Gestão de documentos: o que é e qual a importância? -

A organização deve ser a palavra chave do colaborador responsável por gerar e emitir documentos dentro de uma empresa. Mais que enviar um documento, o encarregado precisa compartilhá-lo e armazená-lo de maneira correta, afinal saber o porquê está realizando essa tarefa é essencial para fazê-la da melhor forma possível. Entenda aqui como a gestão de documentos é necessária nos negócios e como você consegue implantá-la sem inserir mais processos na sua rotina.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é a organização de todos os documentos emitidos pela empresa. O modo como é armazenado, assim como o método de uso indicado aos colaboradores também entram nesse processo.

Dependendo da estrutura da empresa e da atividade que ela exerce, esse tipo de gestão, quando bem feita, melhora o desempenho da equipe, facilita a produtividade e ajuda nos demais procedimentos envolvidos.

Qual a importância de implementar a gestão de documentos na minha empresa?

É difícil localizar algo quando não está guardado em seu devido lugar. Colocar documentos em lugares aleatórios pode dificultar as pessoas que precisam encontrá-los.

A gestão de documentos não só evita essas situações indesejadas, como também aprimora o conhecimento das métricas essenciais para o crescimento da empresa, ajudando os responsáveis pela administração e gestão de operações a estabelecer novas metas.

Benefícios da gestão de documentos

Segurança de dados e garantia de segurança jurídica

Ao emitir documentos, você estará garantido pela lei. Nada melhor do que ter tudo documentado e com assinaturas que comprovam o acordo feito.

No caso dos contratos, caso alguma parte não cumpra com as cláusulas estabelecidas, como pagamento, por exemplo, você poderá recorrer por procedimentos legais para o recebimento, já que todos os envolvidos terão selado um acordo de forma legalizada. Sem contrato, como poderá provar que tudo o que foi proposto no momento da negociação, realmente estava acordado entre ambas partes?

Já no caso de execução de serviços, uma imagem vale mais que mil palavras, concorda? Caso alguém acuse a sua equipe de que determinada troca ou instalação não foi feita, basta apresentar o relatório de visita técnica com as fotos e até mesmo, com a assinatura da pessoa que acompanhou aquele serviço.

Redução de custos

Quanto mais organização, menos erros. Isso significa que os custos com retrabalho serão menores e podem até ser eliminados com o tempo. Se você faz uma gestão de documentos eficiente, como inserir processos digitais, os custos caem radicalmente. Além de não ter mais aquela pilha de papel na sua mesa, a compra de blocos de notas e de cartuchos de tinta somem do seu fluxo de caixa, junto com as pastas de arquivos.

Regularidade e qualidade dos processos

Com o intuito de garantir que o processo atenda às expectativas de qualidade dos clientes e dos gestores, é importante ter documentos bem estruturados, contendo os campos necessários, além de regularizar todas as áreas envolvidas e suas execuções.

Uma ordem de serviço completa, por exemplo, traz todos os dados fundamentais para que o cliente seja atendido de maneira eficiente, garantindo assim que o serviço seja realizado de forma ágil, evitando uma comunicação falha e com ruídos.

Quanto mais a ordem de serviço estiver detalhada e preenchida no momento da visita técnica, mais autêntica são as informações disponíveis para que o colaborador solucione o problema apontado.

Se você ainda não tem uma ordem de serviço que atenda as necessidades dos seus clientes, confira o modelo que a Field preparou. Faça o download sem nenhum custo.

Manutenção do histórico empresarial

A gestão de documentos é essencial não apenas para a organização, mas para se ter um histórico do desenvolvimento da empresa e também de cada cliente. Ao fim de um período, indicamos que alguns fatores sejam analisados para, caso algo esteja fora do esperado, seja possível rever a tempo, antes que prejuízos apareçam. Os dados são:

Dados da empresa:

Quantos atendimentos foram realizados em cada mês;
Qual funcionário/equipe mais produtivos;
Tempo de atendimento e de deslocamento entre um cliente e outro;
Controle de materiais e equipamentos.

Dados do cliente:

Quantos números de chamados foram atendidos (no caso de empresas que prestam serviços de instalação e manutenção);
Tipos de serviços mais executados: manutenção preventiva, corretiva e preditiva;
Peças mais utilizadas;
Funcionários mais bem avaliados (e os com piores avaliações).

São tantos dados, não é mesmo? Se você está se perguntando como fazer isso em meio a diversas demandas que você já tem no dia a dia, fique tranquilo, pois vamos te explicar agora como você pode fazer isso.

Como fazer a gestão de documentos em minha empresa

Crie políticas para uso dos documentos

Em algumas situações, a elaboração e emissão dos documentos deve ser obrigatória. Por exemplo, a ordem de serviço. Infelizmente, muitas empresas ainda não emitem esse documento tão básico e essencial para o atendimento dos clientes.

Ao mudar todo o processo de emissão e implantação de novos documentos, oriente toda a equipe sobre a importância deste novo método, além de agendar um treinamento explicando um passo a passo sobre como será a nova rotina.

Mantenha sempre as informações atualizadas

Agora que você aderiu, implantou e treinou sua equipe, o próximo passo é manter os documentos atualizados. Informações, dados, números, e as demais referências devem ser contabilizadas para que, na checagem final dos resultados você possa ter tomadas de decisões precisas para o crescimento da empresa.

Sempre que um dado for alterado, não esqueça de atualizá-lo nos principais documentos emitidos, ainda mais aqueles que são compartilhados externamente com os clientes.

Quando os documentos são digitais, a facilidade é certa! Com apenas uma atualização, todos os documentos são alterados. Dessa forma, você não perde tempo e todos os seus colaboradores passam a aderir o novo modelo do documento que foi atualizado.

Faça backups dos seus documentos

Tenha arquivos para salvar todos os documentos. E mais que isso, tenha uma cópia deles para possíveis situações de perdas ou danos no equipamento em que estão salvos. Na verdade, o mais indicado para a segurança é ter tudo não só digitalizado, mas também armazenado em nuvem. Ao aderir um sistema de gestão de equipes externas, seu computador ganha um bom espaço de memória, já que tudo fica armazenado nesse software. E outra vantagem é que você pode acessá-los de qualquer lugar e aparelho, desde que tenha login e senha de cadastro.

Se você precisa entender com mais detalhes como funciona, a gente conta melhor aqui: Armazenamento em nuvem: como é feito?

Invista em tecnologia

No início deste texto prometemos que iríamos te ensinar como fazer a gestão de documentos de forma fácil. E se nós prometemos, nós cumprimos!

É impossível implantar uma boa gestão de documentos sem aderir a tecnologia como aliada.

Digitalizar todos os documentos da empresa só traz benefícios como:

Corte de custos com papel;
Preenchimento correto dos documentos e de todos os campos necessários. O colaborador só consegue passar para a próxima etapa se todos os campos estiverem preenchidos.
Facilidade de entendimento do que está escrito. Quando escrito em papel, a dificuldade de entendimento da letra é real. Em formato digital, esse problema é eliminado;
Nenhum documento se perde ou é apresentado ao cliente sujo, com marcas de mão ou até mesmo rasgado;
As prateleiras de arquivo são eliminadas como um passe de mágica, já que o armazenamento é feito em nuvem (calma que vamos explicar sobre isso mais a frente);
A comunicação entre os envolvidos em determinada operação é otimizada por meio do compartilhamento digital que acontece em tempo real. Uma pessoa do escritório envia para um profissional que está na rua que o recebe em instantes;
O cliente não fica com aquele monte de papel acumulado em casa e pode consultá-los em uma rápida busca via e-mail.

Todas essas facilidades citadas a respeito da gestão de documentos são oferecidas pelo Field Control:

Emissão de ordem de serviço digital, além de relatório de visita técnica e fotográfico;
Facilidade de atualização dos documentos;
Armazenamento de documentos em nuvem.

Além desses processos, o Field também agrega localização dos técnicos em tempo real, produção de relatório de produtividade automática, organização das visitas externas com acompanhamento do status atualizado em tempo real (em andamento, concluído), organização de equipamentos e materiais.

Tudo isso está ao seu alcance e você tem agora o poder de aumentar a produtividade da sua empresa em 40%. Já imaginou seu time atuando com facilidade, sem erros, compartilhando documentos de forma prática e ainda, otimizando o tempo que passará a ter mais qualidade?

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