Quando uma equipe presencial ou remota não tem um gerenciamento de trabalho eficaz, os resultados negativos são constantes. Mais que ter um bom líder, todo o trabalho precisa estar bem gerenciado, com tarefas estipuladas e metas equilibradas.
O desafio é manter tudo em total sintonia, além de manter os integrantes motivados. Essa é sua dor profissional de hoje? Então temos boas notícias! É possível ter todos os processos em dia e, ainda, aumentar a produtividade.
Não é trabalhoso, nem difícil. Mas exige dedicação. Topa o desafio de melhorar o desempenho de toda a sua equipe por meio de um gerenciamento de trabalho ideal para a sua realidade hoje?
Mesmo que você se sinta sufocado(a) sente e entenda o que mais está impactando de forma negativa toda a produção. O importante é começar e seguir com uma agenda de organização para que otimize o seu trabalho e o de todos integrantes da equipe, independentemente da função e cargo.
Distribua as tarefas de forma igual
Uma atribuição difícil aos líderes de equipe. Como cobrar desempenho, se tem pessoas mais sobrecarregadas que as outras? Detalhe: se um membro da equipe está chegando mais cedo e ficando até mais tarde, chame-o para conversar.
Muitas vezes, a sobrecarga ou até mesmo, a falta de conhecimento sobre entender o que é prioridade para aquele dia pode causar grandes transtornos. Talvez, dividir a agenda ou até mesmo contratar mais um membro para a equipe, já facilite e aumente a produtividade.
Com isso, defina horários de trabalho e também a questão das horas extras.
Faça reuniões que sejam produtivas e que tenham um motivo real para serem realizadas. Nada de se reunir sem motivo ou para cumprir tabela. Seja assertivo ao usufruir da moeda mais cara do século 21: o tempo.
Até aqui foi tranquilo! Não tem desculpa para você não começar a colocar essas dicas em prática e dar mais atenção ao seu gerenciamento de trabalho.
Use ferramentas para organizar a rotina e melhorar o seu gerenciamento de trabalho
Ferramentas do Google
Muito mais que o maior site de buscas do universo, o Google oferece outros serviços que facilitam nossa vida pessoal e empresarial. E isso é fantástico! De fácil acesso e sem custo nenhum, você organiza sua agenda, documentos no drive, faz reuniões pela função Google Meet, armazena fotos e planilhas e tudo mais que for necessário.
Trello
Um aplicativo para gerenciamento de projetos. Tudo bem se você for da geração da agendinha no bolso.
Mas é impossível compartilhar ela com toda a equipe, certo? Atribuir funções por projeto é uma das vantagens. E assim como o Google, é gratuito para algumas funções.
Field Control
Sistema de gestão de equipes externas. Tem a potência de promover aquela organização que salva a rotina e a produtividade de muitas empresas que têm equipes remotas e externas.
A padronização dos documentos é apenas uma das características. E caso o seu negócio atue com ordem de serviço, aí que você precisa entender realmente o que significa aderir o formato digital desse processo tão importante para as visitas.
Já que você está engajado em melhorar seu gerenciamento de trabalho, que tal implementar um novo modelo de ordem de serviço? Elaboramos um que cabe muito bem quando impresso ou no online. É só clicar e fazer o download gratuito.
A agenda, quando muito bem estruturada, permite que todos os chamados sejam atendidos, a partir da solicitação de cada cliente.
No caso das visitas agendadas, não basta simplesmente escolher a data e o horário. É preciso gerenciar qual o serviço que será executado e ainda, o melhor profissional para tal. E com o Field, você terá informações suficientes para casar o que cada técnico oferece de melhor para determinado atendimento.
Ainda inclui:
- Relatórios fotográficos;
- Checklist;
- Localização da equipe externa em tempo real;
- Avaliação do cliente
- Relatório de desempenho produzido automaticamente.
Os gestores acompanham todas essas ferramentas no desktop e as equipes externas via aplicativo, que também funciona offline. Isso significa que mesmo em locais sem sinal de internet, é possível inserir informações.
Agende agora uma demonstração gratuita clicando neste link. Sinta na prática como o gerenciamento de trabalho deixa de ter aqueles equívocos que, mesmo pequenos, travam todo o progresso da empresa.
Ou até mesmo, impeça de bater aquela tão sonhada meta de produtividade. Se aumentar o número de visitas com a equipe atual, com certeza, o Field Control cabe na sua rotina.
Como se tornar mais produtivo(a) no gerenciamento de trabalho?
1 – Tenha um rotina e seja disciplinado
Nem todas as atividades da nossa agenda são feitas com todo o prazer do mundo. Por outro lado, sempre tem aquelas que precisam ser concluídas, independentemente da familiaridade que temos ou não com elas.
Tenha uma agenda diária sua. Por mais que a equipe tenha algumas das ferramentas citadas acima, faça seu próprio dia com as tarefas que devem ser finalizadas.
Portanto, comece pelas mais penosas, aquelas que demandam mais trabalho e tempo. As que demandam mais concentração, deixe para o começo do dia, quando sua mente ainda não está cansada e se sente com mais criatividade.
Que tal adotar um novo modelo: Agenda digital: como aumentar a produtividade?
2 – Coloque prazos
Mês, dia e até hoje. Um exemplo: A reunião será de 30 minutos. É suficiente para todos participarem e trazer o que está proposto na pauta?
Estipule data para uma determinada compra ou até mesmo o pagamento de uma fatura. Tenha prazo para tudo. E não prolongue. Em conclusão, caso apareça alguma tarefa de emergência, o que terá prazos, não ficará para trás.
3 – Evite distrações
Conhece o método pomodoro? Você foca 25 minutos em uma determinada atividade. Ou seja, 25 minutos estudando um relatório, preenchendo um documento, pesquisando novos clientes… Enfim, não importa o que está previsto na sua agenda.
Com tanta informação bombardeando você a tanto tempo, essa técnica permite mais rapidez e qualidade naquilo que está proposto no dia.
Com isso, celular, acessos a redes sociais, aplicativos de mensagens instantâneas ou até aquela navegada no site daquela loja que você ama que está liquidação ficam para depois. Em outras palavras, foque no mais importante, depois, no tempo de descanso, você lida com esses pequenos prazeres que estarão lá quando terminar aquela demanda.
4 – Implemente descansos durante o seu gerenciamento de trabalho
Sim, descansos. A cada uma hora sentado, fique cinco minutos em pé. Acima de tudo, nessa pausa, faça pequenos alongamentos. Enquanto isso, descanse os olhos também. Tome seu café ou chá, mas sem excessos. E não esqueça daquela água geladinha que seu corpo precisa como combustível.
Cuidado com os excessos da temperatura muito baixa do ar-condicionado. Tem uma galera fã de Frozen que deixa qualquer ambiente de dar inveja no Polo Norte. Entretanto, existe uma temperatura certa para não afetar a saúde.
Se você é do time que sempre reclama do ar gelado, fica a dica para indicar a seguinte leitura: Problemas de saúde e limpeza de ar condicionado.
Então, você gostou desse conteúdo? Além do blog, a Field tem outro canal sobre gestão. Inscreva-se no YouTube e acompanhe nossos vídeos.
