Acompanhar o fluxo de trabalho e rotina de equipes que não estão no mesmo ambiente que o responsável pela coordenação requer uma série de atribuições. A gestão de equipes remotas entra em cena e tende a crescer com o avanço da tecnologia e também por motivos além, como a experiência que a pandemia da Covid-19 trouxe ao mundo corporativo.
Quando se trata de trabalho à distância, a conexão precisa ir muito além da internet. Algumas ferramentas facilitam o contato. Entretanto, a qualidade daquilo que é necessário ser entregue precisa estar em dia sempre. E a oportunidade de aprendizado e troca de experiências é outro ponto-chave que não deve ser perdido.
Pensando em todos esses desafios, a Field te propõe algumas reflexões. Aqui, você entenderá possíveis mudanças que impactam diretamente na produtividade e bem-estar de todo o time que atua com gestão de equipes remotas. As ações são bem simples e mesmo assim deixarão muitos erros para trás.
Por que adotar o home-office?
Muitas empresas adotam o home-office por economia de custos. Ou até mesmo pelo aumento de qualidade de vida dos funcionários.
Entretanto, com a pandemia da Covid-19, muitas empresas não tiveram escolha. Ou adotavam esse modelo de trabalho ou simplesmente interrompiam a operação. Vista como uma única alternativa, a implementação da gestão de equipes remotas aconteceu, literalmente, de um dia para o outro.
Com isso, foram se adaptando com o barco andando, melhorando os processos até chegar em um nível de adaptação e atendimento 100% do fluxo da rotina anterior à essa implementação.
Ainda, esse modelo possibilita integrar pessoas de outras cidades e estados onde não há estrutura física como uma sede. Sabe aquele(a) profissional que vai fazer a diferença no seu time, mas mora em outra região? Pois bem, a gestão de equipes remotas aqui cabe muito bem.
Como organizar a gestão de equipes remotas?
Em primeiro lugar, uma equipe que tope esse formato de trabalho precisa estar muito bem alinhada com os objetivos e modelo de gestão propostos.
Implementar uma rotina é fundamental. Para isso, tenha listas e uma agenda bem estruturada. Caso o ramo de atividade atenda demandas urgentes ou de última hora, é importante ter uma estratégia para que, mesmo à distância, a qualidade da operação seja sempre a mesma.
Com a galera em casa, os custos reduzem como luz e água. E com o que sobra no caixa, você pode otimizar a gestão e produtividade com ferramentas digitais.
Existem diversas delas, algumas até lançadas ou adotadas neste novo momento em que vivemos. O importante é escolher qual a ideal e que irá atender as necessidades de todos os membros da equipe.
Algumas ferramentas te ajudam e muito na comunicação, integração do time e melhoria da performance. Separamos algumas delas:
Trello
De uso gratuito, mas com funções otimizadas na versão paga, o trello é um gerenciador de projetos que pode ser usado individualmente ou compartilhado com a equipe.
Quando não trabalham na mesma sala ou ambiente, basta inserir um cartão com a atividade com o nome da pessoa. Se puder, coloque o prazo e uma descrição para que não aconteçam falhas e que reduza as chances de retrabalho.
Slack
Essa plataforma de comunicação empresarial permite bate papos instantâneos por meio de salas privadas e mensagens diretas. É uma boa pedida para separar bem o profissional do pessoal, já que o whatsapp utiliza um número, muitas vezes, pessoal do colaborador (a).
Field Control
Para empresas que têm equipes remotas e equipes externas é um desafio e tanto esse gerenciamento. Mas nada impossível de se ter bons resultados.
Hoje em dia, o pessoal que recebe o chamado para instalação ou manutenção já agendada ou de última hora tem plenas condições de atuar em casa. Ferramentas possibilitam que empresa, cliente e equipe externa estejam completamente integrados. No caso do Field Control, a equipe consegue eliminar em 100% problemas mais comuns, como perda de ordem de serviço, por exemplo.
A falta de comunicação entre o time interno e externo é uma cultura implementada na empresa. É preciso um trabalho diário para se quebrar tabus. Além de reforçar a importância de tornar comum os principais dados para que determinada visita de manutenção seja feita.
E já que a ordem de serviço é apenas o início de toda operação, nada melhor do que ter um modelo pronto. Esse documento não pode deixar nada em dúvida. Então, comece já aderindo uma ordem de serviço ideal para equipes externas: download grátis de modelo de ordem de serviço.
Outros processos, como checklist, são fundamentais para comunicar o que foi feito naquela visita. E até entender o comportamento de determinado equipamento. Outro objetivo é comunicar ao cliente, gestão e até o próximo técnico que irá atender o chamado do mesmo local, tudo o que foi feito naquele equipamento.
Muitas vezes, precisamos utilizar determinada ferramenta na prática. Só assim realmente iremos entender o quanto de impacto trará na produtividade. Afinal, é um investimento que entrará no fluxo de caixa, concorda?
Entenda e sinta no seu dia a dia como é utilizar esses processos e ter agilidade, boa comunicação, eliminar a perda de dados e evoluir seu negócio. Agende um teste gratuito agora mesmo clicando neste link.
Confiança no time
Um dos princípios fundamentais para a organização das equipes remotas é ter confiança como base. Ter a sensação de que as demandas serão cumpridas traz ao responsável pela gestão a certeza de bons resultados.
Aqui entra a importância de se ter um líder disponível, mesmo que do outro lado da tela. Dúvidas, compartilhamento de dados e até situações específicas valem muito para um time presencial e para o remoto.
E apenas para te alertar, existem diferenças entre equipes remotas e equipes externas. Equipe remota é aquela que atua em qualquer ambiente: corporativo ou home-office. Já a equipe externa é formada por técnicos que atuam totalmente na rua, realizando manutenção, instalação, vendas, entre outros setores.
O que você precisa para efetivar a sua gestão de equipes remotas
Cada um saber o papel que tem na empresa é um começo. Se os departamentos atuam de forma integrada e dependem um do outro para seguirem em funcionamento, o líder de cada um deles precisa estar atento quanto à entrega das tarefas e demandas de determinados períodos.
Precisamos dizer sobre a comunicação? Se em muitos setores, mesmo em formato presencial, tornar comum informações é imprescindível para o time, imagine quando se atua à distância. Você está acessível para os membros da equipe? Mesmo remotamente?
Afinal, dúvidas, sugestões e até problemas precisam ser compartilhados.
Se você está nessa fase de implementação da equipe remota, entenda o papel do líder:
- Dez qualidades de um ótimo líder de equipe;
- Papel do líder na comunicação dentro da empresa
- Liderança de equipe: 7 dicas para o sucesso
Gestão de equipes remotas é para todas as empresas?
É muito comum alguns gestores dizerem que determinada pessoa não é apta para atuar remotamente. Mas será mesmo que toda sua equipe está preparada para esse modelo de trabalho? A decisão cabe única e exclusivamente aos responsáveis. No caso da pandemia da Covid-19, realmente não houve escolhas. Ou a gestão de equipes remotas entrava em ação ou, literalmente, não acontecia a operação.
Com a retomada das atividades e abertura gradual, algumas empresas disponibilizam o modelo híbrido. Algumas vezes na semana na sede da empresa e os outros dias em home-office. Claro que essa decisão depende de vários fatores que precisam ser estudados. Entre eles, segmento de atuação, fase do negócio e disponibilidade de investimento.
E já que a gestão não é para qualquer um, a Field não para com as orientações por aqui:
Acompanhe a gente também no YouTube. Inscreva-se no nosso canal: https://www.youtube.com/channel/UCRL-PYupHMDr0bJ8Sjw0Tnw/featured.
