O seu negócio depende do envio de trabalhadores para trabalhos de serviço em campo? Um sistema de agendamento de serviços vem equipado com todos os recursos necessários. Tudo isso para que sua empresa funcione como um relógio.
Do faturamento às ordens de serviço online, das informações do cliente ao histórico de serviço, um programa completo faz tudo!
Neste post vamos te mostrar o que é e para que serve na prática um sistema de agendamento de serviços e as vantagens para a sua empresa de usar esse tipo de programa. Continue lendo!
O que é um sistema de agendamento de serviços?
O agendamento de serviços é o processo que as empresas e organizações seguem para garantir que seus serviços e recursos sejam agendados da maneira mais eficiente possível.
Empresas de serviços e empresas que têm uma força de trabalho móvel, especialmente, devem lidar com o agendamento de serviços com eficiência.
Isso porque precisam combinar os técnicos de serviço corretos com as chamadas de serviço para obter eficiência e produtividade ideais.
Um sistema de agendamento de serviços de clientes é fundamental para empresas de prestação de serviços como provedores de internet, manutenção de eletrodomésticos e elevadores, segurança eletrônica, etc.
Os serviços prestados devem seguir protocolos muito bem definidos do atendimentos até o atendimento no local. A equipe de campo deve ter a disposição meios para monitorar os atendimentos e se locomover entre um trabalho e outro com facilidade e rapidez.
Nesses segmentos o programa agendamento de serviços ajuda a agendar horários para a equipe de trabalho. E mais ainda. Monitorar o tempo de trabalho, coletar informações sobre a qualidade do serviços prestado, etc.
Desafios do agendamento de serviço de clientes
Um dos aspectos mais importantes do agendamento de serviços é planejar com antecedência e tomar decisões oportunas.
À medida que a concorrência se torna mais acirrada, as empresas sentem a pressão para operar de forma mais eficiente com margens menores. Isso significa utilizar seus recursos e profissionais de serviço com mais eficiência, atendendo às exigências e expectativas dos clientes.
Mas essas tarefas se tornam ainda mais difíceis com o gerenciamento da equipe de trabalho móvel e o gerenciamento remoto da força de trabalho.
Existem vários desafios de agendamento de serviços que as organizações devem superar, incluindo:
- Otimizar o tempo de viagem;
- Rastrear equipes de campo e trabalhadores remotos;
- Completar mais chamadas pela primeira vez;
- Planejar chamadas não faturáveis;
- Pesar demanda contra recursos
- Endereçar serviço de reparação e manutenção planejada;
- Combinar corretamente o trabalho com o profissional de serviço sempre.
Vantagens das soluções de programa de agendamento de serviços
Uma das maneiras mais fáceis de resolver alguns desses desafios de agendamento de serviços de clientes é fazer uso de um sistema de computador sofisticado.
As soluções de sistema de agendamento de serviços fornecem aos despachantes, supervisores e gerentes as ferramentas e a interface principal de que precisam para aumentar a eficiência de sua força de trabalho.
As soluções desses softwares são baseadas na nuvem estão cada vez mais em demanda. Já que as organizações devem ter acesso a seus técnicos de serviço em tempo real.
Também é desejável que os funcionários do serviço de campo tenham acesso aos dados do cliente. E isso deve ser de qualquer lugar e a qualquer momento.
Essas soluções de sistema de agendamento de serviços automatizam e simplificam o agendamento de serviços e os processos de despacho associados ao gerenciamento da força de trabalho móvel.
O software especializado de agendamento de serviços integra agendamento de recursos para que um sistema gerencie de forma abrangente:
- as agendas de atribuição da equipe móvel;
- tarefas de vários dias;
- equipes;
- prestadores de serviços e muito mais.
Isso tudo proporciona aos gerentes e supervisores visibilidade em 360º dos horários, tarefas, ordens de serviço. Além de ativos da força de trabalho móvel, quadros de horários, relatórios e muito mais.
Algumas vantagens específicas do sistema de agendamento de serviços são numerosos e incluem:
- Gerenciamento de ordens de serviço– crie ordens de serviço e envie-as remotamente a técnicos com base em critérios relevantes, como disponibilidade, proximidade, urgência e nível de especialização.
- Acesso aos dados do cliente– garanta que seus funcionários remotos possam acessar dados principais para atender às solicitações dos clientes. Forneça informações de contato, históricos e outras informações que os ajudem a concluir o trabalho. Não esqueça de inserir junto com notas de equipamentos específicos, números de modelos e outras informações importantes.
- Planejamento de rotas – organize as solicitações dos clientes por local para reduzir o tempo de viagem, o desgaste do veículo e as despesas com combustível. Agendas apertadas geralmente resultam em mais tempo para solicitações adicionais ou melhor foco nas de alta prioridade. Algumas soluções de sistema de agendamento de serviços fazem uso da tecnologia GPS para determinar a melhor rota para as condições de tráfego atuais.
- Recapturar tempo não aplicado– obtenha mais visibilidade do progresso da ordem de serviço e veja como seus técnicos de serviço estão gastando seu tempo. Atribua mais tarefas faturáveis e reduza o trabalho não faturável para melhorar os níveis de produtividade.
- Identificar tendências – use as ferramentas de relatório incluídas para identificar padrões de fluxo de trabalho a fim de avaliar a produtividade do técnico de serviço em relação à saturação do cronograma e preparar melhor os horários ocupados, eliminando os técnicos que não atendem às demandas.
- Inspirar tendências positivas – responsabilizar os técnicos pela produtividade compartilhando e comparando seus números mensais. Ajude-os a estabelecer novas metas para estimular a produtividade e aumentar a eficiência.
- Satisfação do cliente e do técnico – maior eficiência e produtividade têm efeitos positivos nos trabalhadores e clientes de serviços. Os técnicos apreciarão o ambiente de trabalho mais positivo. E os clientes colherão os benefícios de um atendimento ao cliente mais rápido e melhor.
Sistema de agendamento de serviços
É verdade que o sistema de agendamento de serviços pode parecer mais como um ato de equilíbrio. Ou um show de malabarismo do que um processo de negócios.
Com as ferramentas e práticas comerciais corretas, as organizações podem lidar com o agendamento de serviços, mesmo com as forças de trabalho móveis e os funcionários remotos.
O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. Com ele o técnico:
- Recebe as atividades no celular;
- Preenche checklists;
- Anexa fotos
- Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.
Toda ordem de serviço fica 100% digitalizada. Agende agora uma demonstração grátis e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários.
