Não podemos negar que a tecnologia impacta a nossa vida diariamente. Algumas profissões foram completamente replanejadas e outras novas surgiram. E toda essa modernidade pode proporcionar economia e trazer mais espaço no escritório. Um exemplo é programa de ordem de serviço digital.
Neste texto, vamos abordar os seguintes aspectos:
- o que é uma ordem de serviço digital;
- como eliminar custos;
- quais são os benefícios;
- formato de acesso;
- importância de se ter um histórico da ordem de serviço;
Se você tem dúvidas sobre os tópicos citados acima, continue com a gente. Vamos pontuar tudo da forma mais simples para seu rápido entendimento. A nossa intenção é que você termine sua leitura, convencido de que a ordem de serviço digital é realmente é a opção mais adequada do momento para as empresas que utilizam essa ferramenta.
Vamos começar?
O que é um programa de ordem de serviço
Uma ordem de serviço é um documento. Para os prestadores de serviço, é um documento essencial no qual informa quais tarefas foram feitas, número de identificação, nome do cliente, data, peças trocadas. Ou seja, traz todo o histórico de atendimento. É possível que haja a necessidade de consulta posterior a emissão, após um tempo da execução do serviço.
E antes que a gente comece a explicar, conheça na prática: Agende uma demonstração grátis.
#Como eliminar custos
A melhor maneira de eliminar os custos de impressões dos blocos de ordem de serviço é uma só: aderir a tecnologia! É uma ótima forma de ter todas as informações da ordem de serviço de maneira digital. Assim, você elimina o fluxo de papéis e agiliza o dia-a-dia. Ainda não ficou claro? Serei mais específico.
Por meio de aplicativos, já existe a possibilidade de incluir fotos, os formulários, a conclusão do serviço e também a assinatura do cliente. Ou seja, tudo o que era físico, será compilado em um único arquivo. O papel carbono e a imensidão de arquivos com ordens de serviço são eliminados. Mas, as informações contidas nesses documentos são arquivadas em nuvem.
A computação em nuvem, nada mais é que o armazenamento virtual de dados em servidores que ficam disponíveis para serem acessados de qualquer lugar. Porém, de forma segura. Não pense que qualquer pessoa poderá acessar seu sistema e obter os dados da ordem de serviço digital que estiver armazenada. Apenas com login e senha é possível entrar no sistema. Outro beneficio: pode ser acessado em qualquer lugar e a qualquer hora.
Tornar sua empresa sustentável só te trará pontos positivos. Desde agilidade, melhor atendimento ao cliente e uma boa economia no fluxo de caixa que poderá ser investido em processos e ferramentas que realmente farão a diferença na sua gestão.
#Quais são os benefícios?
Além do espaço físico e garantir um ambiente mais agradável e limpo, com a ordem de serviço digital:
- Não há necessidade de fazer controle sobre quando pedir a impressão de novos blocos de ordem de serviço. Isso elimina também gastos com gráficas e papelaria;
- Haverá mais espaços liberados, pois não será preciso mais arquivar papéis, pastas, planilhas. As salas terão mais espaços, o que irá proporcionar um ambiente mais agradável, e claro, com menos acúmulo de poeira;
- Você encontra a ordem de serviço que desejar com apenas um clique. Basta digitar o número da ordem, nome do cliente, ou qualquer outro dado que possibilite o sistema a identificá-la;
- Quando um cliente ligar pedindo determinada informação, nao será preciso levantar da cadeira para ir até a estante, pesquisar em qual pasta estará o documento. Além de deixar o cliente esperando, você perderá um tempo precioso com essa demanda.
Todos sabemos que gestores de equipes externas têm uma alta carga de atribuições ao longo do dia. E perder tempo procurando ordem de serviço é algo que não faz mais parte da realidade desse profissional.
#Formatos de acesso
Existem softwares que integram um programa utilizado pelo gestor com aplicativo instalado em celulares de técnicos prestadores de serviços. Esse aplicativo tem diversas funções, entre eles, emitir a ordem de serviço digital ao técnico que prestará o serviço. Ou seja, não há necessidade de idas até a sede da empresa para saber onde será o próximo atendimento. Nessa ordem estará todo o processo de trabalho. Ainda, permite o cliente fazer uma avaliação do serviço, logo após o término da visita. Essa ferramenta consegue contornar situações que, quando consideradas graves, quebram contratos importantes.
Com os dados das visitas, é possível fazer uma avaliação interna que proporcione melhorias e acertos em todas as ações e contribuir para o aumento da sua produtividade.
#Importância de se ter um histórico do programa de ordem de serviço
Tenha todo o histórico de serviços realizados no cliente na palma da sua mão. Entenda a frequência dos chamados e veja no detalhe todos os acontecimentos da realização do serviço. Você terá visibilidade de todas as ações, horários e localizações exatas dos eventos ocorridos. Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias e principalmente responder questionamentos dos clientes com segurança.
Se você chegou até este ponto do texto, creio que seu interesse pela ordem de serviço digital ficou aguçado. Se quiser saber mais e ainda fazer um teste, experimente nossa plataforma: www.fieldcontrol.com.br. O teste é gratuito e você pode avaliar na prática, se é viável ou não para sua empresa.
Melhore sua prestação de serviços com a Field Control. Aumente seu lucro e seja destaque no mercado.
Confira mais dicas de gestão no nosso canal.
