Quem nunca foi interrompido de última hora para uma reunião de trabalho? Reuniões sem planejamento acontecem com mais frequência do que se imagina. A reunião de trabalho produtiva é um dos principais tópicos de engajamento e motivação nas empresas.
Índices apontam que mais de 60% dos funcionários consideram as reuniões de suas respectivas empresas improdutivas ou mal conduzidas. E 67% dos gestores apontam que essas reuniões não atingem o objetivo proposto. Ou seja, são um fracasso.
Mas essa reunião será mesmo produtiva? Tirar uma equipe inteira do posto de trabalho, quebrar o ritmo e produção da demanda que estava em produção tem resultado efetivo?
Se for reunir seus funcionários ou as equipes separadamente, crie motivos. Reuniões sem propósitos e temas definidos podem quebrar até o engajamento do período de trabalho.
Esses encontros feitos apenas como procedimentos não qualificam os processos.
Uma sugestão é criar temas para reuniões. Por exemplo, um funcionário de destaque pode explicar como são os processos executados por ele, para solucionar problemas comuns apresentados pelos clientes.
Além de divulgar metas alcançadas e desenvolvidas pelas equipes ou gestores.
O que é uma reunião de trabalho produtiva?
- Na qual soluções para problemas são encontradas;
- Processos ajustados com praticidade;
- Quando todos os participantes falam e são ouvidos. Isso, independentemente do cargo;
- Quando há mais de um assunto na pauta, comece pelo mais complexo;
- Caso seja uma reunião com várias equipes e com abordagens individuais, inicie com informações gerais. Depois reúna grupo a grupo. Assim, você otimiza o tempo. Consequentemente, as pessoas são poupadas de cansaço e atraso de tarefas;
- Sempre que reunir sua equipe foque nos assuntos e objetivos. Nunca agende a reunião para mostrar serviço ou cumprir protocolo;
- Discussão e mensuração de resultados;
- Brainstorm sobre uma nova ação com clientes;
- Compartilhamento de ideias e sugestões dos funcionários;
- Quando a empresa aderir um novo sistema, aplicativo, equipamento com necessidade de explicação de uso;
- seja pontual. Não só o gestor que agendou a reunião. Indique que todos os envolvidos precisam estar preparados. Por isso, o agendamento e informe prévios são importantes.
Como se planejar para uma reunião de trabalho produtiva?
Enfim, motivos não faltam. Porém se atente a não realizar muitas reuniões na semana. Ou até no mesmo dia.
Muitos gestores não percebem. Mas retirar o funcionário de suas funções para reuniões frequentes, atrasa todo o andamento do trabalho.
Além disso, é muito comum pessoas que não participam diretamente do processo.
Uma outra dica é não dar um feedback negativo a um funcionário na frente dos demais. Chame-o para conversar individualmente. Aponte os erros. Entretanto, ao mesmo tempo, indique os processos que possam corrigir essas falhas.
Expor o erro de um funcionário sem necessidade, principalmente quando é possível reverter a situação, pode causar desmotivação. A pessoa também pode se sentir humilhada. Essa atitude tende a levar os demais a omitirem os erros. Afinal, quem gosta de julgamentos em público?
E o principal: tenha foco! Um assunto fora da pauta tomou conta do escopo da reunião? Marque uma discussão especificamente sobre ele.
O responsável pode cortar assuntos que não estejam na pauta daquela reunião. Assim como, solicitar a consulta do celular apenas em dias e situações com emergências.
Quebre o protocolo das reuniões. Precisam sempre ser nas salas fechadas? Que tal reunir seus funcionários em um café agradável próximo à empresa?
Sair da rotina inspira a criatividade das pessoas. O funcionário irá criar expectativas para a próxima reunião. Ainda mais se o tema, resultado e local tenham criado uma atmosfera produtiva e agradável.
Como planejar uma reunião de trabalho produtiva
O responsável pelo agendamento pode separar os tópicos essenciais. Não ultrapasse muito tempo programado. A produção de um check-list auxilia muito.
Limite um tempo considerável para cada assunto.
Uma solução: peça para cada participante preparar a sua apresentação. Isso inclui qualquer atividade apresentada no encontro. Em outras palavras, respeite o cronograma.
Caso seja discussão de planejamentos, peça para cada um já produzir sua parte em seu posto de trabalho. Assim na hora marcada, serão abordados apenas os pontos fortes e fracos de cada uma.
Programe água e café. Evite a necessidade de solicitar durante a reunião. Acima de tudo, deixa os participantes mais confortáveis.
Marque a reunião com antecedência. Assim todos os envolvidos poderão adiantar as tarefas mais urgentes do dia. Além de evitar atrasos.
Organize antecipadamente e prepare os materiais que precisará usar. Retroprojetor, notebook, apresentações em slides devem estar prontos.
Nomeie algum membro da equipe para produzir a ata. O documento é métrica para evolução dos processos. Dessa forma, indica não só quem participou. Informa as propostas, metas e objetivos planejados e alcançados.
Uma ata bem feita pode resumir a ação de toda a reunião para pessoas que não participaram no momento do encontro.
Após a reunião produtiva
Não adianta dispensar tempo e discussões. Ainda mais quando o foco da reunião foge do resultado final.
Após a reunião, avalie se realmente todos os itens do checklist foram abordados e tiveram a conclusão esperada.
Caso negativo, reavalie e reflita os erros para evitá-los na próxima reunião.
Tenha feedback dos participantes da reunião.
Cheque se houve entendimento sobre todos os aspectos abordados. Caso dúvidas surgirem a partir da reunião, se adeque ao modo de transmissão e debate.
Foco da reunião produtiva
A reunião produtiva tem que ter o foco voltado para o negócio. Renove sempre estratégias. Elas melhoram a qualidade do produto e do serviço prestado. Mas principalmente, estabeleça metas para o atendimento ao cliente.
Os negócios que sempre surpreendem o cliente são os que mais faturam. E todas essas ações podem ser frutos de reuniões produtivas com toda a equipe.
Se a sua produtividade não está no índice desejado, você pode contar com a Field Control.
Um aliado da gestão, o sistema de gestão de equipes externas resolve boa parte dos problemas de uma prestadora. E ainda, melhora os processos e ferramentas do dia a dia.
Quer saber mais? Acesse nosso site: www.fieldcontrol.com.br. Lá podemos ter a solução que seu negócio precisa!
