“Com o Field Control, a transparência de dados e processos e a forma de trabalho da TMA Engenharia mudaram da água para o vinho. Os nossos entregáveis ficaram 100% melhores, desde o primeiro dia de uso do sistema”
Cliente da Field Control desde 2018, a TMA Engenharia, localizada na cidade de São Paulo, recebeu gentilmente nosso time para compartilhar a experiência de uso do sistema que está mudando a realidade de milhares de empresas de manutenção e instalação no Brasil e América Latina.
Durante a conversa, Miledi Marotta, sócio proprietário, responsável pela área operacional da empresa, e Leonardo Oliveira, engenheiro eletricista, que atua há seis anos na empresa, responsável pelos contratos de gestão e manutenção, expuseram como é o uso do Field Control, desde o processo de implementação até hoje e a importância para o atendimento de grandes contratos atendidos atualmente.
Quem é a TMA Engenharia
A TMA Engenharia foi criada em 2013 pelo Rafael Ferraz e Silva, outro sócio proprietário, que hoje é o responsável pelo financeiro da empresa. Inicialmente, tinha o foco em vender material para licitação – órgãos públicos, mas em 2017, com a entrada do Marotta na sociedade, serviços passaram a ser o foco da empresa.
A partir disso, fecharam mais contratos e entraram no ramo bancário que implementou o investimento e intensificação em manutenção predial, facilities, elétrica, locação de gerador, ar-condicionado, civil e pequenas obras, além dos atendimentos emergenciais.
“Nosso principal foco é cuidar e manter o ambiente para que os clientes possam concluir as atividades sem nenhum impedimento ou intercorrência que atrapalhe o objetivo final”, explica Marotta.
TMA Engenharia e Field Control: uma parceria de sucesso desde 2018
“Eu sou uma pessoa que não gosta de papel, mas que gosta de tecnologia. Sempre fui muito apaixonado por essa área e quando eu vi que podia gerenciar uma equipe, ter o controle sobre o horário que o técnico da mantenedora que indicava onde ele chegava, onde estava, não precisaria andar com blocos e preencher papel, logo que tive contato com o Field, fiquei encantado com essa tecnologia”.
“Na TMA Engenharia, quando eu iniciei minhas atividades, vi que precisávamos ter uma tecnologia como o Field. Na época, o time interno utilizava outro sistema, mas pelo conhecimento e evolução do Field que eu pude acompanhar ao longo dos anos, eu queria vê-lo funcionando aqui, com as nossas equipes”
A TMA tem um contrato de manutenção de cabine primária com uma instituição bancária e o uso do Field é uma obrigação do contratante, desde 2018. “Em 2022, eu fiz um desafio para o Leonardo: queria que todos os chamados emergenciais recebidos fossem abertos pelo Field, com isso, o software foi contratado para os atendimentos de emergência para essa mesma instituição bancária que seria no setor de obras”, declara Marotta.
Com essa nova implementação, para todos os chamados abertos cria-se um novo formulário, mesmo que seja um chamado para locação de gerador. No aplicativo Field Control instalado no smartphone, o técnico preenche os dados, anexa as fotos e faz o cadastro. O mesmo processo acontece para demandas de infiltração, entre outros processos que uma obra exige. No caso de execução de serviços, a obra tem um período de 30 dias, com base na data limite, os gestores estipulam a entrega de um relatório por semana e ao finalizá-la totalmente, um formulário final é emitido.
Marotta explica que com todos esses detalhes, cada operação é fechada e todas as informações ficam registradas para apresentar ao cliente que tudo o que foi combinado realmente foi feito e no final se foi aceito ou não determinado orçamento. “Isso trouxe uma transparência, um controle muito grande para nós, e estamos aproveitando bastante os recursos. Com os relatórios, a gente tira indicadores importantes para entendermos quantas obras foram executadas, quais foram os tipos dessas obras, quanto tempo de execução. No caso do gerador, eu consigo tirar número como aluguel de gerador para tal lugar, qual foi a corrente elétrica que ele suportou, que proporcionam melhorias e indicadores para orientar uma tomada de decisão em fazer um novo investimento, compra de outro gerador”.
Equipe de campo da TMA Engenharia em manutenção de rede elétrica. Em todos os chamados, o Field Control é utilizado para agendamento e controle das informações.
Transparência e segurança de dados com o Field Control
E por citar transparência, ainda em 2022, a TMA fechou contrato com o CEMADEN, Centro Nacional de Monitoramento e Alertas de Desastres Naturais e com o INPE- Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais, e queriam começar a operação já com o Field. Por serem entidades públicas, a transparência em todos os processos é fundamental e as ferramentas do Field Control proporcionam essa segurança com tranquilidade.
“Até 2021, o Field era utilizado para abrir e fechar as ordens de serviço de outros clientes que não tinham demandas tão criteriosas quanto essas que envolvem contratos públicos, o que já facilitava todo o processo, mas com dois novos contratos fechados em 2022, começamos um uso mais efetivo do Field. Tivemos o apoio do profissional responsável pelo nosso atendimento, que faz parte do time de Sucesso do Cliente, que foi nos instruindo sobre cada ferramenta, como abertura e preenchimento de formulários, cadastro de equipamentos, como criar rotinas dentro do software, então fomos nos aprofundando e conseguimos colocar a ferramenta para funcionar, mesmo sendo tudo muito intuitivo”, detalha Oliveira.
Para esses dois novos clientes, não tinha como não utilizar o Field devido à geração, conhecimento e compartilhamento desses dados que são essenciais para manter a transparência sobre os serviços prestados. Para um deles, por exemplo, quando há necessidade de compras de peças, o responsável recebe e aprova no mesmo instante e, no próprio sistema, é gerado o relatório de orçamento.
Leonardo comenta que como fica tudo dentro do Field, a pessoa clica, abre o relatório e tem acesso a todas as fotos e informações, com todos os valores, assinatura do técnico que executou o serviço. “É muito legal também porque as fotos dos relatórios são interativas. Ao clicar na imagem, ela abre ampliando, e é possível fazer o download dela, caso necessário“.
Papel? Aproximadamente, 1.000 folhas por mês deixam de ser utilizadas
“São em torno de 200 ordens de serviço abertas por mês, compilando isso em um único documento, daria algo em torno de 800 páginas, incluindo os dados e as fotos. Sem contar que hoje, o Leonardo consegue fazer o relatório mensal em um dia. Se fosse impresso, teria que ir no arquivo, trazer as fotos, escaneá-las, montar um a um manualmente, algo que seria inviável dentro do tamanho da operação e realidade”.
“O relatório digital é muito prático. Antes, eu formava grupos com os técnicos no whatsapp com a ordem de serviço e enviávamos todas as fotos ali. Depois, eu precisava pegar aquelas imagens, passava para o word, produzia um documento do zero. Um único relatório fotográfico demorava um dia todo para ser concluído. Agora com o Field, no mesmo momento em que o serviço é executado, o técnico já preenche o formulário, tira as fotos e na mesma hora o relatório está pronto. Com isso, ganhamos tempo e agilidade“.
Ao finalizar o atendimento, o link gerado automaticamente é enviado direto para o cliente. Qualquer dúvida ou questionamento sobre o que aconteceu durante o chamado, a equipe tem a resposta imediata, além da possibilidade de enviar o comprovante de que determinada ação foi feita.
Como evitar a perda de dados na visita técnica
“A segurança de não perder os dados é outro ponto que a gente ressalta do Field. Antes, a perda acontecia. E mesmo quando era enviado via whatsapp, as fotos uma vez apagadas, eram perdidas definitivamente, o que inviabilizava a produção de relatório com essas imagens. Agora não, ainda mais é produzido de forma automática. O Field armazena e o risco de perda dessas fotos e dados não existe mais. Todas as informações ficam organizadas no mesmo layout, as fotos com legenda, e o técnico não depende de armazenar as fotos no celular, fica tudo no próprio servidor do Field”, relata Leonardo.
A TMA Engenharia atua em diversos segmentos de empreendimentos e conta com o Field para facilitar as demandas e transparência de dados.
Adesão dos técnicos e facilidade de uso
Anteriormente, a TMA já utilizava um outro sistema, então a adesão dos técnicos foi tranquila. Só que o antigo, travava às vezes e não era tão intuitivo quanto o Field. Hoje em dia, o técnico só de abrir a OS sabe onde tem que ir e quais campos precisa preencher. Outro diferencial é que o app funciona offline. São funcionalidades que proporcionaram uma maior facilidade de implementação entre as equipes.
“O que eu percebo no dia a dia é que quem desenvolveu o Field, o fez com o olhar de quem está na ponta. A maioria dos sistemas de gestão de equipes externas hoje tem o olhar de quem opera do escritório e não de quem está em campo. E não observam se a pessoa que está na ponta, com a ferramenta na mão, com a mão suja, se ele vai conseguir fazer o relatório conforme o sistema demanda. Já o Field teve esse olhar na criação, o que facilita a adesão do time. A curva de aprendizado aqui na TMA Engenharia foi a mesma desde os colaboradores mais jovens que estão mais familiarizados com a tecnologia até os mais experientes que tinham mais dificuldade”, descreve Marotta.
Sobre o time de atendimento da Field, ter o contato com o gestor da conta facilita muito. Todas as sugestões são acolhidas e muitas delas são implementadas no sistema. Leonardo comenta que sabe quando uma nova atualização acontece no sistema e se foi sugestão da TMA, o que melhora ainda mais o desempenho. “Esse tipo de parceria é difícil de ter hoje, de uma empresa que, muito mais que receber as sugestões do cliente, em pouco tempo, as coloca em prática para melhor resultado não só nossos, mas também de todos que o utilizam”.
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