Não importa quantos serviços a sua empresa faça por dia, abrir uma OS para cada uma delas evita erros e faz com que cada demanda seja cumprida de acordo com as necessidades de cada uma delas. Saber quantas ordens foram emitidas, a cronologia de emissão, o responsável por cada uma delas auxilia na organização da gestão, melhora a resposta ao cliente e dá métricas sobre quantas ações foram realizadas em determinados períodos. E você consegue fazer todo esse controle em uma planilha de ordem de serviço. Se você ainda não emite a ordem de serviço precisa começar agora mesmo. Seu negócio pode estar perdendo e muito pelo simples falta de emissão desse documento que é a base do atendimento.
Existem dois formatos muito utilizados, o de papel que traz riscos como perda e rasuras e o digital que é eficiente no preenchimento, forma de envio aos técnicos e cliente e também economiza com blocos de papel e espaço de armazenamento de documentos na sede da empresa.
Como organizar as ordens de serviço?
O ideal é que seja pelo número da ordem de serviço. Cada documento precisa ter um número próprio para organização, seguir a ordem, além de indicar a quantidade de chamados abertos, no caso de empresas de manutenção e instalação. O segundo item é a data e hora de solicitação do cliente, ou seja, o momento que aquela ordem de serviço foi aberta. Os seguintes são: cliente, serviço, tipo de serviço, técnico responsável, equipamento, data e hora da visita, status do serviço, tempo médio para a visita, envio de relatório para o cliente e as pendências. Lendo-os assim dá a impressão de ser muitos dados, porém a maioria deles são baseados em números. E o retorno de ter uma planilha preenchida de forma correta e com as informações com facilidade de serem encontradas é alto. Quando o cliente liga perguntando informações básicas sobre o serviço, você nem precisa consultar a OS, basta abrir apenas a planilha, otimizando tempo e garantindo a qualidade de atendimento proposta durante a negociação do contrato.
Como criar uma planilha de ordem de serviço?
Você pode sim criar uma do zero, mas a Field já fez isso para você! A planilha de ordem de serviço que a Field produziu para facilitar a sua vida tem uso simples, mas que melhora o desempenho da sua gestão. Com a planilha ordem de serviço, você consegue:
- Editá-la pelo Google Sheets ou salvar em formato Excel;
- Controlar os status e informações das ordens de serviço;
- Acompanhar os indicadores de serviços realizados e da produtividade dos técnicos;
- Gráficos gerados automaticamente pelos dados das ordens de serviço.
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