Quais dados preencher em um Relatório de Visita Técnica?

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relatório de visita técnica

Quais dados preencher em um Relatório de Visita Técnica?

Elaborar um relatório de visita técnica é algo muito importante para empresas que trabalham com equipes externas. Esse documento é necessário quando há a necessidade de um reparo no local. E se  acontece a visita é porque houve algum problema, e é exatamente por isso a importância do relatório dessa vista e para total monitoramento das ações.

O relatório de visita técnica é importante para garantir um atendimento de qualidade e o alto grau de qualidade do serviço prestado. Como todo processo dentro da empresa, é necessário que o relatório de visita técnica tenha regras claras e bem definidas a serem seguidas pelos técnicos.

Um ponto importante na elaboração do relatório de visita técnica e que traz dúvida aos gestores é: quais dados devem ser preenchidos? Sendo assim, vamos explicar quais as informações relevantes que devem ser inseridas em um relatório de visita técnica.

Informações sempre são importantes!

De um modo geral, informações são importantes nos mais diferentes aspectos de uma empresa, em uma relatório de visita técnica então, é mais importante ainda. Com esses dados em mãos, os gestores podem tomar as mais diferentes providências ou apenas entender como anda o atendimento das equipes externas. Além disso, é possível criar, junto ao CRM utilizado, uma prática de fidelização de cliente. Um dos pontos interessantes de um relatório de visita técnica é inserir uma parte onde o cliente pode avaliar o atendimento. São informações que, com certeza, vão te auxiliar na melhora do seu atendimento. Além de promover o aumento da produtividade. 

Em relação aos dados de um relatório de visita técnica, vamos destacar os principais e que devem estar sempre presentes. Vamos nessa? 

Dados necessários para um relatório de visita técnica

#Nome do cliente / Nome da empresa

Muito importante, até para a questão da fidelização e do CRM, saber quem sua empresa atendeu. Se for um cliente “pessoa jurídica”, é bom saber o nome da pessoa que sempre atende sua equipe no local, além, é claro, do responsável pela área – o tomador de decisão.

#Nome do responsável pelo serviço

Em todo serviço realizado é importante ter o nome do responsável pelo serviço destacado no relatório de visita técnica. O ideal é saber exatamente o nome de quem executou o trabalho. Caso a empresa tenha duas pessoas com o mesmo nome, o sobrenome é essencial. 

#Endereço e telefone

São outras informações que não podem faltar nunca. É por meio dessas informações que será possível traçar, por exemplo, rotas melhores para suas equipes externas, além de ser importantes contatos que, cruzados com os nomes, por exemplo, podem ajudar na questão do relacionamento.

#Tarefa executada

Não seria um relatório de visita técnica completo se não tivesse discriminado qual o trabalho feito, não é mesmo? Por isso, sempre importante colocar qual a natureza do serviço feito.

#Data

É mais uma informação que gerará, quando cruzada com outras, dados importantes para o dia a dia da sua empresa e para questões de gestão.

#Hora de chegada e saída da visita técnica

Mais um dado bem importante para o relatório de visita técnica e que mostra a produtividade do técnico durante o serviço. Cruzando o tempo do serviço realizado com a data é possível criar um média de tempo ideal para realizar cada tipo de serviço.

#Descrição e observação sobre a visita

Por fim, é importante que o relatório de visita técnica contenha dados e informações sobre o serviço. Muitas vezes, o técnico não realiza o trabalho por completo por uma série de dificuldades, como a falta de uma peça que não esteja no cronograma para a troca. Então, é importante registrar as seguintes informações:

  • Motivos da não realização ou da realização parcial da tarefa;
  • Peças e o que será necessário para resolver o problema;
  • Custos extras que precisam ser notificados ao cliente.

Mais uma vez, não se esqueça da tecnologia!

Podemos parecer repetitivos, já que sempre falamos da importância da tecnologia na gestão da sua empresa e em diversos processos. Mas a verdade é que, sem ela, tudo fica muito mais complicado. E como hoje há diversas soluções que podem ajudar no dia a dia, é sempre bom contar com elas.

Para o relatório de visita técnica não é diferente. Há soluções e ferramentas que auxiliam no desenvolvimento do relatório. É o caso do Field Control, um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada. Por meio do sistema é possível também enviar ao cliente por e-mail um link para a avaliação do serviço. O gestor recebe essas informações e tem total acesso da atividade efetuada.

E para esse e outros assuntos de gestão, conte sempre com a gente!

 

Eduardo Santos

Eduardo é um dos fundadores e responsável pelas operações da Field Control. Trabalha há mais de 12 anos com tecnologia, gestão e processos.