Elimine o gasto com papel utilizando ordem de serviço digital

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ordem de serviço digital

Elimine o gasto com papel utilizando ordem de serviço digital

Não podemos negar que a tecnologia impacta a nossa vida diariamente. Algumas profissões foram completamente replanejadas e outras novas surgiram. E toda essa modernidade pode proporcionar economia e trazer mais espaço no escritório. Um exemplo é a ordem de serviço digital.

Neste texto, vamos abordar os seguintes aspectos:

  • o que é uma ordem de serviço digital;
  • como eliminar custos;
  • quais são os benefícios;
  • formato de acesso;
  • importância de se ter um histórico da ordem de serviço;

Se você tem dúvidas sobre os tópicos citados acima, continue com a gente. Vamos pontuar tudo da forma mais simples para seu rápido entendimento. A nossa intenção é que você termine sua leitura, convencido de que a ordem de serviço digital é realmente é a opção mais adequada do momento para as empresas que utilizam essa ferramenta.

Vamos começar?

#O que é uma ordem de serviço digital 

Uma ordem de serviço é um documento. Para os prestadores de serviço, é um documento essencial no qual informa quais tarefas foram feitas, número de identificação, nome do cliente, data, peças trocadas. Ou seja, traz todo o histórico de atendimento. É possível que haja a necessidade de consulta posterior a emissão, após um tempo da execução do serviço.

#Como eliminar custos

A melhor maneira de eliminar os custos de impressões dos blocos de ordem de serviço é uma só: aderir a tecnologia! É uma ótima forma de ter todas as informações da ordem de serviço de maneira digital. Assim, você elimina o fluxo de papéis e agiliza o dia-a-dia. Ainda não ficou claro? Serei mais específico.

Por meio de aplicativos, já existe a possibilidade de incluir  fotos, os formulários, a conclusão do serviço e também a assinatura do cliente. Ou seja, tudo o que era físico, será compilado em um único arquivo. O papel carbono e a imensidão de arquivos com ordens de serviço são eliminados. Mas, as informações contidas nesses documentos são arquivadas em nuvem.

A computação em nuvem, nada mais é que o armazenamento virtual de dados em servidores que ficam disponíveis para serem acessados de qualquer lugar. Porém, de forma segura. Não pense que qualquer pessoa poderá acessar seu sistema e obter os dados da ordem de serviço digital que estiver armazenada. Apenas com login e senha é possível entrar no sistema. Outro beneficio: pode ser acessado em qualquer lugar e a qualquer hora.

#Quais são os benefícios?

Além do espaço físico e garantir um ambiente mais agradável e limpo, com a ordem de serviço digital:

  • Não há necessidade de fazer controle sobre quando pedir a impressão de novos blocos de ordem de serviço. Isso elimina também gastos com gráficas e papelaria;
  • Haverá mais espaços liberados, pois não será preciso mais arquivar papéis, pastas, planilhas. As salas terão mais espaços, o que irá proporcionar um ambiente mais agradável, e claro, com menos acúmulo de poeira;
  • Você encontra a ordem de serviço que desejar com apenas um clique. Basta digitar o número da ordem, nome do cliente, ou qualquer outro dado que possibilite o sistema a identificá-la;
  • Quando um cliente ligar pedindo determinada informação, nao será preciso levantar da cadeira para ir até a estante, pesquisar em qual pasta estará o documento. Além de deixar o cliente esperando, você perderá um tempo precioso com essa demanda.

Todos sabemos que gestores de equipes externas têm uma alta carga de atribuições ao longo do dia. E perder tempo procurando ordem de serviço é algo que não faz mais parte da realidade desse profissional.

#Formatos de acesso

Existem softwares que integram um programa utilizado pelo gestor com aplicativo instalado em celulares de técnicos prestadores de serviços. Esse aplicativo tem diversas funções, entre eles, emitir a ordem de serviço digital ao técnico que prestará o serviço. Ou seja, não há necessidade de idas até a sede da empresa para saber onde será o próximo atendimento. Nessa ordem estará todo o processo de trabalho. Ainda, permite o cliente fazer uma avaliação do serviço, logo após o término da visita.

Com os dados das visitas, é possível fazer uma avaliação interna que proporcione melhorias e acertos em todas as ações e contribuir para o aumento da sua produtividade.

#Importância de se ter um histórico da ordem de serviço digital

Tenha todo o histórico de serviços realizados no cliente na palma da sua mão. Entenda a frequência dos chamados e veja no detalhe todos os acontecimentos da realização do serviço. Você terá visibilidade de todas as ações, horários e localizações exatas dos eventos ocorridos. Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias e principalmente responder questionamentos dos clientes com segurança.

Se você chegou até este ponto do texto, creio que seu interesse pela ordem de serviço digital ficou aguçado. Se quiser saber mais e ainda fazer um teste, experimente nossa plataforma: www.fieldcontrol.com.br. O teste é gratuito e você pode avaliar na prática, se é viável ou não para sua empresa.

 

Eduardo Santos

Eduardo é um dos fundadores e responsável pelas operações da Field Control. Trabalha há mais de 12 anos com tecnologia, gestão e processos.