O perfil e o comportamento do consumidor e mesmo dos clientes B2C mudou. Já pensou em como criar processo em uma empresa? E você sabe como criar processos em uma empresa e monitorá-los de forma automatizada?
Hoje, com a transformação digital e o acesso fácil e rápido a informação por meio da internet, os compradores são muito mais exigentes, principalmente quando se trata da prestação de serviços.
Nesse contexto, as empresas buscam cada vez mais se destacar diante da concorrência por meio de processos bem estruturados. Além de um controle de qualidade eficiente.
Acompanhe nossa postagem e descubra como fazer isso em sua empresa.
Como criar processos em uma empresa passo a passo
Criar processos é uma atividade complexa. Porém, pode ser realizada com mais facilidade se você seguir com atenção este passo a passo corretamente. Usar softwares específicos para a modelagem de processos também auxilia.
1- Escolha os processos que agregam mais valor ao negócio
Não há como criar processo de uma empresa todos de uma vez. Ainda mais, abarcando todas as áreas indiscriminadamente.
É preciso começar selecionando alguns processos estratégicos. O objetivo é agregar mais valor ao negócio . A influência direta na percepção de valor pelo cliente é outro fator que não pode ficar de fora.
Caso contrário, corre-se o risco de não conseguir criar nenhum processo de forma adequada. O motivo? Excesso de trabalho necessário para isso.
Assim, uma empresa que presta serviços de manutenção de ar condicionado deve focar na criação desse processo.
Pode parecer algo bem irrelevante. Mas na prática, é vital para sua empresa.
E pode deixar para um outro momento processos como a aquisição de materiais de escritório, por exemplo.
2- Mapeamento dos processos de uma empresa
Escolhidos os processos que serão criados, é preciso analisar com ele são feitos atualmente.
Mesmo que não exista um processo formal descrito e documentado existem procedimentos que são seguidos. Alguns exemplos: checklists, manuais, fluxos de e-mails ou planilhas que são preenchidas.
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3- Busca de oportunidades de melhoria
Com o processo atual devidamente mapeado, é hora de verificar oportunidades de melhoria. Isso pode ser feito com a análise de gargalos, atrasos e desperdícios.
Com ajuda de quem atua diretamente neles, deve-se perceber seus pontos fracos. O foco aqui é buscar a maneira de substituí-los por outras atividades. Porém, procedimentos mais eficientes e eficazes podem ser incluídos.
4- Desenho no novo processo otimizados
Com as oportunidades de melhoria claras e bem definidas, é hora de desenhar um novo fluxograma do processo.
Isso pode ser feito de forma muito eficiente por meio dos chamados programas de BPM Low Code, isto é: softwares que ajudam a desenhar esses fluxos de forma intuitiva, sem a necessidade de conhecer programação, e que usam interfaces amigáveis no estilo “arrasta e solta”.
Existem diversos programas como esses no mercado, inclusive alguns gratuitos, disponibilizado como serviços e acessados pela nuvem, os famosos SaaS (software as a Service).
5- Automatização e análise de resultados
Sem um sistema de controle de processos não é possível analisar seu desempenho.
Não adianta aprender como criar processos em uma empresa, se não houver uma maneira de acessar dados confiáveis e em tempo real. Essa função serve para saber se os processos estão sendo realizados com eficiência. Consequentemente, dentro dos padrões de qualidade exigidos pelos clientes.
6- Melhoria contínua
De posse desses dados e indicadores de desempenho, o gestor poderá detectar falhas e realizar ajustes no processo, visando sua melhoria contínua.
Afinal, ajustes erros logo que eles acontecem é a melhor forma de evitar que aconteçam novamente.
Estude os impactos e como podem ser prevenidos. Entenda-os e converse com os envolvidos.
Os processos de uma empresa podem ser automatizados para a melhoria da produtividade. Foto: Pixabay
Um exemplo prático de como criar processos em uma empresa
Empresas que realizam serviços externos por meio de técnicos especializados que visitam empresas de seus clientes ou mesmo residências, precisam ter um excelente controle de processos.
Uma maneira de fazer isso é usar as etapas descritas acima para criar checklists com todos os passos que o técnico deve seguir para realizar seu trabalho da maneira correta.
Por meio de um programa para gerenciar serviços, esse técnico recebe as atividades do dia em seu celular e preenche os checklists a cada visita realizada, inclusive anexando fotos e colhendo a assinatura do cliente.
Tudo automatizado e em tempo real.
Na outra ponta do processo o gestor tem acesso a esses dados em seu computador.
E muitas outras informações podem ser recebidas por ele. Por exemplo, um mapa com a localização dos técnicos.
Diversas atividades podem ser realizadas com ajuda desse processo automatizado. Santa tecnologia!
Entre eles, como o controle das ordens de serviço, o planejamento de rotas, além da visualização de relatórios e históricos.
Com tudo isso, o gestor pode planejar seu negócio dispondo de informações muito mais precisas.
Inclusive indicadores de produtividade e desempenho para melhorar a qualidade de seus serviços constantemente.
Te ajudamos?
Ficou claro para você como criar processos em uma empresa? Tudo isso ajuda a melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Então, não perca mais tempo e use todas essas vantagens para fazer sua empresa se destacar no mercado com auxílio desse incrível exemplo de diferencial competitivo.
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
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