Um estudo da International Labour Organization intitulado “Trabalhando a qualquer hora, em qualquer lugar: os efeitos no mundo do trabalho” apontou que a implementação do trabalho a distância varia de 2% a 40% dependendo do país. Essa tendência do mercado destaca a importância de criar processos gerenciais a distância que sejam eficientes, funcionem na prática e garantam resultados. Ser responsável por controlar esse gerenciamento não é um processo simples. Mas pode ser estruturado e implementado para garantir que a empresa esteja sempre sob controle, mesmo com uma equipe fragmentada. Neste post vamos mostrar como organizar processos gerenciais a distância e dar algumas dicas de ferramentas que ajudam na integração da equipe e no repasse de informações.
6 passos para criar processos gerenciais à distância
Forme uma equipe de confiança
Um dos primeiros recursos para ter sucesso nos processos gerenciais a distância, é garantir a formação de um time coeso e comprometido com a empresa. O trabalho remoto exige mais foco de cada membro. Muitas vezes, um determinado profissional não se encaixa nesse estilo de trabalho. Por isso, é preciso criar formas de questioná-lo durante a entrevista ou monitorar os resultados de suas metas. Ter um sólido processo de RH é importante para a empresa em geral e também para a satisfação dos funcionários.
Crie objetivos e metas
Outra forma de criar uma cultura organizacional a distância é estabelecer metas, tanto pessoais quanto para cada departamento, por exemplo. Essas metas devem estimular o espírito de equipe e a colaboração entre os membros. Assim como seu próprio desenvolvimento profissional. É importante que essas metas sejam claras e mensuráveis para que os feedbacks sejam consistentes e que deles possa se extrair pontos de melhoria constantemente. Ou mesmo, avançar em metas mais ousadas que levem o profissional a um próximo nível de aprendizado. Todo esse movimento deve ser um estimulador e não castrador da proatividade da equipe, infringindo uma cobrança além da necessária. Esse assunto é o seu calcanhar de Aquiles? Para não ser mais, chega aqui: Objetivos e metas para prestadoras de serviços.
Estabeleça normas de trabalho nos processos gerenciais
Se a equipe sabe como deve proceder, é mais fácil detectar e cobrar uma postura profissional adequada a essas normas. O objetivo é manter a capacidade produtiva como se a empresa funcionasse tradicionalmente com todos no mesmo local. E não apenas do ponto de vista comportamental. Estabelecer processos e recursos para organizar o fluxo de trabalho e repasses de informação também é importante. Imagine se cada funcionário escolhe um meio para compartilhar o andamento do seu trabalho? É muito mais adequado que o gestor defina onde e como as informações serão repassadas. Confira: Como trabalhar com metas para equipes externas.
Planeje-se e registre cada passo
Outro ponto importante para ter processos gerenciais a distância que funcionem é ter um bom planejamento. E, principalmente, que ele esteja acessível sempre para você e para as outras pessoas da equipe. Essa organização, ajuda a alinhar o time e qualquer imprevisto pode ser resolvido, uma vez que todos os envolvidos sabem para onde devem seguir. As ferramentas online (que falaremos a seguir) são ótimos recursos para arquivar e compartilhar todo o planejamento, registrar cada etapa, o status da execução, feedbacks dos clientes, etc. Não pare por aqui: O que é mobilidade empresarial? Quais as vantagens para sua empresa?.
Acompanhe o desempenho da equipe
Periodicamente, faça uma reunião para uma avaliação das metas e para acompanhar o desempenho das equipes em geral e individualmente. Para aprimorar os processos gerenciais a distância que a empresa criou é preciso ouvir os funcionários. Suas sugestões são valiosas, pois eles vivenciam toda a estrutura diariamente na prática. Ouça esse retorno e crie planos de ação para aparar as arestas existentes no gerenciamento. Já pensou em ter relatórios de produtividade da equipe e por técnico? Acesse: Qual a importância dos relatórios de qualidade e produtividade.
Em processos gerenciais comunicação é a alma do negócio
Gerenciar equipes a distância implica ter meios de se comunicar eficientemente com cada membro, a qualquer momento do dia. O trabalho remoto pede essa atenção a comunicação, pois mesmo longe um do outro é fundamental existir uma comunicação forte entre as equipes e gestores. Além do tradicional e-mail, existem diversos softwares e aplicativos para empresas que dinamizam a comunicação das organizações. E além da comunicação, existem vários processos que é possível automatizar para organizar toda a estrutura de trabalho. A seguir, mostramos algumas dicas de ferramentas que você pode escolher para organizar os processos gerenciais a distância da sua empresa. O seu problema é comunicação? Preparamos uma série de conteúdo sobre o tema: comunicação e equipes externas.
Ferramentas para gerenciar equipes à distância
Ao definir cada etapa que mostramos acima, você pode incorporar ferramentas que ajudem a colocar em prática cada processo. Alguns exemplos são:
- Informação e compartilhamento: Google Drive, Dropbox, One Drive
- Comunicação: Slack, Skype, Hangout
- Gestão do tempo: Remember the Milk, Smartr, Clicktime
- Projetos e tarefas: Runrunit, Trello, Asana
Não importa se sua equipe está do outro lado da cidade, no segundo andar ou do outro lado do mundo. Fora de vista pode rapidamente tornar-se fora da mente. Então delineie com clareza seus processos gerenciais que eles podem funcionar perfeitamente mesmo a distância. O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada. Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus colaboradores.
