Um gestor de equipes externas tem múltiplas tarefas e todas precisam ser feitas com atenção e empenho. Com a popularização da tecnologia, assim como seu desenvolvimento, já existem no mercado várias ferramentas que facilitam esses processos. Entre elas, documentos essenciais para que o trabalho seja feito com qualidade. Confira neste conteúdo como fazer ordem de serviço e aproveite para baixar um modelo pronto grátis.
A ordem de serviço é um documento que formaliza o serviço que será dispensado para o cliente, de acordo com a demanda aberta que será destinada ao técnico.
Assim que um cliente abre a chamada e especifica sua necessidade, o atendente prescreve essa ação, que nada mais é que a ordem de serviço, conhecida também por OS. Esse documento não só informa ao técnico o serviço que será prestado, mas contabiliza e controla tudo o que foi feito para a administração financeira da empresa. Outro ponto é o histórico daquele serviço como data, técnico, solicitante e o que foi executado.
Como fazer uma ordem de serviço
Dados necessários para uma OS completa:
- data;
- hora;
- número de cadastro;
- endereço da chamada;
- atendente;
- tipo de serviço a ser prestado;
- descrição desse serviço;
- possível necessidade de peças e outras ferramentas;
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Modelo de ordem de serviço de papel e digital
As empresas que utilizam a tecnologia por meio de aplicativos e softwares para o preenchimento das OS usufruem de diversos benefícios. Ao identificar o problema do cliente, o gestor que atende a chamada preenche o aplicativo de ordem de serviço.
Ao especificar todas as demandas que serão realizadas para o técnico, este já chega ao local da execução da ordem com conhecimento sobre qual o problema irá solucionar. Esse processo agiliza não só o trabalho do técnico. O gestor pode direcionar um profissional mais adequado e com mais expertise para solucionar determinados problemas mais complexos.
Muitas empresas ainda demandam dessa ordem em papel, ou seja, por talões e papéis que se acumulam. Além disso, precisam ser entregues pessoalmente ao técnico que irá executar o serviço. Porém, para otimizar todos os processos que uma empresa que atua com gestão de equipes externas, o uso de aplicativo facilita a rotina. A OS é enviada remotamente, via aplicativo.
Funções do aplicativo de ordem de serviço
Outra função importante do aplicativo de ordem de serviço para o gestor é a localização simultânea e em tempo real de todos os técnicos.
Ou seja, ele consegue administrar onde todos os membros da equipe estão e direcionar o mais próximo a executar a nova ordem de serviço recebida.
Ainda é possível que o técnico inclua fotos nessa ordem de serviço sobre produtos que foram trocados. Ou do estado dos equipamentos que receberam manutenção.
A assinatura do cliente que atesta que o serviço foi realizado também é em formato digital, direto na ordem de serviço que está no smartphone do técnico. Finalizada a visita, o cliente recebe uma cópia digital no e-mail para arquivo e futuras consultas.
Essas ordens de serviços são armazenadas em formato PDF o que garante uma leitura mais prática e pode ser impressa em qualquer necessidade.
Vantagens do uso do sistema de ordem de serviço digital
- Economia dos materiais de papelaria. Com o uso de ordem de serviço digital via aplicativo não há necessidade de papel e impressora. A diminuição do volume de lixo também acontece, pois caso a ordem saia com um erro, basta digitar novamente. Quando em papel, é preciso produzir uma nova e eliminar a errada;
- O custo com gráfica para impressão das ordens é eliminado. Em formato digital, a OS já contempla todos os campos necessários para o atendimento;
- Eliminação de arquivos. Aquelas estantes com caixas de papelão que juntam poeira e ocupam espaços estão com os dias contados. Com um notebook ou até mesmo um HD externo, todas as ordens de serviços podem ser acessadas, pois ficam armazenadas em nuvem;
- Muito mais que texto. O aplicativo permite que a OS seja complementada com fotos, formulários e conclusão do serviço;
- Assinatura do cliente é em formato digital. O técnico não precisa carregar blocos e papéis, que muitas vezes podem ficar amassado e borrado e até serem perdidos;
- Não há necessidade de aparelhos específicos para uso do aplicativo de ordem de serviços. Apenas um smartphone é suficiente para ter acesso a essa tarefa;
- O cliente pode receber uma cópia da ordem de serviço por e-mail. Além de ser enviada de imediato, assim que terminado o serviço, não corre o risco de perda.
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