Cada vez mais pessoas estão trabalhando fora da empresa. Seja em casa, com o Home Office ou em campo, como os vendedores e técnicos. A Pesquisa Home Office Brasil apontou que 68% das empresas brasileiras já adotam esse tipo de relação de trabalho. Entretanto, uma questão surge: como gerenciar pessoas à distância?
Além das novas tecnologias, que tornam essa nova dinâmica de trabalho possível, os pesquisadores acreditam que este aumento é devido aos benefícios do trabalho à distância, que incluem:
- Aumento da produtividade
- Mais eficiência
- Ampliação do bem estar dos colaboradores.
Esses três fatores são importantes para qualquer gestor, correto?
Além das vantagens apresentadas acima, as empresas que abrem a possibilidade do trabalho à distância também agregam outras vantagens como:
- Possibilidade de recrutar talentos que podem não estar disponíveis em sua região
- Eliminação da necessidade de um grande espaço físico para o escritório
- Fim do pagamento de benefícios de transporte, como os vales
- Redução significativa de suas despesas operacionais
Todo gestor tem o objetivo de diminuir os gastos de sua empresa, por isso sugerimos a leitura do material, “Reduza despesas: 8 exemplos de redução de custos nas empresas”.
Claramente, existem justificativas comerciais convincentes para se tornar um gestor à distância, mas a questão crucial é: você sabe como gerenciar pessoas à distância?
Neste artigo iremos te mostrar um passo a passo com 6 etapas para você poder aprender a como gerenciar pessoas à distância.
Como gerenciar pessoas à distância com 6 passos simples
1.Defina as diretrizes do trabalho
Confiança e transparência são os alicerces de como gerenciar pessoas à distância de forma bem-sucedida.
Você e seus colaboradores devem discutir detalhadamente as expectativas mútuas em relação a:
- Horas de trabalho
- Comunicação
- Resultados desejados
Algumas definições iniciais podem te ajudar, tais como:
- Qual flexibilidade de horário será incorporada à programação de seus colaboradores? Por exemplo: Horários livres mas com metas claras a serem cumpridas, ou horário fixo de trabalho como se estivessem no escritório?
- Com que frequência você fará contato com seus funcionários?
- Como serão feitas estas comunicações?
- Quais são as responsabilidades de ambas as partes?
Definir esses pontos no início do trabalho à distância dará a você e aos colaboradores uma compreensão clara de quais são as obrigações de cada um e como o desempenho será medido.
Essa também é uma boa oportunidade para analisar a consistência e a organização dos processos da sua empresa.
- Você tem um guia dos processos?
- Você tem um organograma claro e um sistema de responsabilidades?
Ter colaboradores espalhados em vários locais não cria necessariamente problemas para você, mas pode destacar as fraquezas e inconsistências existentes nos processos de sua empresa.
2. Comuniquem-se!
Comunicação é a base de como gerenciar pessoas à distância. O primeiro passo é agendar um horário para atualizações regulares sobre o andamento do trabalho.
Para as equipes que trabalham a distância, totalmente fora do escritório, considere uma abordagem micro e macro. Por exemplo:
- Você pode ter um sistema para compartilhar atualizações diárias sobre o progresso de tarefas e negócios imediatos
- E uma reunião programada mais longa, talvez semanalmente, para repassar grandes problemas
A comunicação é essencial para manter esse relacionamento ativo e garantir que todos os membros da equipe recebam as mesmas informações.
Lembre-se de que as pessoas tendem a trabalhar melhor remotamente porém nem todas são auto-disciplinadas, organizadas e capazes de funcionar efetivamente com o mínimo de orientação.
Algumas pessoas são menos organizadas e mais distraídas. Portanto acompanhe seus colaboradores para garantir que eles sigam seus prazos.
Dessa forma, estude as melhores formas de comunicação para cada situação e defina o padrão para cada caso.
Para conversas rápidas utilize aplicativos de mensagens instantâneas como:
- Slack
- Messenger
Para repassar os trabalhos e as metas a se cumprir utilize:
- Trello
- Google Drive
- Aplicativos de ordem de serviço online
Quer ter mais informação sobre como funcionam os aplicativos empresariais? Sugerimos a leitura do artigo exclusivo, “Ordem de serviço online e os benefícios para o seu negócio”.
Para reuniões, é importante que você seja bem compreendido. Para ser compreendido com o tom de voz e a entonação correta você precisa de formas de comunicação por voz e imagem, entre as opções você tem:
- Skype
- Hangouts
- Messenger
Depois de definir as formas de comunicação que serão usadas para cada objetivo, é importante que vocês as mantenham para que não percam as informações.
Adiante falaremos sobre aplicativos para empresas, que são opções que reúnem as melhores ferramentas de comunicação e gestão de pessoas e processos em um só local.
3. Como gerenciar pessoas no ambiente de trabalho:
As pessoas que trabalham em casa tendem a valorizar mais sua flexibilidade do que as relações interpessoais do trabalho em escritório, como happy hours e conversas durante um café.
No entanto, pode ser uma boa ideia garantir que o senso de amizade de sua organização se estenda aos escritórios remotos e às equipes de campo.
- Organize encontros periódicos para os membros da equipe passarem um tempo juntos.
- Separe alguns minutos no início de cada videoconferência da equipe para que as pessoas conversem sobre seus finais de semana e suas vidas pessoais.
Essas atividades estimulam suas equipes a se sentirem unidas, com espírito de parceria e amizade, em vez de apenas se tratarem como colegas de trabalho.
4. Confie na sua equipe
Às vezes, as empresas não estão dispostas a adotar o trabalho a distância porque existe uma incerteza sobre se o trabalho será ou não concluído no mesmo nível de qualidade, como se estivessem no escritório.
Para combater essa crença, é muito importante que se defina as diretrizes de trabalho de quem estiver em home office, assim como dissemos em nosso primeiro tópico.
Alguns colaboradores vão funcionar melhor que outros nesta forma de trabalho. Cabe a você identificar e confiar no trabalho de cada um dos seus escolhidos.
5. Como gerenciar pessoas analisando os resultados:
Nada mais importante do que medir os resultados.
Depois de seguir todos os passos de como gerenciar pessoas à distância, é hora de você avaliar os resultados e identificar os pontos que precisam ser revistos. Onde estão as falhas? O que poderei fazer para resolvê-las?
Esses pontos são inerentes a cada realidade e peculiaridades de cada tipo de empresa. Cabe a você gestor entendê-las e encontrar a melhor forma de solucionar as questões da sua empresa.
6. Aplicativo para prestadores de serviços externos
Não importa se parte da sua equipe trabalha no sistema home office, ou se você possui uma grande equipe externa. Fato é que, um aplicativo de gestão de projetos é fundamental para que você acompanhe a evolução das tarefas distribuídas e tenha controle sobre as atividades de cada um de seus colaboradores.
Os aplicativos ainda são úteis no armazenamento de informações e histórico de clientes, bem como troca a necessidade de pilhas de papel por uma emissão de ordem de serviço online.
Uma boa ferramenta para você saber como gerenciar pessoas à distância, você encontra com a Field Control. Com a nossa ajuda você terá acesso as principais ferramentas que facilitarão o gerenciamento de sua equipe à distância.
Por meio de nosso sistema a sua equipe terá acesso aos serviços que deve executar acessando um aplicativo através do smartphone. Enquanto você gestor terá acesso aos painéis de todos os membros do seu time e acompanhará em tempo real a execução das tarefas.
Com o aplicativo da Field Control, além de gerenciar sua equipe à distância, você poderá:
- Criar ordens de serviço online
- Controlar as manutenções em execução
- Criar formulários de manutenção
- Acessar históricos de atendimento à clientes e muito mais
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