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Como criar indicadores de desempenho chave para as estratégias da sua empresa

Como criar indicadores de desempenho chave para as estratégias da sua empresa

Os principais indicadores de desempenho são valores quantificáveis ​​que ajudam você a entender o quanto sua empresa está atingindo seus objetivos de negócios. A maioria deles compara o progresso de uma empresa no sentido de atingir suas metas estratégicas de longo prazo ou objetivos táticos de prazo mais curto.

Nem todos os principais indicadores de desempenho são necessários ou até mesmo úteis para o seu negócio em particular. Desenvolver os indicadores de desempenho chaves requer combiná-los com suas estratégias de longo prazo e objetivos de curto prazo.

Mas como criar indicadores de desempenho realmente relevantes?

É essa pergunta que vamos responder a seguir. Vamos entender o que é uma métrica e sua importância, ver alguns exemplos e como identificar dados que podem ser mensurados e relevantes.

Tipos de métricas

Existem dois tipos de métricas a serem consideradas ao selecionar indicadores de desempenho para um projeto: métricas de resultado e métricas de processo.

As métricas de resultados fornecem informações sobre a saída ou o resultado final de um processo. Geralmente têm um atraso de dados associado devido ao tempo que passa antes que o resultado de um processo seja conhecido.

A principal métrica de resultado de um projeto é normalmente identificada pela equipe no início do trabalho. Essa métrica para a maioria dos projetos pode ser encontrada respondendo à pergunta “O que você está tentando realizar?“.

As métricas de processo fornecem feedback sobre o desempenho de elementos do processo enquanto ele acontece. É comum que essas métricas se concentrem nos drivers identificados do desempenho do processo.

As métricas de processo fornecem uma visão dos indicadores de desempenho de  processo para que as equipes de projeto possam trabalhar de maneira proativa para tratar das questões que envolvem a evolução do trabalho.

Leia mais: Como definir metas e objetivos para a sua empresa.

Exemplo de indicadores de desempenho selecionados

Considere como exemplo os indicadores de desempenho para um projeto de melhoria com foco em saúde:

  • Projeto: otimizar o tempo de permanência do paciente hospitalizado
  • Resultado métrico: tempo de internação do paciente hospitalizado (dias)
  • Métricas de processo: tempo de alta do dia (hh:mm); tempo de ordens de alta assinadas (hh:mm); tempo de instrução do paciente completada (hh:mm); discussão sobre pacientes de alta em reunião diariamente (porcentagem de pacientes).

No exemplo acima, o projeto tem uma métrica de resultado principal e quatro métricas de processo que compõem os indicadores de desempenho que a equipe está monitorando.

Os indicadores de projeto bem elaborados incluirão métricas de resultado e métricas de processo. Ter uma combinação de ambos fornece o equilíbrio de informações que a equipe precisa para monitorar com êxito o desempenho e o progresso em direção às metas.

As equipes não devem desenvolver mais do que três a seis indicadores para um projeto. Ir além das seis métricas pode diluir os efeitos dos dados e torná-los mais difíceis para comunicar efetivamente o progresso de um projeto.

Os dados que vão embasar suas métricas podem vir dos softwares de gerenciamento que você utiliza para controlar seus processos e serviços externos como: feedback de clientes, tempo gasto no trabalho, número de atendimentos, número manutenções realizadas, etc. De acordo com a sua área de atuação, você identifica os dados necessários para monitorar.  

Perguntas para ajudar a selecionar KPIs

Perguntas comuns que os líderes podem usar com as equipes para gerar conversas sobre possíveis indicadores de desempenho incluem:

  • O que é considerado sucesso?
  • Como identificar se o desempenho está tendendo para longe dos objetivos?
  • Em quais dados os stakeholders ​​e patrocinadores estariam mais interessados?
  • Quais dados estão disponíveis para a equipe?

Como criar indicadores de desempenho: o SMG

Os líderes devem ter em mente os três mestres da elaboração de dados – Significado, Mensurável e Gerenciável (SMG) – ao trabalhar com as equipes como criar indicadores de desempenhos.

1. Significativo

Os indicadores devem ser significativos para todas as partes interessadas no projeto. O desenvolvimento de métricas que as pessoas mais próximas da equipe do projeto acham úteis sem ter o feedback de um grupo mais amplo também interessado, pode ser a receita para um distanciamento entre todos os envolvidos.

A equipe saberá que está no caminho certo quando tiver indicadores de desempenho que os interessados ​​desejem saber o status atual e estejam discutindo o progresso em direção aos objetivos do projeto com seus colegas.

Indicadores significativos fazem excelentes acréscimos aos bancos de dados departamentais para uso em reuniões diárias e para apoiar os esforços dos líderes ao sair e falar diretamente com os funcionários.

2. Mensurável

Um dos pontos de como criar indicadores de desempenho relevantes é garantir que eles sejam mensuráveis. Às vezes, as equipes podem ficar presas tentando identificar a métrica “perfeita” para medir o progresso em direção às metas do projeto.

Nessa busca, pode-se perder de vista as opções métricas que já estão disponíveis ou são relatadas automaticamente. Os indicadores sustentáveis ​​devem ser relativamente fáceis de se obter atualizações.

Se uma métrica exigir auditoria demorada ou não estiver prontamente disponível para a equipe do projeto, os grupos devem pensar duas vezes antes de selecioná-la como um indicador.

Os dados que são desafiadores ou demorados para obter, provavelmente não serão regularmente atualizados e relatados às partes interessadas. Fornecer atualizações precisas e oportunas sobre o desempenho dos indicadores é uma excelente maneira de apoiar melhorias e estimular conversas sobre oportunidades adicionais para aprimorar processos e alcançar as metas da equipe.

3. Gerenciável

Os indicadores de desempenho devem incluir métricas que estão dentro da esfera de controle de gerenciamento e influência da equipe do projeto. Se a equipe seleciona métricas que incluem elementos do processo de medição sobre os quais não tem controle, eles não estão medindo o que importa. As equipes devem:

– Selecionar os indicadores que estão dentro do escopo de seu projeto

– Assegurar que eles refletem um resultado bem-sucedido.

– E que sejam impulsionadores de desempenho para seu trabalho.

Às vezes, métricas interessantes ou que potencialmente interessantes podem entrar na lista de indicadores eventualmente. Entretanto, essas métricas adicionais nem sempre são necessárias. A equipe deve se concentrar nas métricas que fornecerão um feedback preciso sobre seu desempenho.

Resumo

Lembre-se de que para criar indicadores de desempenho bem-sucedidos é preciso:

– Incluir métricas de resultado e métricas de processo.
– Ter um total de três a seis métricas por projeto.
– Desenvolvê-las tendo em mente os critérios SMG.

Criar indicadores de desempenho é um passo importante para orientar as equipes por meio de um processo de melhoria contínua. Um líder precisa manter a equipe focada no sucesso e na melhor forma de medi-lo.

Vai fazer uma reunião com seu time para definir seus indicadores de desempenho? Leia mais sobre como uma reunião produtiva motiva a equipe neste post do nosso blog.

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