Todo mundo sabe que a comunicação é fundamental no mundo dos negócios. Para gerenciar uma equipe de sucesso, os funcionários, gerentes e altos executivos precisam se comunicar de maneira objetiva e eficaz. Para te ajudar nesse objetivo, vamos te mostrar exemplos reais de falha de comunicação nas empresas. Além de te orientar para evitar que elas aconteçam.
No entanto, às vezes, o fluxo de informações entra em uma fase de interrupção e algumas partes interessadas sem os mínimos detalhes para a execução correta de determinada ação. Com isso, essa falta de comunicação pode resultar em consequências negativas, desde funcionários e clientes sem retorno sobre pedidos até oportunidades perdidas e lucros que vão por água abaixo. E, com certeza, não é isso que você quer para a sua empresa, certo?
Quer ter uma ideia melhor das falhas de comunicação? Assista o vídeo:
Mensagens são enviadas e recebidas a todo momento e de todas as formas, quer as empresas escolham ou não se comunicar. A falta de comunicação passa uma imagem muito negativa forte e até marca a reputação de um negócio como um todo.
Não deve ser surpresa que o engajamento de funcionários possa ser um grande problema se você não estiver regularmente fazendo trabalhos não só promovendo ações, mas incentivando a comunicação entre os integrantes da equipe, relacionamento com os demais setores da empresa e mais ainda, com os clientes. Reforçar a importância de um fluxo de comunicação no trabalho continuamente é extremamente importante.
Geralmente, as pequenas empresas operam sob a suposição de que os funcionários sabem o que está acontecendo. Ou, se não, descobrirão por si mesmos. Entretanto, na maioria das vezes, este não é o caso. Como resultado, questões envolvendo comunicação e engajamento de funcionários tendem a cair para o final da lista de prioridades.
Por isso, é importante manter sua equipe monitorada e evitar dissonâncias. A seguir, detalhamos alguns exemplos reais de falha de comunicação nas empresas. E também as soluções de cada uma delas. Dessa forma, você poderá aplicá-las imediatamente após o término desta leitura e evitar que elas surjam.
Outro fator também que causa muitas complicações e afeta o clima organizacional é a rádio-peão. Quando suposições e fofocas são espalhadas quando não há uma versão oficial de determinados fatos. Esse fenômeno acontece quando não há comunicação oficial e as suposições começam a surgir.
Onde estão os exemplos reais de falha de comunicação nos negócios
Às vezes, apesar dos melhores esforços de todos, a comunicação empresarial é prejudicada. Seja entre clientes e uma empresa ou entre gerentes e funcionários, os envolvidos geralmente se perguntam o que deu errado.
Comunicação é mais do que apenas palavras ou mensagens escritas por e-mails. Trata-se de fazer uma conexão entre duas pessoas ou entidades com maneiras potencialmente muito diferentes de abordar a mesma tarefa.
Analisar algumas das razões comuns para falhas de comunicação pode ajudar uma empresa a evitar essas armadilhas de conexão.
As falhas reais na comunicação podem ser evitadas com recursos tecnológicos já disponíveis no mercado. Entre eles, o Field Control.
Confiança e Honestidade
A confiança entre clientes e um negócio e entre funcionários dentro de uma organização é um processo em constante evolução.
As pessoas nem sempre são propensas a confiar ou acreditar umas nas outras. Um dos exemplos reais de falha de comunicação nas empresas, portanto, pode ser o medo de dizer a coisa errada ou dizer de maneira errada. Por isso, o gestor deve sempre deixar claro que errar é consequência de uma tentativa de trabalho bem feito. É melhor a pessoa tentar e errar, e o melhor, aprender com o erro, do que não ter feito nada a respeito.
A honestidade é realmente a melhor política, mas, às vezes, pensar em como comunicar melhor os tópicos pode deixá-lo desorientado.
No entanto, as pessoas apreciam sempre a verdade. Colocar todas as cartas na mesa ajuda a manter tudo profissional e gera confiança.
Sabemos que nem todas as informações são viáveis a todos os setores, principalmente aquelas que envolvem estratégias mais arriscadas. Mas manter sempre os colaboradores cientes dos passos e ações da empresa cria uma relação de confiança e transparência, na qual todos saem ganhando.
Simplificando as mensagens
No mundo dos negócios, as ações de comunicação podem fazer ou quebrar a imagem de uma empresa. E, portanto, seu lucro.
O truque é fazer com que todos na empresa comuniquem as mesmas mensagens de forma consistente e completa. E mais que isso, tenham um único discurso, sem ruídos ou falhas.
Uma estratégia de branding só é eficaz se as comunicações da sua empresa forem repetidas frequentemente com a mesma intensidade e genuinidade.
Aqueles que interagem com clientes e prospects devem certificar-se de reiterar os principais valores da empresa. Sem essa consistência, uma pequena falha de comunicação pode resultar em prejuízos sérios para a imagem da sua empresa. E a reputação de uma marca vale muito. Sem contar que a reversão dela, vale muito mais.
Métodos de comunicação complexos
Outro dos exemplos reais de falha de comunicação nas empresas é usar termos excessivamente complexos ou técnicos. Esses geram dificuldade de entendimento em uma conversa.
Não presuma que todos entendam o mesmo jargão da indústria. Ou estejam na mesma página quando se trata de terminologia complexa.
Uma maneira melhor de abordar a comunicação é dividir as coisas em frases digeríveis. Acima de tudo, evitar o uso de linguagem complicada. Porém, caso a linguagem técnica seja parte do dia a dia da sua empresa e colaboradores, faça um dicionário para os que são novos na área, ou até mesmo para seus clientes.
Use mensagens claras e concisas. Fique longe de jargões e acrônimos que alguns podem não entender.
Pensamento baseado em classes
Uma ideia relacionada à comunicação é a crença de que alguns grupos são mais bem informados. Ou até mesmo, tem mais conhecimento do que outros.
Esse modo de pensar abrange a ideia de que os clientes “precisam ser educados” sobre seus produtos e serviços. Assim como o pensamento de que os gerentes sabem como fazer as coisas melhor do que os outros funcionários.
Em vez de ficar preso a essas noções preconcebidas, ouça o que seus clientes e funcionários têm a lhe dizer. Que tal aplicar uma pesquisa de satisfação do cliente?
Manter o diálogo aberto ajuda as pessoas a se sentirem como se tivessem contribuído e que elas não são apenas peões em um tabuleiro. Os clientes apreciarão esse formato mais próximo. Acima de tudo, os funcionários sentem-se mais capacitados.
– Leia também: Como melhorar a comunicação na empresa: 13 dicas infalíveis.
6 exemplos reais de falha de comunicação nas empresas e soluções
Problemas de comunicação no local de trabalho podem ter um impacto negativo na moral da equipe de campo e interna. Como resultado, afetam a produtividade e relações de trabalho interdepartamentais.
Quando deixados sem controle, os problemas de comunicação contínuos podem reduzir os lucros, aumentar a rotatividade e levar a erros que afetam negativamente a imagem pública da empresa.
Reconhecer e abordar problemas comuns pode suavizá-los antes que eles saiam do controle.
Fique atento a esses exemplos reais de falha de comunicação nas empresas que são comuns de acontecer e resolva-os rapidamente.
1) Falhar em se comunicar totalmente
Em um local de trabalho dominado por respostas rápidas por meio de mensagens de texto e e-mail, os detalhes se perdem.
Responder “sim” a uma série de perguntas em um e-mail não deixa as coisas claras.
Responder “OK” quando perguntado se você pode revisar um documento não aborda a questão de onde o documento reside. Ou até mesmo que tipo de revisão é necessária ou quando as edições precisam ser retornadas.
Solução: torne as solicitações de e-mail claras e detalhadas e torne as respostas completas e abrangentes. Antes de pressionar “Enviar”, pergunte-se:
- Eu respondi a cada pergunta na íntegra?;
- O destinatário terá alguma dúvida pendente depois de ler meu e-mail?;
Agilizar a comunicação e não travar atividades é uma das tarefas dos líderes. No fim do mês, ao gerar os relatórios e executar a análise de rendimento, você verá que o tempo perdido na correção de tarefas não bem comunicadas jogam fora investimentos e horas destinadas a novos clientes.
Quando se identifica quais são exemplos reais de falha de comunicação, o relacionamento entre o time e a produtividade melhora. Foto: Pexels
2) Assumir que alguém está a frente
Quando você faz parte de uma sessão de brainstorming em grupo, de um e-mail em grupo ou de um projeto em grupo, há sempre a possibilidade de assumir que outra pessoa está comandando a tarefa.
Todos presumem que outra pessoa lida com determinadas tarefas, leva a acusações, culpas e prazos perdidos? Esse é um dos exemplos reais de falha de comunicação nas empresas.
Solução: Em qualquer dinâmica de grupo, é necessário ter uma pessoa importante para definir e esclarecer papéis no final da discussão ou debate. Um e-mail de grupo que esclarece quem está fazendo o que e quando, simplifica as iniciativas do grupo. Ou até mesmo uma planilha vem desenhada, sucinta e direta.
3) Falhar na auto-edição
A auto-edição é uma boa técnica de negócios para aprender em formas escritas e verbais.
Não considerar o que você está prestes a escrever ou dizer pode levar a um colapso na comunicação. Seja porque você não está articulando totalmente seus pensamentos. Ou ainda porque você reage sem pensar, o que leva a sentimentos de mágoa e mal-entendidos.
Solução: Antes de pressionar Enviar, verifique o conteúdo, a ortografia, a gramática e a validade. Em seguida, verifique seu tom para garantir que o destinatário não possa interpretar mal suas palavras.
Ao falar em um ambiente caloroso, escolha suas palavras cuidadosamente e passe-as pelo seu filtro mental pelo menos uma vez antes de pronunciá-las em voz alta.
4) Estar despreparado
Se você estiver atrasado para uma reunião de trabalho produtiva ou se aproximar de um prazo e estiver despreparado, poderá ficar tentado a desistir.
Quando você está despreparado, erros, mal-entendidos e até mesmo a má orientação de um projeto ou tarefa acontecem.
Solução: Seja organizado e prepare-se. Se você não estiver 100% seguro, é melhor admitir que precisa de mais tempo do que jogar uma ideia no ar e esperar que ela seja cumprida.
Essa falta de preparo profissional, em alguns casos, gera exemplos reais de falha de comunicação nas empresas. Ou seja, podem resultar em danos estratégicos para o seu negócio.
Tenha cuidado! Anote a melhor orientação que a Field te dá nesse caso: tenha uma agenda com as prioridades do dia e da semana muito bem definidas.
5) Usar a ferramenta de comunicação errada
Há momentos em que um e-mail é apropriado em situações em que um telefonema ou reunião presencial é mais adequado.
Julgar mal a situação e escolher a ferramenta errada pode levar a um colapso na comunicação. E ainda pode criar confusão, incompreensão e ferir sentimentos.
Solução:
- Se você trocar informações rotineiras ou de atualização todos os dias, o e-mail ou outros aplicativos para empresas são uma boa opção.
- Se você está tentando desvendar uma situação complicada repleta de desinformação, um telefonema ou uma sessão do Skype permite uma troca de ida e volta mais eficaz. O telefonema funciona muito bem para questões que necessitam de solução rápida, sem demora no retorno.
- Se você está apresentando más notícias ou tendo um debate sério ou contencioso, uma abordagem presencial é a melhor escolha. Ela permite que você leia a linguagem corporal. E que ainda calibre o temperamento e faça contato pessoal. Escolha um lugar adequado. E de preferência, apenas com a pessoa que é foco da notícia.
6) Super compartilhar
Às vezes, nós compartilhamos demais quando falamos antes de pensarmos. Outras vezes, fofocamos e trocamos informações inapropriadas.
Nesses casos, o desleixo resulta em compartilhamento excessivo ou liberação de informações pessoais ou confidenciais.
Imagine um cenário em que você acidentalmente selecionou “responder a todos” ou “encaminhar” em uma conversa por e-mail em que você e um colega estão falando em termos depreciativos sobre um cliente.
Solução:
- Enfatize a necessidade de confidencialidade no local de trabalho;
- Realize reuniões sigilosas a portas fechadas;
- Evite colocar informações altamente confidenciais ou confidenciais por e-mail
- Interrompa as fofocas.
Comunicações simplificadas e eficazes começam de cima para baixo. Se você ainda não tem uma política de melhores práticas de comunicação, crie uma. E mais: use-a para orientação e eventos de treinamento da equipe.
Além disso, considere que, às vezes, um problema que parece resultar de uma má comunicação pode ser uma prática comercial ineficaz. Ou uma organização deficiente ou habilidades de gerenciamento de tempo sem brilho.
Por fim, avalie sua operação!
Antes de culpar os exemplos reais de falha de comunicação nas empresas, avalie as outras causas de uma falha nas operações efetivas.
O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada.
Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus colaboradores.
