Seja qual for o tamanho da sua empresa, há um ponto que é extremamente importante para que ela cresça de forma sustentável e saudável: o orçamento empresarial. Com esse processo muito bem feito, sua empresa é capaz de controlar gastos e otimizar recursos.
Um orçamento empresarial nada mais é que um documento ou ferramenta com todas as informações importante para o funcionamento do seu negócio. Este documento detalha todas as despesas e receitas da empresa. Normalmente, o orçamento empresarial é feito pelo período de um ano, com diversas informações, além de uma análise crítica da situação, do mercado e contemplando os objetivos dos negócios.
A importância do orçamento empresarial é gigantesca. Para qualquer empresa é preciso conhecer seus gastos – e entender onde serão aplicados: investimentos, pagamento de pessoal, entre outros. Incluindo ainda, a estimativa de vendas, nível de endividamento e tudo que posso comprometer a parte financeira.
Essa ferramenta fortalece a empresa para os desafios e a prepara para as oportunidades de mercado. Como resultado, ajuda na correção de erros de alocação de recursos e trazendo uma visão clara dos gastos e onde cortá-los sem prejudicar a operação.
E como fazer o orçamento empresarial?
Caro empreendedor, só podemos dizer uma coisa: não há mágica, apenas trabalho! E muito! Então, arregace as mangas e comece a trabalhar em cima do seu orçamento empresarial.
#Faça um diagnóstico
Para começar, faça um belo diagnóstico do seu negócio. Estude bem suas finanças e analise, no mínimo, os últimos três anos. Reúna o máximo de informações que puder. Tenha dados como o lucro médio alcançado, os gastos com tributação e outras coisas relevantes. Separe as contas que precisam fazer parte essencialmente para o negócio funcionar.
#Calcule todas as fontes de renda
É sempre importante saber de onde está vindo o dinheiro, não é mesmo? Sendo assim, para ter um orçamento empresarial que realmente ajude sua empresa, mapeie fontes como vendas, investimentos, empréstimos e economias. Os contratos com pagamentos mensais e os pontuais também entram aqui.
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#Despesas fixas
Agora que você já tem em vista quais as principais fontes de renda, é preciso listar todas as despesas fixas para seu orçamento empresarial. Considere gastos com aluguel, salários, internet, telefone, taxas de bancos, impostos, hospedagem de site, ferramentas e serviços contratados e seguros. Alguns bem específicos como combustível, EPI, manutenção da frota também entram.
Essa é a lista dos gastos que você tem conhecimento e previsibilidade para os próximos meses.
#Custos variáveis
Se já falamos das despesas fixas no orçamento empresarial, há, também, os custos variáveis. Estes aparecem de acordo com o aumento da operação, por exemplo. São custos que variam. Aqui, é preciso ter informações de gastos. Entre eles: água, gás, luz, papel, comissões, publicidade e marketing, transporte, logística, matéria-prima, viagens, eventos, utilização de freelancer, entre outras coisas.
#Despesas únicas
Um ponto importante para o orçamento empresarial é contar com o imprevisto. Por isso, preveja despesas únicas e defina itens que podem aparecer inesperadamente, como a compra de um notebook para substituir um antigo ou gastos que podem ser preparados e orçamentos com antecedências. Considere pontos como: construção, reformas, eletrônicos, material de escritórios, comidas e bebidas, consertos e móveis.
#Faça uma projeção
Agora que já temos todos os dados para nosso orçamento empresarial, é hora de fazermos uma projeção para o período – um ano, por exemplo. É hora de fazer uma estimativa de receitas e despesas. Ainda, a previsão de capital de giro e todos os gastos listados, além da projeção de crescimento.
Tenha tudo isso em uma planilha do Excel ou utilize ferramentas de gestão financeira que podem ajudar e muito na produção do seu orçamento empresarial.
#Corte custos extras
O que seriam esses custos, Field? Uma ordem de serviço de papel que realmente tem uma demanda, deslocamentos extras que poderiam ser evitados, controle de estoque efetivo.
Se reunir todos esses tópicos, com certeza, ao fim do mês, a empresa terá uma diferença muito considerável.
Implementar substituições só trará benefícios na gestão e aumento da produtividade.
Quer um exemplo? A ordem de serviço digital é um processo que não precisa de impressão. Traz todas as informações necessárias, é encontrada em segundos e compartilhada de forma virtual para todos os envolvidos na operação.
Ter um modelo adequado que atenda as necessidades da prestação é outro ponto importante. Não tem como abordar o orçamento empresarial e ignorar a produtividade. Esses dois caminham juntos. Quanto maior a produtividade, mais alto será o lucro.
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#Olhe os resultados
É isso, seu orçamento empresarial está feito. Então agora é só esperar e ver sua empresa crescer? Não, senhor! Agora é hora de acompanhar o cumprimento do orçamento ao longo do ano. Como toda ferramenta de gestão, o orçamento empresarial pode precisar de reparos e sofrer alterações. É uma medida preventiva, que vai te ajudar no dia a dia da empresa. Porém, precisa ser acompanhado durante todo o período.
Algumas ferramentas que você utiliza para a gestão de outras áreas ou ações podem ajudar na montagem de seu orçamento empresarial.
Para empresas que tenham equipes externas, por exemplo, o Field Control, que é aplicativo para prestadores de serviços externos, armazena informações que devem ser utilizadas no orçamento empresarial, como algumas das receitas e gastos, além de mostrar visualmente, por meio de calendário, a previsão dos serviços a serem realizados.
O objetivo do nosso blog é trazer informações de qualidade para que você consiga tocar sua empresa da melhor maneira possível. E um ponto muito importante para gerenciar sua empresa é toda a questão financeira e contábil. Tanto que já falamos de fluxo de caixa e reembolso, itens que impactam diretamente no andamento da companhia.
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