Você realmente precisa de um software de gerenciamento de equipes?
Pense sobre isso:
Você já trocou mensagens com um colega dizendo: “Isso já foi feito?”
Você entrou no escritório de seu chefe e disse: “Esse projeto em branco deve voltar para lista de tarefas novamente?”
Todos nós já estivemos nessas situações, certo?
Se você acenou positivamente com a cabeça para qualquer uma dessas suposições, acredite ou não, essas são peças da gestão de uma equipe de trabalho.
A boa notícia: um bom software gerenciamento de equipes pode fazer um pouco disso para você.
No entanto, aqui está a parte difícil: para que um bom software de gerenciamento de equipes funcione, você precisa estar comprometido. Você tem que descobrir se sua equipe realmente vai usá-lo e se você quer colocá-la nessa direção.
A dedicação faz parte desse caminho.
O pior é quando você introduz algo para toda a sua equipe, apenas para perceber que ninguém gosta ou não está comprometido com aquilo.
Nesta postagem, você verá exatamente como um software de gerenciamento de equipes pode ajudar você a fazer alguns desses check-ins e atualizações. Além de perceber o imenso valor de uma nova solução de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho.
Existem vários benefícios para o software de gerenciamento de equipes, mas você pode dividi-los em três categorias principais:
- Visibilidade
- Prestação de contas
- Organização
Nota: A comunicação também é imensamente valiosa. Você verá como isso realmente abrange e percorre todas essas três coisas.
Então vamos começar:
6 funcionalidades de um software de gerenciamento de equipes
Visibilidade
Já deixou um balão ir e vê-lo flutuar no céu?
O que acontece eventualmente?
Você não pode vê-lo mais. Mesmo que você saiba que está lá. E alguém talvez a alguns quilômetros de distância possa vê-lo.
Infelizmente, é assim que muitos de nós tratam nossos projetos.
E choque, essa não é uma boa estratégia para gerenciar seu trabalho. Seus projetos não devem ser assim. Você não quer que eles sumam sem saber deles.
A verdade simples é que você está fazendo isso se não tiver como obter visibilidade do seu trabalho. O software de gerenciamento de equipes pode ajudar você a acompanhar a jornada desse projeto, mesmo que você não consiga mais visualizá-lo imediatamente.
Agora, digamos que eu lhe dê 10 balões e você os deixe ir. Alguns vão subir alto. Alguns serão pegos pelo vento. Então, um ou dois ou três invariavelmente vão acertar um galho, e seu balão vai estourar antes de mal sair do chão.
Nada disso é bom. Isso nos leva à primeira razão pela qual você precisa de um software de gerenciamento de equipes…
1. Visualize o progresso em todos os projetos
O software de gerenciamento de equipes é muito valioso quando você faz malabarismos com vários projetos de uma só vez. Você pode ver o status de todos os projetos em sua organização em um só lugar.
O valor disso é que, uma vez que um projeto se move de sua equipe para o departamento como um todo ou para uma outra unidade de negócios ou um cliente, ainda é possível saber com facilidade o que está acontecendo.
Você vai economizar mais tempo e não precisará rastrear as informações e consolidá-las para a gerência sênior ou para o relatório da equipe.
O principal benefício: saiba o que está acontecendo.
2. Identificar projetos em risco
Quais projetos correm o risco de estourar ou se perder? Com o software de gerenciamento de equipes, você verá avisos sobre quais projetos estão ficando para trás ou sob o risco de ficar para trás, além de quais estão progredindo bem.
Dessa forma, você verá o que pode ser um problema muito antes de se tornar um. E então identificará rapidamente e abordará esses projetos antes que eles se tornem grandes problemas.
Benefício chave: perder menos prazos identificando projetos em risco antes que eles se tornem problemas. Identifique rapidamente os projetos que precisam de atenção agora.
Leia também: 4 conselhos práticos para gestão de equipes externas.
Prestação de contas
Bons projetos não dizem respeito apenas a equipe. Para isso, toda a empresa (ou pelo menos a alta gerência) precisa saber o que está acontecendo. O software de gerenciamento de equipes pode ajudar!
Além da visibilidade, você e sua equipe prestam contas (para melhor ou para pior).
Vamos nos aprofundar no motivo pelo qual a responsabilidade é importante e como o software de equipes pode ajudá-lo.
3. Fornecer à gerência sênior atualizações oportunas dos projetos
Assim como você está tentando se manter fora do caminho do seu time, eu tenho certeza que você quer o mesmo espaço de seus superiores também. Um software de gerenciamento de equipes fará ambos os grupos felizes.
Você pode até usar a mentalidade de “definir e esquecer” nos detalhes. Muitas ferramentas de gerenciamento de equipes criam relatórios automaticamente e enviam atualizações de status. Dessa forma, os principais intervenientes ficarão sempre envolvidos.
Benefício chave: nenhum trabalho extra em atualizações.
4. Fornecer uma visão resumida de todos os projetos para os tomadores de decisão
Aqui está uma chance de mostrar a todos como o seu trabalho está progredindo e mostrar a eficiência do seu time de trabalho.
Esta é uma razão divertida para o software de gerenciamento de equipes, porque também pode mostrar o quão bom você está no seu trabalho.
Notificações automáticas e e-mails? Eles servem mais de um propósito. Eles também podem mostrar o quanto você é incrível, porque você deixa todos saberem que você está no controle do trabalho e do processo. Você pode ajudar a gerência sênior a saber onde estão os projetos em toda a organização.
Benefício chave: Sinta-se bem com seu trabalho.
Organização com uso do software de gerenciamento de equipes
Mais eficiência, mais produtividade, melhorar a comunicação e a organização. Os softwares de gerenciamento de equipes ajudam você a fazer isso.
Mas aqui está algo realmente interessante – um trabalho melhor não aparece apenas com o software.
Você precisa ser organizado e configurar processos definidos. Dessa forma, toda a equipe pode fazer um plano, trabalhá-lo e ver isso acontecer em tempo real.
Mas como? Que bom que você perguntou:
5. Processos e modelos ajudam você a permanecer consistente
Por ter um processo mais estabelecido, sua equipe começará novos hábitos, consolidará suas conversas e acompanhará seu trabalho. Além de ser mais eficiente e produtiva.
Os novos membros da equipe também poderão se integrar rapidamente, à medida que avançam com o que é esperado. Esses processos definidos ajudarão na sua consistência e a quantidade de trabalho realizado aumentará.
Benefício chave: Consistência gera resultados.
6. Combine ferramentas de fluxo de trabalho em um só lugar
Se você combinar mais de suas ferramentas em um sistema, não precisará gerenciar nem alternar entre várias. Não há debate sobre onde colocar as coisas. No armazenamento de documentos? Na sua lista de tarefas?
Então, com todo o gerenciamento de equipes sob o mesmo teto, você pode gastar tempo em seus projetos e não gerenciando a conexão de várias ferramentas.
Benefício chave: Menos fricção e frustração.
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