Não basta emitir esse documento, fazer o controle de ordem de serviço é uma obrigatoriedade para empresas que buscam crescer a cada ano. Aqui na Field a gente nunca cansa de falar sobre ordem de serviço. O motivo? É um documento essencial para a gestão das equipes remotas e organização de tudo o que é feito durante as visitas. E ter um modelo muito bem desenhado e elaborado é garantia de organização e produtividade.
Antes, vamos te explicar do que se trata. A ordem de serviço é um documento no qual se estabelece e orienta sobre todas as ações que serão executadas em determinado atendimento. As OSs, como são chamadas pelos íntimos, carregam todas as informações necessárias para que o cliente seja atendido de acordo com a expectativa e tenha o problema solucionado.
A melhor forma de organização das demandas na prestação de serviços é com a ordem de serviço online. Na verdade, utilizando esse modelo, nem é preciso criar uma organização, pois o sistema faz isso por você. E mais que ter rapidez na busca e acesso às informações desse documento, a sede da empresa de manutenção e instalação fica livre daquelas prateleiras, arquivos, pastas.
O ambiente fica mais agradável e com mais espaço. Sem contar na economia e ainda você torna sua empresa em uma prestadora de serviços sustentável. Não será mais preciso imprimir ou até mesmo solicitar blocos para a gráfica. E se você quiser ir além e saber a estrutura de uma OS, clique no texto: O que deve conter na ordem de serviço?.
O controle de ordem de serviço feito digitalmente aumenta a produtividade e evita erros que impedem uma alta qualidade
Como fazer o controle de ordem de serviço?
Mais que eliminar prateleiras, organizar ordem de serviço digitalmente garante uma melhor comunicação entre o gestor e o técnico. Explicamos: assim que uma OS é aberta em um Software para gerenciar prestação de serviços pelo gestor, ela é enviada diretamente para o aplicativo do técnico, com todas as informações necessárias para a realização do serviço. Durante a visita, ela é preenchida no próprio app e todas as informações ficam ali, de forma integrada entre os dois sistemas. Ao fim da visita, o cliente recebe uma cópia por e-mail.
Se você ainda tem dúvidas sobre como funciona, utilize o gerador de OS grátis. Você ainda pode personalizar o documento com o logo da sua empresa e enviá-la diretamente para o cliente. Clique no banner e veja como é simples:
Sempre que sentir necessidade de consultar esse documento, basta ir no sistema e pesquisar pelo número, data ou nome do técnico/cliente, que aparecerá em instantes na tela. Quer mais facilidade que isso?
Planilha de controle de ordem de serviço
Por mais que você tenha uma emissão muito bem organizada da ordem de serviço, acompanhar a atualização de cada uma delas até a conclusão daquela demanda solicitada é essencial por alguns motivos. Em primeiro lugar, você consegue saber quantas OS estão abertas no momento e quais técnicos estão responsáveis por ela. Em segundo lugar, em uma única tela, o responsável pela gestão tem condições de acompanhar o processo de cada equipe que está em campo.
Essa simples informação melhora a estratégia de agendamento das chamadas que serão abertas em seguida, evitando atrasos, garantindo qualidade no atendimento e eliminando ao máximo os erros.
Como fazer isso? Em uma planilha com apenas os itens necessários para um melhor controle e com apenas uma rápida olhada, o gestor/a tem condições de tirar dúvidas do time, mas também dos clientes.
Nesta planilha constam os campos do número da OS, data e horário de abertura do chamado, cliente, serviço, tipo de serviço, equipamento, data e hora da visita e alguns outros complementares.
Mas você não precisa fazer a sua planilha. Baixe agora um modelo de planilha de controle de ordem de serviço aqui mesmo. A Field entende tanto de gestão de equipes externas que ouviu as necessidades de muitas empresas de manutenção e instalação e desenvolveu uma para que o desempenho e a produtividade sejam altos nas suas equipes.
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O material é completamente editável para você começar a utilizá-lo no mesmo instante que o receber. Além do controle, a planilha contém uma aba específica que indica a porcentagem do tipo de manutenção (corretiva, preventiva ou corretiva), status dos serviços, assim como a quantidade. Faça download agora e garanta o atendimento de excelência que seus clientes merecem.
O que um sistema de gestão de equipes externas faz além de emitir a ordem de serviço?
Além disso, em outra funcionalidade, é possível saber quais serviços estão em execução naquele momento. E com esses resultados, o gestor pode mensurar como está a produtividade por meio de relatórios produzidos automaticamente.
Tudo o que falamos aqui faz parte do sistema de gestão de equipes externas Field Control. E o controle de ordem de serviço digital é apenas um dos processos oferecidos. Outros essenciais para uma alta produtividade e execução dos serviços com qualidade estão inseridos como:
- Relatório de visita técnica e fotográfico;
- Checklist;
- Localização em tempo real da equipe em campo;
- Avaliação e pesquisa de satisfação do cliente após o atendimento;
- Organização dos equipamentos;
- Facilidade no agendamento das chamadas.
Tudo isso em um único lugar, com praticidade e sem papel. Nada de perder ordem de serviço ou entregá-la suja ou incompleta para o cliente assinar. Saiba como todos esses processos atuam integrados e como eles juntos aumentam a produtividade de empresas em até 40%. Agende agora sua demonstração grátis:
