com que todas as visitas sejam feitas e seu cliente bem atendido.
E daí, como fazer tudo isso?
Não encare a adesão de sistema de gestão como modinha. A tecnologia veio para ficar. E está cada vez popular. E mais ainda, o uso na prestação de serviços é muito mais que vaidade. É praticidade.
Sistemas de gestão são encontrados facilmente em buscas no Google. No momento da escolha, é preciso levar em conta que os processos da prestação de serviços são totalmente diferenciados de um escritório comum. Por isso, aderir um que foi desenvolvido para esse segmento é essencial. Dinheiro não é jogado fora e todas as expectativas são atendidas. E é dessa forma que o Field Control atua. Nós desenvolvemos um sistema focado em resolver os principais problemas da gestão de equipes de campo. E sabe aquele painel de indicadores que falamos lá em cima? Nós que criamos. Massa, neh?
Tudo foi criado a partir de estudos com diversos gestores e prestadoras. O Field é aprimorado sempre que detectamos uma necessidade e que possa trazer mais produtividade para a prestadora. Fica aqui o convite para nos conhecer. Ou até mesmo, ousar com a gente e fazer um teste gratuito. Não importa a forma, você será muito bem-vindo!
