Mais que ter o relatório de não conformidade como um processo na empresa, executá-lo de maneira ágil que melhore e facilite a correção indicada mantém a produção e execução com a qualidade esperada.
Muitas empresas aplicam processos necessários para se manterem ativas. Entretanto, param no tempo por não aplicarem simples mudanças que alteram o resultado final, proporcionando economia de recursos e correção que realmente resolva as falhas que a não conformidade esteja causando em todo o sistema daquela organização.
O que é um relatório de não conformidade?
Conhecido pela sigla NCR, o relatório de não conformidade é um instrumento relevante quando se trata de qualidade. Esse documento indica tudo o que está fora dos padrões de qualidade indicados por uma organização.
Quando há algum desvio no processo da produção ou andamento de produtos e serviços, o relatório indica qual é e auxilia na rápida solução desse problema.
O técnico responsável por aquela atividade indica o que é detectado como não conformidade. A descrição dessa não conformidade é ideal para que se tenha sucesso no momento de aplicar a correção, que é um dos focos desse NCR.
Ou seja, caso a empresa não tenha uma equipe ou um funcionário que faça esse tipo de demanda, ter empresas prestadoras de serviços entra no quadro de fornecedores necessários.
De acordo com a área de atuação, cada empresa tem protocolos de qualidade. Quando saem fora desse padrão, problemas acontecem. E dependendo da proporção deles, podem ser de média a alta complexidade. O importante é detectá-los a tempo de causar sérios problemas, afetando a empresas com proporções econômicas e causar mais transtornos aos clientes.
Como lidar com as não conformidades
As não conformidades acontecem. Por mais que a empresa tenha um rígido controle de qualidade, atrasos na entrega, produção de produtos com defeitos, quando algum serviço prestado não acontece como deveria, são realidades de todas as empresas. Mesmo aquelas que estão no ranking de satisfação de clientes, sempre existem casos isolados.
O importante é, em primeiro lugar, resolver o problema assim que detectado. Em segundo lugar, após a solução, entender o que levou aquele erro para que não aconteça mais. Foi problema de maquinário? Falha na comunicação da equipe? Erros na execução de algum processo? Independentemente de qual seja, mais que corrigir é evitá-lo para que não aconteça de novo, afinal, o raio cai sim duas vezes no mesmo lugar.
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Relatório de não conformidade em papel ou digital?
O uso em papel é muito comum, mas assim como diversos processos passaram por transformação tecnológica, o relatório de não conformidade também está se adequando a uma nova realidade.
Sabe aqueles hábitos que acabam em desuso devido a substituição de melhorias que chegaram para ficar? Por exemplo, hoje quase ninguém usa orelhão para ligações. Décadas atrás, até fila fazia, já que nem todo mundo tinha telefone em casa. Por mais que a linha fixa também não seja mais comum, foi substituída por linhas móveis, foi uma grande inovação.
O mesmo acontece com o documento que estamos abordando. O uso na versão digital mais que facilitar o preenchimento, agrega valor e vai de encontro a muitos princípios que estão em pauta hoje, como a sustentabilidade.
Você economiza por não precisar mais usar papel, o técnico responsável não tem mais receio de perder e ficar sem aquelas informações importantes e o cliente armazena uma cópia no computador, sem mais precisar daquela pastinha no armário que só acumula pó.
Com um checklist que pode ser modificado e personalizado de acordo com a necessidade de cada cliente, o relatório de não conformidade é preenchido em um aplicativo pelo smartphone do profissional responsável.
Preenchimento do relatório de não conformidade digital
Esse aplicativo é integrado a um sistema de gestão de equipes externas que inclui várias outras ferramentas. O gestor, da sede da empresa, consegue acompanhar tudo o que acontece naquela visita. O horário que começa, o andamento, encerramento, e até a nota que o cliente deu ao fim do trabalho.
O técnico não precisa mais andar com pranchetas, canetas e blocos de papel. Tudo é feito ali, na palma da mão. Se precisar de fotos ou até mesmo vídeos da não conformidade encontrada, é só fazer com o próprio celular e anexá-los naquele relatório.
O cliente e/ou pessoa responsável por aquela solicitação recebe uma cópia em PDF por e-mail. Sem papel, sem rasura, tudo legível e ainda com fotos para comprovar o estado da não conformidade detectada.
Esse processo é integrado à ordem de serviço, relatório fotográfico, controle e organização de estoque, localização dos técnicos em tempo real, agenda digital, entre outros que você confere no site do Field Control.
Mais de 1500 empresas com 23 mil técnicos aderiram ao Field Control, utilizando-o todos os dias, com aumento de até 40% da produtividade ao eliminar os erros mais básicos da rotina. Como resultados, mais visitas em menos tempo, com a mesma equipe e clientes 100% satisfeitos.
