Ordem de serviço tem validade jurídica?

A ordem de serviço é um documento que parece simples, mas que tem uma responsabilidade e tanto. E devido a importância, será que tem validade jurídica? Ou até mesmo validade por tempo?

Já que é um comprovante que indica o que foi feito, a partir do preenchimento e assinatura do solicitante, saber quanto tempo guardar e a importância jurídica te assegura de possíveis dores de cabeça.

Hoje, graças a tecnologia, existem dois modelos de OS, o tradicional e até ultrapassado, em papel, e a versão digital, que tem várias vantagens quando comparada com a impressa. O mais importante é o conteúdo e como é preenchida. As informações que constam ali são as que equivalem quando for consultada, por isso a necessidade da assinatura ao final dela.

Ficou com curiosidade para saber como é uma ordem de serviço digital? Resolva esse problema agora mesmo. Faça download gratuito de um modelo que a Field preparou com foco na prestação de serviços: modelo de ordem de serviço grátis.

Bom, agora que já explicamos o básico, vamos partir para a explicação que você busca.

Ordem de serviço tem validade jurídica?

Aquela ordem de serviço que orienta o técnico sobre o que será feito em uma manutenção ou instalação a pedido do cliente ou que estava incluída na agenda da equipe tem validade jurídica, a partir do momento que é assinada pelo cliente. Então, a resposta da pergunta é sim! A ordem de serviço tem validade jurídica.

A ordem de serviço é um documento obrigatório, que precisa ser emitido. O ideal é que seja preenchido logo no momento da solicitação do cliente.

Em empresas de manutenção, por exemplo, quando a pessoa abre um chamado solicitando reparo ou instalação, em prestadoras com alta produtividade, o documento é preenchido já nesse primeiro contato.

Outra informação importante é que a ordem de serviço pode ser usada como prova em processos trabalhistas. De ambos os lados, empregado ou empregador, se necessário, conseguem provar que determinado serviço foi realizado, o que foi executado durante a atividade, além da hora de início, término e dia.

Precisa de apoio para construir a ordem de serviço para sua empresa? Confira: Modelo de ordem de serviço: 13 tópicos para construir o seu.

Por que preciso de assinaturas em documentos, como a ordem de serviço?

Para comprovar que aquele serviço foi feito, nada melhor que ter a assinatura da pessoa que o solicitou. Em termos de avanço da tecnologia, aquele registro no papel migrou para o online.

Diversos documentos passaram a ter uma versão digital e, consequentemente, a assinatura também se adaptou ao mesmo formato.

Mas, será que essa assinatura digital tem validade? Ainda, por que quanto tempo devo deixar armazenados esses documentos, mesmo na nuvem?

Diversas empresas já estão dentro dessa nova era digital. Mais que uma atitude econômica, os processos digitais tornam a empresa sustentável. A facilidade na interpretação das informações ali disponíveis é muito mais fácil. Aquelas letras incompreensíveis ficam para a trás e a comunicação passa a ser o ponto-chave entre gestão e equipe.

Outro ponto é que não existe a possibilidade de perda e rasura. Tudo fica armazenado em um único sistema que pode ser acessado a qualquer hora e lugar: Armazenamento em nuvem: como é feito?

Quando armazenado na nuvem, você consegue acessar a ordem de serviço rapidamente, digitando apenas algum dado referente ao documento. Um exemplo: a data, dia, nome do técnico ou até mesmo do cliente.

A assinatura na ordem de serviço comprova que a demanda foi atendida e tem validade, a partir do nível de confiança sobre a identidade dos signatários.

Mesmo que o serviço não seja concluído naquele dia, a assinatura é importante para validar a presença do técnico no local. E até mesmo contabilizar aquela visita, caso a empresa de manutenção tenha no contrato um limite de visitas por mês ou qualquer outro período.

O tempo de armazenamento fica a critério da prestadora, dos clientes e demais empresas envolvidas. Se os documentos ficam na nuvem, você não precisa se preocupar muito com isso. Afinal, não terá que reciclar aquela pilha de papel antiga para dar mais espaço para as OS mais novas.

O que é assinatura digital?

É a sua assinatura que autentica documentos, porém, em formato digital. É uma forma segura de autenticar, transitar e até mesmo de comprovar a identidade da pessoa que assina aquele documento na internet ou em documentos digitais.

Seja na agilidade, na praticidade ou na redução de custos, a assinatura digital torna todo o processo mais eficiente. Para facilitar ainda mais essa prática, recomendamos o uso de soluções especializadas, como a Assinatura Digital oferecida pela ClickSign, garantindo segurança e conformidade.

Já que agora temos diversos canais de comunicação como opção, a assinatura digital quebra o galho e tem diversas vantagens.

• Agilidade no momento da assinatura;
• O documento é enviado por e-mail, assinado e devolvido no mesmo dia. Antigamente, precisávamos esperar o documento chegar dos Correios ou até mesmo via motoboy;
• Não há risco de perda daquele documento que foi assinado e automaticamente, as partes envolvidas ficam com uma cópia assinada.

Em quais documentos posso aplicar a assinatura digital?

• Contratos;
• Ordem de serviço;
• Diplomas e certificados;

É fácil ter assinatura digital? 

Sim, diversas empresas oferecem o serviço. Inclusive, algumas não cobram por ele. Só fique atento no momento da escolha da empresa. Sua assinatura é a sua marca.

Além do formato da assinatura digital já pronta, que você insere no documento, existe outro tipo.

A assinatura digital pode ser feita diretamente no documento, quanto também é digital. Ficou confuso?

Quando uma empresa não utiliza mais documentos físicos e já está na era digital, todos os processos passam a ser tecnológicos, certo?

E quando o serviço é executado a assinatura para comprovar a realização é diretamente na ordem de serviço digital, disponível no smartphone do profissional responsável. A assinatura é feita com o próprio dedo ou com uma caneta própria para esse tipo de assinatura. Veja um exemplo no vídeo acima.

Imagine sua empresa usufruindo de todos esses benefícios e com uma produtividade cada vez maior, com o mesmo número de técnico? Isso é possível.

Você pode mudar sua realidade aqui e agora. Agende um teste gratuito de um sistema de gestão de equipes que integra a OS com demais processos. É só clicar aqui e melhorar sua gestão em poucos passos: agendar teste do Field Control.

A Field espera ter respondido as suas dúvidas sobre o tema. Aqui no blog, tem muito mais conteúdo sobre ordem de serviço e outros processos fundamentais para uma boa gestão de equipe.

Qualquer dúvida, nossa equipe está de prontidão aqui no chat da página, é só clicar aqui que um dos nossos especialistas em gestão irá te atender.

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