Não importa o momento, seja de crise econômica no país, seja de recuperação, todo empreendedor precisa ter um plano baseado em estratégias para redução de custos nas empresas. Pensando em todos os processos e conhecendo como é a rotina de profissionais que atuam na gestão, a Field te indica cinco formas básicas para redução de custos nas empresas. E todas elas são tão práticas que podem ser aplicadas hoje mesmo, logo depois de você terminar essa leitura.
Por ser um país em desenvolvimento, o Brasil vive em uma gangorra econômica. Diversos fatores impactam na nossa economia e de um dia para o outro, sem nenhum aviso prévio. Como a Field não quer que sua empresa vire estatística, sendo um número entre as que fecham as portas a cada ano, vamos seguir juntos, nos próprios minutos, te proporcionando motivos para seguir em frente.
Se o momento em que sua empresa se encontra atualmente é no vermelho, você está aonde deveria estar! Bons ventos te trouxeram até aqui. Agora, se o seu cenário é positivo, é sempre bom se precaver e cortar algumas despesas que poderão ir para um banco de reservas ou virar investimento para potencializar o crescimento da empresa.
Agora, chega de conversa, vamos partir para o que interessa!
Já pensou em ter um banco de reserva?
Mais que ter fundos de reserva para a vida pessoal, a sua empresa também precisa desse banco de emergência. Separe pelo menos entre 10 %e 30% da sua receita mensalmente e deposite ali. Não é bobagem ser prevenido. Como diz o ditado, o seguro morreu de velho e com tanta instabilidade econômica por aí, seu negócio estará muito bem garantido.
Mesmo que a intenção da empresa seja crescer de forma rápida e que boa parte da receita seja transformada em investimentos que dê condições para conquistar cada vez mais clientes, ter essa reserva no caixa é mais que necessário. Pode ser uma questão de sobrevivência. Você não pode sentir isso agora, mas no momento que realmente precisar (esperamos que não), irá se sentir aliviado e grato por ter adotado essa reserva.
Essa grana pode te salvar em diversos momentos e deve ser usada literalmente em momentos de emergência. Quer alguns exemplos? Toma lá:
- danos na estrutura física da sede;
- pandemias que determinam isolamento social;
- substituição de equipamentos realmente necessários para o funcionamento da operação;
- em crises financeiras pode salvar a empresa de processos, ao honrar com compromissos salariais, empréstimos e financiamentos de ferramentas, entre outros.
Agora que você já teve conhecimento do básico, seguimos para o aprendizado que pode mudar o status financeiro do seu negócio:
5 dicas para redução de custos nas empresas
1. Fique de olho no seu controle de caixa
O controle de caixa tem esse nome por algum motivo, certo? Todas as despesas e receitas devem ser apontadas e atualizadas diariamente. E com isso, o caixa que sempre deve estar no verde, precisa ser analisado. E tudo, literalmente, que sai do caixa da empresa deve constar ali. Desde um lápis até a compra de um automóvel para a frota. Se você quiser mais justificativas, te indicamos aqui: Controle de caixa nas empresas: por que fazer?.
Se a pergunta é o que o fluxo de caixa ter a ver com a redução de custos nas empresas, a resposta vai na lata: a partir de estudos e análises das despesas diárias, você pode checar o que deve ser cortado e o que realmente é necessário para manter a empresa em funcionamento.
Quer contratar um novo técnico? Verifique o fluxo de caixa. Quer encerrar um contrato com aquele cliente que não vale a pena? Verifique o fluxo de caixa. Vai rolar um churras para comemorar a produtividade do mês? Verifique se há condições financeiras para isso naquele momento.
É basicamente um orientador sobre os próximos passos da sua empresa. E mais que isso, pode indicar alternativas que possam impactar se no fim do mês ou até daquele ano, a empresa estará no vermelho ou, na condição ideal, no verde, obtendo o lucro esperado, de acordo com o seu plano de negócio.
Trocas e substituições que incluem gastos diários já é uma saída. Eliminar os copos plásticos por canecas e copos de vidro para cafés e águas. A marca do café também pode ser substituída, mesmo que provisoriamente para uma marca mais acessível, desde que o sabor seja bom, hein.
Manter as janelas abertas no início e fim do dia, deixando o ar-condicionado para os horários mais quentes, garante uma boa redução na conta de luz e evita doenças respiratórias entre os colaboradores.
2. Manutenção preventiva
Evitar gastos que não estavam previstos é outra dica que a Field te orienta. Os equipamentos que fazem parte da sua produção e garantem o bem-estar das pessoas que ali frequentam precisam estar em pleno funcionamento. E para evitar que parem de uma hora para outra e necessitem de troca de peças emergenciais, o ideal é fazer manutenção preventiva, de acordo com o indicado por cada fabricante.
Mais que prevenir custos, esse tipo de manutenção impede que você atrase todos os seus planos e projetos com os seus clientes. Ainda mais se o seu modelo de negócio depende de equipamentos e maquinários para ter a operação em dia.
E tem conteúdo sobre como aplicar a manutenção preventiva sim! E tem tudo a ver com o nosso tema de agora: Como manter uma receita recorrente com manutenção preventiva?
3. Invista em tecnologias focadas no seu segmento de atuação
Como assim, a Field indica o corte de gastos e agora fala em investimento? Pois é, mas vamos comprovar que não é uma contradição.
A tecnologia é aquela parceria para o bem e o para mau (as fake news estão aí para provar isso). Porém, basta você saber como usá-la. E no nosso caso, abordando a redução de custos nas empresas, a tecnologia é muito bem-vinda.
Não é só o seu controle de caixa que deve ser revisto e estudado sempre. Os seus processos e ferramentas também precisam passar por essa revisão, já que podem estar causando um desperdício e tanto de dinheiro. Isso mesmo o que você leu! Quer saber onde e como? Vamos fazer um quiz e com as respostas abaixo, vamos descobrir! Topa?
- Sua ordem de serviço é de papel? Assim como os check-lists e relatórios de visitas?
- Os técnicos de campo atendem as visitas da mesma região na agenda diária?
- A avaliação do cliente é feita ainda em prancheta?
- Em chamadas emergenciais, o técnico que está do outro lado da cidade é acionado ou o mais próximo daquela chamada?
E aí, qual foi sua pontuação? Todas as suas respostas foram sim? É possível reverter esse quadro, eliminar burocracias, despesas e o melhor… garantir uma boa economia.
Escolha o que trará mais produtividade e menos custos
Quando for investir em tecnologia, a sua escolha deve ser focada em diversos aspectos. Mais que atender as necessidades do seu setor, com processos e ferramentas da sua atividade, o ponto principal é potencializar os seus resultados, sem aumentar os custos. A intenção é sempre reduzir, certo?
Sistema de gestão de equipes externas, por exemplo, aumenta a sua produtividade, o que vai fazer com que você atenda o dobro de chamados com o mesmo número de técnicos. Isso acontece a partir da eliminação das falhas e por para jogo aquilo que potencializa as visitas, não importa se é reparo ou instalação.
E vamos relembrar o quiz aqui rapidinho. Quando você substitui processos que demandam papel e gráfica por digitais, é uma boa economia. O que você pensa a respeito? Dá uma olhada no seu fluxo de caixa e o imagine sem essa despesa.
E o quanto de combustível sua frota demanda por mês? É possível reduzir ao saber a geolocalização dos técnicos e indicar o mais próximo de cada chamada. Parece ficção científica, mas é pura realidade e muitas prestadoras já utilizam esse sistema. Além de agregar mais valor ao serviço oferecido, estão com cada vez mais clientes e com a receita positiva.
E se quiser começar desde já, o melhor é organizar a gestão. Por que não padronizar os documentos como a ordem de serviço? A Field oferece um modelo já adequado para a prestação de serviços de diversos segmentos. Confira aqui: modelo de ordem de serviço.
4. Compre peças para o estoque em grande quantidade
Na sua sede tem espaço sobrando? Se não, é possível dar um jeito. Não sei se você percebeu, mas uma dica é ligada a outra. Se a prestadora adere a ordem de serviço digital, não terá mais aquelas estantes com todas aquelas pilhas de papel, correto? Com isso, você pode montar um belo estoque na sua empresa.
Faça uma lista do que é mais utilizado no dia a dia. As maiores e menos utilizadas podem ser adquiridas de acordo com a demanda. As mais utilizadas pelos seus clientes podem ser compradas em quantidade maior. E aquela negociação com o fornecedor cabe muito bem aqui.
Fique atento apenas:
- Na validade;
- Na garantia estipulada pelo fabricante;
- Se é possível os técnicos terem essas peças no carro;
- Forma de armazenamento e estoque;
- A frequência de uso.
Para ter todas essas respostas, uma planilha facilita. Não precisa procurar um modelo. Está na mão: Modelo de planilha de controle de estoque.
5. Aprenda a negociar
A empresa está com dívidas? Financiamentos, parcelamentos, crediários? Não importa o motivo pela qual foi adquirida. O momento agora é enxugar as despesas. Já chegou a analisar o quanto a taxa de juros pode impactar no seu caixa? Então, lá vai a dica dentro de outra dica: construa o hábito de se informar sobre economia, taxa de juros, cotação do dólar, euro e também da bolsa de valores, taxa Selic e de inflação. Lembra do café? Você querendo ou não, esses números impactam desde a compra do pó para fazer essa preciosa bebida até nas suas dívidas.
Lido isso, separe um momento da sua semana para fazer essa análise. Quais contas mais pesam e quais podem ser negociadas. Você tem contrato com operadoras de telefonia? Por que não checar se há um plano que se adeque melhor ao seu bolso e atenda as suas necessidades da mesma forma?
Os novos carros da frota estão com as parcelas atrasadas? Renegocie os juros. Você vai perder um tempo sim. Mas esteja preparado e conheça seu direitos como consumidor. E na tomada de decisão de comprar novos equipamentos e aderir novas ferramentas e processos, nada de vergonha em pedir desconto!
E então? Partiu vida financeira nova? Com uma boa gestão, seu negócio tem tudo para decolar, e se for com a Field, melhor ainda. Se quiser começar agora, agende uma demonstração e sinta na prática a redução de custos que o nosso sistema proporciona para as prestadoras de serviço: agendar agora. Se pintar alguma dúvida, estamos te esperando no chat em nosso site: www.fieldcontrol.com.br. Vem voar com a gente!
