Por que utilizar um Software de Gestão de Equipes?

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Por que utilizar um Software de Gestão de Equipes?

Por ter uma alta demanda devido ao mercado, pequenas e médias empresas prestadoras de serviços com equipes externas precisam de uma gestão certeira. Ter um aumento de produtividade esperado é um desafio diário. Com o auxilio da tecnologia, o uso de software de gestão de equipes pode não só garantir uma melhoria em todo o funcionamento da empresa, mas também aumentar a satisfação do cliente. Agregando gestores, técnicos e clientes em uma única ferramenta é possível efetivar as atividades executadas diariamente.

O software tem funcionalidades que contribuem para uma excelência no atendimento ao cliente, ao proporcionar maior agilidade nas tarefas do dia a dia.

O funcionamento permite que o gestor tenha conhecimento de toda a operação em tempo real. Por meio de uma linha do tempo, é possível visualizar o deslocamento dos técnicos, o que permite o acompanhamento do serviço instantaneamente. Ainda, o gestor tem a possibilidade de programar a rota de forma automática, a partir da inserção de um novo chamado. Essa ferramenta contribui para a redução dos custos extras com o combustível, por exemplo. Ainda não entendeu? Vamos te contar com mais detalhes…

# O que é um software de gestão de equipes? 

O software de gestão de equipes tem dois módulos que facilitam os profissionais que atuam em empresas prestadoras de serviços. O uso está agregado em:

  •  Um aplicativo para os técnicos;
  •  Um sistema web para o gestor que atua de forma integrada com o app técnico. Com isso, realiza um melhor tráfego de informações para atender todas as demandas de acordo com as ordens de serviço abertas no dia. Agora o gestor também pode ter acesso ao sistema por um aplicativo para o celular. Com esse tipo de acesso, mesmo quando o gestor estiver ausente da empresa, conseguirá gerenciar toda a equipe e ter uma visão real de toda a equipe técnica.

# O que facilita para o gestor? 

Para o gestor, no sistema web, que pode ser acessado por um tablet, computador ou notebook, e até aplicativo, é possível ter uma visão geral do local onde todos os técnicos estão ao mesmo tempo, por meio de um mapa. Ou seja, se o cliente questionar sobre a localidade do técnico, o gestor terá acesso a essa informação naquele momento. Direcionar o profissional que está mais próximo a uma chamada de última hora também é possível.

#Agendamento de visitas 

Auxilia na precisão do agendamento na visita do técnico que pode atuar em telefonia/tv a cabo, assistência para automóveis ou residências, manutenção/instalação de eletrodomésticos e outros. O software tem funcionalidade que realiza o planejamento automático. Isso acontece a partir da consideração das melhores rotas e habilidades dos técnicos.

Com o monitoramento, é possível prever o tempo que cada técnico demanda de acordo com cada tarefa elaborada, o que otimiza também elaborar e redirecioná-lo para uma nova tarefa, a partir de um novo chamado em tempo real ou já programado. Além de tempo, poderá economizar custos com combustível. Automaticamente, o aplicativo calcula qual o chamado mais perto e a previsão do tempo de chegada até o local, assim como o de execução do serviço, a partir de histórico de tarefas realizadas anteriormente.

#Como funciona?

O funcionamento é simples:

  1. o cliente solicita um serviço;
  2. o atendente registra a atividade;
  3. o gestor clica em planejamento automático e então, o Field Control organiza automaticamente a melhor distribuição e rotas para o dia.
  4. O técnico recebe as atividades de acordo com as ordens de serviço do dia no celular.  Assim que ele indicar que está a caminho do local, o cliente recebe um link com a posição desse técnico. Esse tópico elimina a ansiedade e as possíveis ligações de status à base gestora para saber onde o responsável pelo serviço está e a previsão de chegada.
  5. Quando o técnico conclui a atividade, solicita ao cliente preencher no próprio celular relatório de qualidade da visita.
  6. Ao encerrar, tudo estará em um painel de controle simples e prático.

Dessa forma, o gestor consegue ter uma visão prática. Além de tomar decisões claras e objetivas que otimizem a qualidade de atendimento. E, consequentemente, o serviço disponibilizado por cada técnico da empresa.

#relatório de produtividade 

Com os relatórios de produtividade de cada técnico, é possível valorizar os pontos fortes e também focar na melhoria dos pontos fracos do atendimento dessas equipes externas. As métricas desse relatório são feitas a partir da avaliação feita pelos clientes no término da visita. 

Você também pode fazer com que a empresa tenha um reconhecimento pelo bom desempenho da equipe como um todo. Tudo isso, com dados e números reais, comprovados por meio de relatórios prontos feitos pelo próprio software.

# E a economia, onde fica?

O software de gestão de equipes não economiza apenas com o combustível ao otimizar a rota entre os chamados. Aqueles blocos de ordem de serviço não precisam mais ser impressos.  Todas as informações incluídas diretamente no sistema proporcionam rapidez não só no preenchimento, mas no acesso. Quando algum cliente estiver com dúvida sobre os serviços anteriores, basta digitar o nome ou o número da ordem, que as informações estarão acessíveis em menos de um minuto. Diferentemente das empresas que ainda arquivam as ordens de serviços em armários nos escritórios que ocupam espaço. Ou gastam com papel e tintas para impressão. Com todas as informações no histórico, é possível o gestor fazer análises periódicas sobre o desempenho dos técnicos. Além da   qualidade do serviço prestado.

# o que o cliente ganha? 

 O software diminui o número de chamadas pelos clientes na empresa, que fica ansioso em saber o horário da visita do técnico. Isso permite maior foco na otimização do fluxo das ordens de serviço. Pelo mapa, por meio de um rastreador, mais do que a localização, o gestor pode validar o início e a conclusão de um novo serviço. Todas as tarefas armazenadas ficam em nuvem. Podem ser consultadas a qualquer momento, mesmo com a ordem de serviço já fechada. Para saber como funciona, a gente dá uma. forcinha: Dados em nuvem: como é o armazenamento.

O cliente consegue programar o seu dia, sem a necessidade de remanejar compromissos pela falta de contato com técnico. Outro ponto muito valioso para o cliente é a foto do técnico que vai junto com a notificação e o link que acompanha o trajeto do técnico. Com isso, ele terá a certeza que estará recebendo um técnico da sua empresa com segurança, sem correr riscos.

Não há necessidade da pessoa que abriu o chamado aderir ao. aplicativo. A notificação do trajeto do técnico, assim como a foto, são enviados pelo whatsapp ou e-mail. Quem atua no segmento de prestação de serviços sabe que o atraso do técnico é uma das principais reclamações.

Comece agora mesmo…

Agora que você saber os benefícios do software de gestão de equipes, o que acha de testá-lo? Você pode experimentá-lo para por um tempo para se adaptar como gestão e também introduzi-lo na sua equipe. Em poucas semanas é possível sentir a diferença no seu dia a dia como gestor. Acesse: www.fieldcontrol.com.br e comece agora mesmo.

Luiz Freneda

Luiz é um dos fundadores e responsável tecnologia da Field Control, que inclui o Aplicativo para celular, Painel de gestão, Site, demais sistemas e agora também o Blog ;)