A tecnologia fez muito pela comunicação empresarial, mas não resolveu todos os problemas de comunicação nas empresas. Embora muitas vezes corremos para novas tecnologias digitais quando nos deparamos com um obstáculo de comunicação, às vezes, as melhores soluções ainda são entregues por mãos humanas. Com isso, a Field resolveu te ajudar com os principais problemas de comunicação nas empresas.
Na maioria dos casos, é uma combinação de ambos (tecnologia e intervenção humana) que fornece as melhores soluções para os problemas de comunicação nas organizações. É por isso que, embora você possa ter apenas um problema de comunicação, é necessário mais de uma solução para realmente resolvê-lo.
Se sua empresa está enfrentando um problema de comunicação, oferecemos soluções para os lados tecnológico e de liderança da empresa.
10 problemas de comunicação nas empresas e como resolvê-los
Aqui estão alguns dos problemas de comunicação mais comuns nas empresas hoje, junto com uma solução de TI (tecnologia da informação) e uma solução de liderança para cada um.
Problema # 1: Desorganização no projeto
Várias pessoas estão trabalhando no mesmo projeto e é difícil acompanhar o que cada uma delas está fazendo.
Solução de TI:
Integre um aplicativo de gerenciamento de projetos. Três dos mais populares são:
- Basecamp;
- Asana;
- Slack.
Você também pode ler mais sobre outros softwares de gerenciamento de equipes neste post do nosso blog.
Solução de Liderança:
Faça uma reunião semanal com a equipe e envie uma agenda com antecedência. Certifique-se de dar a todos a chance de compartilhar vitórias e obter feedback positivo, além de compartilhar os problemas e obter conselhos construtivos.
Depois que todos fizerem as atualizações, envie uma recapitulação com os próximos passos. A solução de TI funciona muito bem com essa solução de liderança porque você pode atribuir as próximas etapas em seu sistema de gerenciamento de projetos.
Problema # 2: Mensagens perdidas
Os funcionários não estão acessando mensagens de voz e/ou e-mails em tempo hábil e informações importantes estão sendo perdidas?
Esse é um dos principais problemas de comunicação nas empresas e acontece com bastante frequência. E as nossas soluções são:
Solução de TI:
Instale ou otimize seu sistema de telefonia para fornecer comunicações unificadas. Use ferramentas como encaminhamento móvel e correio de voz por e-mail para aumentar a probabilidade de os funcionários ficarem cientes de toda a comunicação.
Solução de Liderança:
Coloque todos na mesma página. Não ofereça às pessoas apenas novas tecnologias – mostre a elas como usá-las efetivamente.
Faça sessões de treinamento na qual você fala como todos devem usar telefone, e-mail e outros sistemas de comunicação.
Estabeleça normas internas para tempos de resposta, tanto para colegas de trabalho e clientes, quanto para lidar com mensagens de ausência do escritório também é importante.
Problema # 3: Confusão de contato
As comunicações dos clientes ou prospect não estão sendo adequadamente controladas, resultando em sobreposição e eficiência reduzida.
Solução de TI:
Implemente um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para facilitar o gerenciamento de contatos da sua equipe.
Solução de Liderança:
Recompense seus funcionários por seu gerenciamento de clientes. Quase todo mundo responde bem a um incentivo.
Faça uma competição amistosa no escritório para que a maioria dos casos de clientes potenciais ou de atendimento ao cliente seja fechada, com várias oportunidades de ganhar pequenos prêmios como um cartão-presente para um café.
Problema # 4: Desconexão entre departamentos
Diferentes departamentos da empresa, escritórios ou filiais não estão se comunicando efetivamente entre si, causando problemas.
Este é um problema de comunicação importante nas organizações maiores que precisam integrar times que trabalham remoto ou mesmo em outras cidades.
Solução de TI:
Pode ser uma questão de sincronizar a tecnologia entre os locais, colocando todos no mesmo sistema telefônico. Você também pode querer usar uma intranet para facilitar a comunicação entre locais ou adicionar aplicativos de colaboração como o Trello.
Outra possibilidade para resolver este problemas de comunicação empresarial é integrar um sistema de videoconferência para dar aos funcionários mais tempo de contato.
Solução de Liderança:
Organize eventos para unir as diferentes equipes. Construa uma cultura que estimule as pessoas a aprenderem como melhorar a comunicação na empresa.
Se os locais ou departamentos existirem em locais separados, ajude sua equipe a ver e conhecer os rostos, pessoas e personalidades reais do outro lado das coisas.
Ao construir relacionamentos com seus colegas de equipe, os funcionários estarão mais dispostos a colaborar.
problemas de comunicação nas empresas
Problema # 5: Isolamento Remoto
Suas equipes remotas são desconectadas dos funcionários da empresa e do escritório, resultando em uma menor produtividade.
Solução de TI:
Ferramentas como o Google Hangouts e o GoToMeeting podem ser maneiras úteis de se conectar rapidamente a funcionários remotos e melhorar os processos gerenciais à distância.
Para algo mais substancial, os sistemas telefônicos baseados em nuvem são uma ótima maneira de fornecer aos funcionários remotos acesso a toda a tecnologia de comunicações que eles obteriam no escritório.
Solução de Liderança:
Faça um esforço para construir a cultura da empresa virtualmente. Para manter seus funcionários remotos produtivos, é importante que eles sejam informados e envolvidos no que está acontecendo com a empresa.
Torne a videoconferência o padrão. Pode parecer mais fácil apenas discar para o único membro da equipe remota quando todos os outros estiverem na sala de conferência, mas dê um passo extra para usar a videoconferência.
Eles se sentirão mais valorizados e será mais difícil ignorar quando todos estiverem cara a cara. E certifique-se de que seus funcionários remotos tenham o mesmo tratamento que todos os outros, por mais que isso signifique enviar uma cesta de presentes de aniversário em vez de um bolo na sala de descanso.
Problema # 6: Reuniões ineficazes
Outro dos principais problemas de comunicação nas empresas é quando as reuniões estão consumindo um tempo de trabalho crítico sem nunca realizar nada efetivamente.
Solução de TI:
Há tecnologia para tornar as reuniões mais interessantes, como conectar um projetor para mostrar recursos visuais ou usar ferramentas como uma lousa digital.
Mas isso não necessariamente torna suas reuniões mais produtivas. Apenas criam um ambiente de maior atenção e envolvimento dos presentes.
Solução de Liderança:
Reuniões eficazes exigem uma forte presença de liderança. Você tem que organizar e dirigir a reunião. Para atingir esses objetivos:
- Defina cada compromisso para manter cada reunião em um horário específico;
- Envie as pautas previamente para que todos saibam o que você será discutido durante a reunião;
- Envie uma recapitulação depois com as resoluções e os responsáveis pelas tarefas.
Mais importante: sempre termine cada reunião com itens de ação. Leia mais sobre como se tornar um bom líder neste post do nosso blog.
Problema # 7: arquivos perdidos
O compartilhamento de arquivos entre funcionários está presente no dia a dia, com muitos funcionários vasculhando os e-mails para encontrar o que precisam e os arquivos sendo perdidos com frequência.
Solução de TI:
Dê aos funcionários as ferramentas necessárias para facilitar e padronizar o compartilhamento de arquivos. Talvez integrando uma ferramenta como o Dropbox, por exemplo.
Também pode envolver o treinamento de pessoas para usar ferramentas como o Google Docs ou o Quip para edição em grupo de documentos.
Solução de Liderança:
Crie o processo e comunique-o aos funcionários. Crie um guia rápido para salvar, acessar e compartilhar arquivos para que todos saibam (ou possam fazer referência) como fazê-lo e o que se espera deles.
Lidere pelo exemplo, sempre aderindo ao processo sozinho. Pode ser uma estrada esburacada no começo, mas ter um processo consistente para compartilhamento de arquivos economiza muito tempo e problemas.
Problema # 8: Sobrecarga de e-mail
Seus funcionários estão desperdiçando toneladas de tempo todos os dias por e-mail? Pior ainda, devido à sobrecarga de e-mail, mensagens importantes estão sendo perdidas.
Solução de TI:
Verifique se os filtros de spam estão efetivamente funcionando para remover o lixo eletrônico. Considere integrar aplicativos como o HipChat, o Slack ou o Campfire para aliviar parte do peso do e-mail.
Solução de Liderança:
Defina regras básicas para e-mail. Deixe que os funcionários saibam quando e quando não usar o e-mail. As caixas de entrada de e-mails estão cheias de mensagens sobre cookies na sala de descanso?
Mostre aos funcionários outra maneira de comunicar essas informações, como usar alguns dos aplicativos listados acima ou até mesmo fazer analogia com um quadro de avisos do escritório. Deixe claro o que é realmente digno de e-mail.
Problema # 9: Separação Móvel
Com os funcionários constantemente em movimento, a comunicação pode ficar desarticulada e sua equipe se sente desorganizada e desconectada.
Solução de TI:
Os recursos de mobilidade do sistema de telefonia podem ser instalados para permitir que as chamadas sejam encaminhadas do trabalho para o celular de uma pessoa. Considere um sistema telefônico baseado em nuvem para acesso à comunicação mais ampla ou uma política de BYOD para integrar melhor os dispositivos móveis no mix de trabalho.
Solução de Liderança:
Agende conferências de áudio ou vídeo semanais para manter sua equipe conectada. Dê aos funcionários um fórum conveniente para se comunicar com colegas de trabalho a quilômetros de distância.
Mostre à equipe como definir recursos de mobilidade em seus telefones para ficarem mais conectados. Além disso, quando todos estiverem por perto, aproveite a oportunidade para organizar um evento divertido. Não deixe sua equipe esquecer que é um time.
Problema # 10: Muita tecnologia
Todo mundo está usando diferentes programas, dispositivos e aplicativos, criando um aglomerado de tecnologia sem qualquer cola para unir todos.
Solução de TI:
Elimine o que não é essencial e concentre-se em um conjunto específico de ferramentas que toda a equipe usa.
Certifique-se com funcionários e gerentes para descobrir quais ferramentas de comunicação são necessárias e as mais eficazes.
Solução de Liderança:
Descubra por que seus funcionários ficaram satisfeitos com a tecnologia.
- Eles estão em busca do aplicativo perfeito que resolverá seus problemas organizacionais?
- Eles se sentem pressionados a responder a telefonemas e e-mails 24/7?
Pode haver problemas subjacentes com os membros da sua equipe que possam eliminar a desordem tecnológica. Mas, mesmo que não exista um problema sério, com toda a tecnologia empresarial de hoje, é muito fácil ficar sobrecarregado.
Limitar as opções e ajudar os funcionários a desconectar-se pode, em alguns casos, ser melhor para os negócios e para a produtividade.
Gostou das nossas dicas para resolver os principais problemas de comunicação nas empresas? Conta pra gente nos comentários quais dessas soluções podem ajudar a melhorar a comunicação interna do seu negócio.
O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada.
