Estoque bagunçado, peças em qualquer canto, no momento em que mais precisa, o material ou equipamento some. Esse é o cenário de muitas empresas mundo afora. E não tem um segmento específico. Muitas áreas sofrem com esse problema por não estipular um processo de controle de materiais.
Quanto maior a desorganização, menor a produtividade e a qualidade do serviço aplicado. Como resultado, a cartela de clientes fica cada vez menor, o fluxo de caixa também, levando a empresa a fechar as portas.
Sim, é um cenário muito drástico. Mas, se a gestão não tem condições de fazer um controle de materiais eficaz, imagine as demandas mais complexas? Para que essa situação não chegue a esse ponto na sua empresa, mude essa realidade agora.
Comece pelo mais bagunçado e o que mais atrapalha a rotina das atividades diárias. Você não precisa fazer tudo no mesmo dia.
Separe pelo menos um hora do seu expediente até tudo estar organizado. É uma tarefa que precisa ser feita sem adiamentos. Lá para frente, com certeza, você irá agradecer por ter começado hoje.
Administração e controle de materiais
Por que fazer esse tipo de controle? Por diversos motivos. Além da facilidade de encontrar as peças e equipamentos, a pessoa responsável consegue entender quais são as que demandam mais reposição e o fluxo de utilização. Dessa forma, evita que falte algo no momento que os funcionários mais precisam.
Em demandas de emergência, por exemplo, caso aquele material não esteja disponível, ter que recorrer a terceiros pode acarretar em diversos problemas. Independentemente da sua área de atuação, não administrar bem o que é necessário para que determinadas demandas sejam executadas, implica na não realização de atividades. E muitas delas podem ser essenciais para o funcionamento da empresa como todo. Ou até mesmo implica no não cumprimento do contrato com algum cliente.
Todas essas situações são bem graves quando se trata de metas e objetivos. Entretanto, é possível reverter esse quadro. Em primeiro lugar, comece a adequar o espaço físico da empresa onde as peças, equipamentos e materiais são estocados. Em segundo lugar, deixe a administração do controle de materiais para uma única pessoa ou no máximo duas, caso uma falte ou tire férias, não haverá interrupção no processo.
Planejamento e controle de materiais
Essas pessoas designadas ao controle de materiais precisam ter acesso fácil a uma planilha de controle de materiais não só para entender a retirada, quais são os materiais mais utilizados, como também, fazer a reposição antes que acabe.
Entender quais são os materiais mais utilizados, quais são os técnicos que mais demandam de determinadas peças e ter, literalmente, um controle de saída. Essas são as principais atribuições desse modelo de planilha.
O planejamento serve para evitar que determinado trabalho não seja feito pela falta do material necessário. E elimina desperdício. Caso algum setor esteja utilizando material além do necessário, é necessário intervir para evitar custos extras.
Em tempos de crise ou não, é sempre bom economizar e ter caixa disponível para investir em ferramentas que aumentem a qualidade do trabalho e facilitem a rotina do trabalho, proporcionando agilidade ao eliminar burocracias.
Além do controle de materiais, o uso dos equipamentos de proteção individual é obrigatório em muitas empresas. Caso esteja em busca de um modelo de ficha para essa finalidade, confira no link: Modelo de ficha de EPI pronto para download.
Planilha de controle de materiais
Uma planilha de controle de materiais já é o suficiente para uma boa organização. Além, claro, de um espaço próprio para estoque. Deixar as peças no meio do caminho, corredor e naquele banheiro esquecido no fundo da empresa não é nada viável.
E se você tem estoque ou está pensando em organizar um, não deixe de ler:
A planilha, como já diz o nome, serve para controlar tudo o que envolve seu estoque e o uso dele. Entretanto, a atualização imediata é imprescindível para que o trabalho tenha um bom resultado. Aquele lance de “mais tarde eu atualizo” ou “pode deixar que amanhã eu me lembro o que saiu” deve ser riscado.
Foi solicitado material? Dê o check na planilha no mesmo instante. Foi realizada compra e os materiais entregues e repostos no estoque? Check na planilha também.
Entendeu porque precisa de uma pessoa envolvida 100% nesse controle? A atualização faz com que nada falte, que a empresa não perca dinheiro com uso indevido e consegue até entender porque determinado material é mais utilizado que outro. Dessa forma, é possível planejar compras antecipadas. Ou até mesmo, comprar no atacado, saindo mais barato e otimizando a entrega.
Como fazer uma planilha de controle de materiais
Coloque as informações básicas. Elas são necessárias.
- Data de retirada;
- Material;
- Quantidade;
- Nome do solicitante;
- Assinatura.
Cada empresa e setor têm características únicas. Óbvio que você pode personalizar o quanto precisar para que fique registrado e controlar o processo necessário. Por isso, insira as informações que achar pertinente. Caso algum material tenha um fluxo de saída muito mais alto, uma sugestão é ter uma planilha de controle apenas para ele.
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Quando a equipe está bem alinhada e cumpre o que é estipulado, o ruído na comunicação deixa de existir. Como resultado, materiais estão bem controlados e sempre disponíveis para que determinada tarefa seja executada.
Além da planilha em papel, existe também o modelo digital. É possível registrar o uso de cada material ou equipamento e manter tudo em ordem. Outra vantagem é um relatório gerado automaticamente que indica o uso. Ou seja, otimização de tempo passa a ser um atributo na empresa.
Por meio de um sistema de gestão, outros processos e ferramentas atuam de forma integrada. Outros materiais também passam a ser digitais, como a ordem de serviço, por exemplo. Com isso, a troca de informações flui mais rápido. Sem contar que a perda desse documento tão importante deixa de fazer parte da sua realidade.
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